Лора Миллар: Почему имеет значение, как мы управляем документами

21 апреля 2020 Архивы Шотландии (Scottish Archives) выложили следующее сообщение в Твиттере:

«Сегодня вечером должна была состояться ежегодная лекция Шотландского совета по архивам (Scottish council on archives, SCA) с участием Лоры Миллар (Laura Millar). Вместо неё мы предлагаем Вам её увлекательную заметку о том, почему управление документами имеет значение, напоминающую о том, что архивы – не пыльные склады старой бумаги, и что они жизненно важны для вас»

В сообщении дана ссылка на пост с анонсом лекции, выложенный 14 марта 2020 года на блоге Шотландского совета по архивам, перевод которого я предлагаю вниманию читателей.

Шотландский совет по архивам (SCA) рад сообщить, что известный канадский автор и специалист по управлению архивами и информацией Лора Миллар (Laura Millar – на фото) прочитает ежегодную лекцию Шотландского совета по архивам 2020 года. Лаура является независимым консультантом по вопросам управления документами, архивами и информацией. Более трех десятилетий она работает с государственными органами, университетами, колледжами, профессиональными ассоциациями, некоммерческими организациями и другими организациями и учреждениями по всему миру. Лора является автором десятков публикаций и докладов на конференциях; она преподавала управление документами и архивами в нескольких университетах Канады и других стран мира.

Накануне нашей конференции на тему «Почему имеет значение, как мы управляем документами» (Why Records Management Matters), которая планируется на 24 марта 2020 года [в связи с эпидемией коронавируса конференция была отменена – Н.Х.], Лора обсуждает основную тему этого мероприятия и даёт возможность предварительно познакомиться с вопросами, которые будут рассмотрены в её лекции.

Доверие, подотчётность, воздействие

Как бы выглядел мир без специалистов по управлению документами? Я могу ответить на этот вопрос, потому что видела такой мир. Это мир, в котором права человека ставятся под вопрос, о подотчетности не вспоминают, а доверие отсутствует. Это мир, за изменение которого я боролась, вместе со специалистами по ведению управлению документами по всему миру, в течение более чем 35 лет.

Люди заслуживают того, чтобы иметь возможность доступа к аутентичной информации (читай: к свидетельствам и доказательствам) о себе и об обществе, в котором они живут.  Они заслуживают того, чтобы знать, что их персональные данные являются точными, аутентичными и защищенными от угроз. Обеспечение этих двух результатов является ключевой задачей службы управления документами, однако во многих странах, которые я посетила за свою долгую карьеру в качестве консультанта в области управления документам и архивного дела, отсутствие у людей возможности получить доступ к базовой информации о своих правительствах, обществе или о себе самих до боли очевидна. О очень часто этот провал связан с недостатками в защите доказательств: документов, архивов и данных, имеющих доказательную силу.

Я была свидетелем ситуаций, когда пенсионер не мог получить свою ежемесячную выплату из-за того, что государственный орган не мог найти его личное дело и, соответственно, человек не мог доказать, что он проработал государственным служащим в течение 40 лет.

Я видела школьную систему, неспособную толком управлять выплатой заработной платы, потому что она не контролировала реестры учителей. Ежемесячно выплачивались деньги сотням «мёртвых душ» - недобросовестные сотрудники добавляли фиктивные имена в реестры, что позволяло им каждый месяц приходить в кассу и забирать чек на имя своего несуществующего «друга».

Я сталкивалась с неправильным управлением медицинскими документами, надёжное хранение которых обеспечено не было, и в итоге они пошли на упаковку порций креветок с соусом чили для продажи в местных поездах.

Всё это реальные провалы в управлении документами, возникшие не потому, что специалист по управлению документами плохо выполнил свою работу, а потому, что управление документами не рассматривалось как приоритетный вид деятельности. Такие провалы часто являются непреднамеренными, следствием неадекватных ресурсов и ограниченных возможностей; но порой они бывают и результатом преднамеренных действий, как способ получения легких возможностей для мошенничества и злоупотреблений.

Чтобы осуществить эффективные социальные перемены и в максимальной степени обеспечить поддержку прав человека, общества должны предпринять конкретные шаги, включающие меры поддержки эффективного, действенного и подотчетного управления документами. Если связывать управление документами с защитой прав человека и укреплением доверия, подотчетности и целостности общества, то я бы выделила четыре важных направлений действий:

• Во-первых, обществам необходимо установить демократические правила - законы, нормативные акты, политики, руководства – в сопоставлении с которыми будут оцениваться действия людей. Ключевое значение имеют беспристрастные законы, применяемые разумно и справедливо.


