Что коллеги из различных стран ждут от стандартизации в области управления документами?

В рамках Международной организации по стандартизации (ИСО) стандарты по вопросам управления документами разрабатывает профильный технический подкомитет TC46/SC11. Ежегодно подкомитет собирает со своих членов - национальных органов по стандартизации отчёты о проделанной ими в своей стране работе, в которых те также сообщают об имеющихся, по их мнению, пробелах в международной стандартизации и высказывают пожелания относительно разработки новых стандартов и технических отчётов ИСО.

Как мне кажется, приведённые ниже пожелания зарубежных коллег представляют и для нас определённый интерес :)

Канада

Коллеги из Канады отметили следующие вопросы:

• Установление и отслеживание сроков хранение, а также уничтожение/передачи документов по их истечении в средах структурированных данных;


• Цифровое курирование (digital curation), включающее в себя стратегическое управление информацией (information governance), концепции жизненного цикла и континуума;


• Руководство по социальным сетям: их использование, наряду с технической информацией о том, как захватывать и хранить материалы из курируемых социальных сетей.

Колумбия

Колумбийских коллег интересуют:

• Процедуры подтверждения электронных документов, которые должны быть преобразованы или мигрированы;


• Стандартизация электронных форматов и операций, с целью обеспечения интероперабельности систем управления электронными документами;


• Как организации следует организовать работу с изначально-электронными делами и документами (процессы классификации, упорядочения, описания), - в особенности описание. Хотя можно использовать стандарт ISAD (G), однако существуют характерные для документов соответствующего типа метаданные, которые не включены в этот стандарт, и эту проблему мы должны решать. Даже технический процесс нумерации страниц не имеет эквивалента для электронного документа, поскольку это понятие было сформулировано для документов на бумаге.

Новая Зеландия

«Мы видим пробел в стандартизации вопросов уничтожения документов или их передачи на архивное хранение (disposition). Мы рекомендуем заново вернуться к данной теме, согласовав на первом этапе детальное содержание документа.»

Норвегия

Норвежские коллеги предлагают подумать о проекте «Документы, объясняющие и реконструирующие принятые автоматизированным образом решения» (Records for explanation and reconstruction of automated decisions).

«Документы должны служить надёжным источником информации о том, что произошло в ходе деловой деятельности или рассмотрения вопросов государственными органами.

Хотя дисциплина управления документами в первую очередь связана с захватом, созданием и организацией документов, организациям также необходимо позаботиться о содержании документов - обеспечит ли знакомство с ними достаточное понимание того, «что произошло на самом деле». Для авторских документов, главным образом являющихся следствием решений, принятых человеком, полезность содержания документа опирается на квалифицированность пишущих отчёт специалистов.

Деловая деятельность и процессы обработки ситуаций (кейсов) всё чаще включают автоматизированное принятие решений. Как таковые вопросы принятия решений явно выходят за рамки дисциплины управления документами. Мы хотели бы, однако, высказать определённые опасения по поводу того, насколько хорошо документы объясняют и сообщают о том, как было принято конкретное решение.

Характер таких отчётов определяется не во время транзакции, а во время внедрения системы. Понимание и реконструкция решений, вероятно, всегда будут возможны до тех пор, пока доступны для проверки ключевые элементы системы принятия решений. Опора на используемые сейчас деловые системы (любой версии и конфигурации) представляется недостаточной с точки зрения управления документами и архивного дела.

Отчеты о том, «что на самом деле произошло» и о том, как на самом деле были приняты решения, должны быть доступны и понятны даже тогда, когда исходные системы устаревают. Концепция журналов аудита, реализуемая путем хронологической регистрации определённых событий внешней стороной, является лишь частично полезной, поскольку она не дает объяснения логики, которая привела к конкретному решению или к последующему событию.»

С моей точки зрения, это (вполне оправданное) расширение модной сейчас темы «объяснимого искусственного интеллекта» на любые автоматические и автоматизированные системы принятия решений. Документируемость и объяснимость решений следует закладывать в архитектуру и в конструкцию информационных систем.

Швеция

Шведов интересует «Искусственный интеллект как инструмент управления документами и архивами»