Дональд Скупски: Глобально-применимые указания по срокам хранения документов, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2020/05/1.html )

Как нужно описывать документы в глобально-применимых указаниях по срокам хранения?

Документы в странах за пределами США и Канады, как правило, описываются на местном языке, отличном от английского, часто с использованием иной лексики. Даже некоторые англоязычные организации могут описывать документы, используя иную терминологию.

Откровенно говоря, у большинства организаций нет ни опыта, ни ресурсов как для перевода англоязычных названий серий документов на другие языки, так и для разработки отдельных указаний по срокам хранения для конкретных стран, с тем, чтобы отразить особенности каждой культуры. Вместо этого лучше всего подготовить и опубликовать глобально-применимый перечень на английском языке и позволить представительству организации в каждой стране адаптировать его к своим специфическим потребностям.

Один из наиболее эффективных методов преодоления языковых и культурных различий в каждой стране заключается в следующем:

• Создать всеобъемлющий глобальный перечень документов с указанием сроков хранения, включающий серии документов, отражающие типы документов, которые можно найти во всех странах мира и в любой деловой деятельности;


• Разослать этот перечь в офисы и представительства во всех странах для анализа и последующего пересмотра, добавления или модификации серии документов, с целью формирования полного набора серий документов;


• Позволить представительству в каждой стране разработать «локальный перечень», с использованием названий документов на местном языке, а также лексики и терминологии, наиболее адекватно отражающих культуру страны;


• Установить взаимосвязи локальных перечней и используемых в них названий документов с глобальным перечнем для целей классификации и отслеживания сроков хранения. Такой подход позволяет разрабатывать «локальные» перечни для каждой страны, обеспечивая при этом согласованность с глобальным перечнем.
  
  Примечание: Этот же подход может аналогичным образом использоваться для создания, на основе глобального перечня, перечней для департаментов и отделов, а также для регионов страны.


• Использовать локальный перечень для целей установления сроков хранения документов при ведении деловой деятельности в данной стране.

В то время как глобальный перечень должен разрабатываться систематически, на основе всесторонних юридических исследований, упомянутые локальные перечни служат лишь инструментом практической реализации глобального перечня. Хотя «привязка» локального перечня к глобальному должна производиться с учётом индивидуальных особенностей, это тот же самый учёт индивидуальных особенностей, который в конечном итоге будет использоваться для привязки глобального перечня к конкретным видам документов с целью установления им сроков хранения. По этой причине для этих локальных перечней не требуется проводить никакой глобальной проверки и анализа, если исходить из того, что разработчик локального перечня для зарубежной страны имеет практические знания о глобальном перечне и может при необходимости обратиться за помощью.

Как следует устанавливать «правовой» срок хранения в глобальных указаниях по срокам хранения?

Чтобы централизованно управлять глобальным перечнем, организация должна провести юридические исследования для всех стран, в которых этот перечень будет применяться. Затем результаты исследований могут быть отсортированы по взаимосвязанным группам законов («правовые группы»), которые касаются одной и той же или похожей предметной области. В конечном счёте, данные группы законов будут определять «правовые» сроки хранения для тех же или аналогичных серий документов в этих областях. Как правило, наиболее длительный из содержащихся в законодательстве сроков хранения определяет «правовой», вытекающий из нормативно-правовых требований срок хранения для соответствующей серии документов.

В некоторых случаях, однако, по результатам юридических исследований нормативно-правовые требования некоторых стран могут существенно отличаться от требований других стран. Например, в сфере бухгалтерского учета и налогообложения срок хранения документов для Соединенных Штатов и Канады, в соответствии с законодательством, составляет 6 лет, однако для Швейцарии это 10 лет и 15 лет для Китая. Возможны два варианта при установлении глобально-применимого срока хранения:

• Выбрать наиболее длительный срок хранения, встречающийся в законодательстве   соответствующих стран. Однако, хотя такой срок хранения будет достаточно продолжительным для удовлетворения требований всех страны, он также может оказаться слишком длинным для большинства стран. В приведенном выше примере, в Соединенных Штатах документы в таком случае могут храниться на 4 или 9 лет дольше, чем необходимо;


• Установить «базовое правило», отражающее соответствующие требованиям законодательства сроки хранения для большинства стран, которые будет служить базовым или «минимальным» сроком хранения для всех стран. В нашем примере базовое правило, на основе законодательств США, Канады и некоторых других стран может предусматривать 6-летний срок хранения.
  