• Во-вторых, необходим обеспечивающий исполнение этих правил процесс, с тем, чтобы те, кто их не соблюдает – будь то граждане или государственные служащие – были наказаны. В противном случае правила не имеют смысла.


• В-третьих, те, кто применяет и заставляет соблюдать эти правила, должны последовательно и эффективно создавать и собирать доказательства, позволяющие объективно оценить, соблюдаются ли правила и является ли надлежащими меры по обеспечению их исполнения.


• В-четвертых, люди должны иметь право на доступ к этим доказательствам, с тем, чтобы они могли понять, беспристрастно ли применяются правила, выявляются ли нарушители и принимаются ли к этим нарушителям - будь то граждане или облеченные властью лица – соответствующие меры наказания.

Управление документами имеет важнейшее значение для каждого из этих направлений действий. Специалисты в области управления документами и архивного дела помогают определить типы доказательств, которые необходимы для того, чтобы задокументировать существование, применение и обеспечение исполнения правил. После этого мы захватываем эти доказательства и делаем их доступными таким образом, чтобы можно было привлекать к ответственности наделенные властью лиц.

В приведенном выше примере столь важные для пенсионера кадровые документы, вероятно, существуют, но, похоже, не реализованы какие-либо процессы управления документами, которые помогли бы государственному служащему найти нужное дело.

В рамках школьной системы могут иметься механизмы для выдачи чеков на получение заработной платы (иначе откуда бы взяться этим чекам), но могут быть не установлены правила управления документами, обеспечивающие попадание чеков в руки реальных лиц и защиту реестров от несанкционированных изменений.

В министерстве здравоохранения могут иметься процедуры создания медицинских документов, но могут потребоваться дополнительные нормативные документы для обеспечения того, чтобы старые документы не выбрасывались по-простому в переулок, где их подбирают уличные торговцы и используют для упаковки своих товаров.

Специалисты по управлению документами, однако, не только применяют правила – они делают гораздо больше. Мы приобретаем [и принимаем на архивное хранение] документы, архивы, публикации и веб-ресурсы. Мы защищаем информационную ценность и доказательную силу этих ресурсов, а также обеспечиваем доступность этих ресурсов для всех, от сотрудников полиции, судей, присяжных и юристов до студентов, генеалогов, историков и широкой общественности. Не нам судить, почему люди хотят получить информацию; наша работа заключается в том, чтобы выявлять и защищать наилучшие свидетельства и доказательства, необходимые для обеспечения подотчетности, укрепления доверия, поддержки самобытности, сохранения памяти и содействия построению демократического, опирающегося на законы общества, что имеет важнейшее значение для защиты прав человека.

Специалисты по управлению документами выполняют роль свидетелей и хранителей. Мы собираем и защищаем доказательства, необходимые людям для поддержки их права на то, чтобы с ними обращались как со свободными и равными членами общества, с достоинством и уважением. Наша работа критически важна. Если мы будем выполнять эту работу, проявляя скромность, целостность и уважение, то поможем обществу достичь конечной цели: создать общество, которое уважает разумные законы и верховенство закона, и гарантирует каждому члену общества права и уважение, которые они заслуживают.

Лора Миллар (Laura Millar)

Мой комментарий: Мне нравится эмоциональный «заряд» Лоры Миллар и её забота о правах людей.

В то же время не могу не отметить несбалансированность (вероятно, намеренная,  в контексте темы конференции) её доклада – на практике крайне важной задачей специалистов управления документами является поддержка деятельности их организации; защита прав самой организации, её руководства, персонала и других заинтересованных сторон; обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований к документам и документированной информации и удовлетворение соответствующих деловых потребностей; сохранение ценных знаний и корпоративной памяти, своевременное уничтожение документов с истекшими сроками хранения и многое другое. Деньги им платят всё-таки именно за это, а не за защиту прав граждан :)

Источник: сайт Шотландский совет по архивам / Твиттер (@ScotsArchives)
https://www.scottisharchives.org.uk/latest/news/why-records-management-matters-blog-laura-millar/ 
https://twitter.com/ScotsArchives/status/1252612870690541575