  Затем следует сформулировать исключения для стран или групп стран с более длительными сроками хранения. В нашем примере исключения могут быть сделаны для Швейцарии (10 лет) и Китая (15 лет). Но если в число стран, в которых ведётся деловая деятельность, также входят Мексика, Германия и Чехия, в которых срок хранения документов бухгалтерского и налогового учёта составляет 10 лет, то Вы можете создать одну расширенную правовую группу для всех четырёх стран и ввести для неё единое исключение.

Что делать, если Вы не в состоянии позволить себе глобальные юридические исследования или не можете управлять глобальным перечнем?

Есть еще один вариант, который хорошо зарекомендовал себя в ряде организаций, нуждавшихся в глобально-применимых указаниях по срокам хранения, но не имевших сил и средств для полномасштабной их разработки. В этом случае, как было описано выше, Вы создаете «базовое правило» для Соединенных Штатов - возможно, с учётом канадских законодательно-нормативных требований, опираясь на обширные юридические исследования для этих стран. Это правило определяет базовый срок хранения для всех других стран. Затем Вы отправляете указания по срокам хранения в свои офисы и представительства в различных странах, дав указания своим местным юрисконсультам проанализировать их и увеличить сроки хранения, когда это необходимо для соответствия законодательству конкретных стран. Представительства во всех странах будут следовать, как минимум, базовому правилу, и представительства в некоторых странах будут увеличивать сроки хранения документов в этих странах на основе рекомендаций местных юрисконсультов.

Хотя этот подход не столь строг, как создание всеохватывающего глобального перечня, он имеет и некоторые преимущества, особенно для небольших многонациональных компаний. Например, при таком подходе требуются небольшие по масштабам или совсем не требуются юридического исследования в международном масштабе; снижаются затраты на создание и управление; возникает меньше проблем, связанных с различными языками и культурами и т.д. В то же время такой подход может непреднамеренно привести к тому, что некоторые офисы и представительства нарушат требования местного законодательства из-за неспособности должным образом проконсультироваться с местными юристами, или же ввиду неопытности этих юристов в вопросах сроков хранения и проведения юридических исследований. Это подход также не сработает в случае, когда штаб-квартира, которая, возможно, расположена в США, хранит всю бухгалтерскую документацию всех зарубежных отделений, - поскольку будет отсутствовать централизованное хранилище информации о различиях между сроками хранения в разных странах.

Дональд Скупски (Donald Skupsky)

Об авторе: Дональд Скупски (Donald S. Skupsky), доктор права (JD), сертифицированный специалист по управлению документами (CRM), почетный член ассоциации ARMA International (FAI), магистр информационных технологий (MIT), президент компании Information Requirements Clearinghouse (IRCH - «Информационный центр по требованиям к информации» - является ведущим экспертом в области управления сроками хранения документов и законодательно-нормативных требований к деловым документам. Г-н Скупски является разработчиком методологии «правовой группы» и разработчиком ряда широко используемых в настоящее время принципов определения сроков хранения документов. Компания IRCH проводит исследования в области международного права, как с использованием программного обеспечения и базы данных Retention Manager, так и посредством оказания профессиональных консультационных услуг. Для получения дополнительной информации свяжитесь с г-ном Скупски по адресу dskupsky@irch.com и просмотрите веб-сайт компании IRCH по адресу http://www.irch.com .

Мой комментарий: Данная статья описывает итоги многолетней работы, имеющие, с моей точки зрения, несомненную ценность для специалистов по управлению документами.

Отмечу также, что при всей ценности предлагаемой методики, нужно иметь в виду, что она сформировалась на опыте работы с бумажными и бумагоподобными документами в период до начала широкого внедрения в деловую практику бизнес-аналитики, больших данных, искусственного интеллекта и многих других инновационных технологий.
Проблемы установления сроков хранения пока что остаются теми же, но в распоряжении специалистов по управлению документами и юристов в ближайшее время могут оказаться новые мощные инструменты, позволяющие предложить иные подходы к управлению сроками хранения документов организации, ведущих свою деловую деятельность в нескольких юрисдикциях.

Источник: сайт IGGuru.net
https://igguru.net/2020/05/04/so-you-want-to-develop-a-global-records-retention-schedule/