Дональд Скупски: Глобально-применимые указания по срокам хранения документов, часть 1

Данная заметка Дональда Скупски (Donald Skupsky – на фото) была опубликована 4 мая 2020 года на сайте «Гуру полномасштабного управления информацией» (IG Guru, https://igguru.net/ ). Это один из редких случаев, когда слово «гуру» употребляется к месту – в США Дональд Скупски заслуженно считается классиком в части изучения требований к хранению документов (в том числе различных стран и регионов) и создания защитимых в суде и соответствующих интересам организации указаний по срокам хранения и действиям по их истечении. Скупски стал классиком ещё в бумажную эпоху, а затем основал компанию Information Requirements Clearinghouse (IRCH), впервые предложившую на рынке программный инструмент для анализа требований и установления адекватных сроков хранения.

Все больше наших корпоративных клиентов проявляют интерес к разработке глобально-применимых указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении (global records retention schedule). После многих лет внедрения указаний по срокам хранения, опиравшихся на юридический анализ и соображения, касающиеся только Соединенных Штатов и/или Канады, они теперь сталкиваются с новыми потребностями, возникшими в результате расширения продаж или производственной деятельности в других странах. Имеющиеся указания по срокам хранения, рассчитанные на использование в одной или двух странах, не учитывают многообразные правовые и также, возможно, эксплуатационные требования, существующих в других странах.

Как только организация начинает разрабатывать глобально-применимые указания по срокам хранения и соответствующие перечни, жизнь вскоре вынуждает решать вопросы вроде следующих:

• Будет ли моё описание документов или серий документов осмысленным в других странах?


• Где мне найти материалы юридического анализа требований к срокам хранения в различных странах?


• Как мне разобраться в законах на столь многих различных языках?


• Что делать, если требования к срокам хранения в определённых странах отличаются от моих текущих сроков хранения - или вообще существенно различаются от страны к стране?


• Как мне использовать всю эту информацию при определении своих сроков хранения?


• Как поддерживать всё это в актуальном состоянии?

Эти проблемы пугают и могут показаться непреодолимыми. Есть, однако, путь через это «болото». В данной статье рассматриваются основные вопросы, связанные с разработкой глобально-применимых указаний по срокам хранения; ряд проблем, которые необходимо решить; и варианты разработки глобально-применимых указаний и программ отслеживания сроков хранения.

Почему так сложно проводить правовой анализ в международном масштабе?

Даже для тех, кто уже имеет опыт установления сроков хранения документов в Соединенных Штатах или Канаде, юридические исследования зарубежных требований вызывают много проблем и трудностей, - ну а для тех, кто является относительным новичком в этом вопросе, подобные исследования могут показаться неподъёмными. Вот лишь некоторые из подводных камней и проблемных вопросов, с которыми Вам придётся разбираться:

• Если материалы юридических исследований, касающихся Соединенных Штатов и Канады, легко доступны через службы подписки, интернет-поиск и веб-сайты государственных органов, то большую часть международного права найти очень сложно. Даже правовые справочно-поисковые системы Lexis и Westlaw, два основных инструмента юридических исследований, могут охватывать лишь несколько стран, и при этом лишь ограниченный круг предметных областей;


• Законы (за исключением других англоязычных стран) могут быть доступны лишь на языке, отличном от английского, поэтому Вам сначала нужно найти соответствующие законы на языке оригинала, а затем перевести их на английский. Все переводы, сделанные людьми или программным обеспечением для перевода, будут не самим законом, а лишь его «истолкованием». Соответственно, переводы могут быть неточными, неполными и неактуальными.


• Структура и индексация законов в каждой стране свои. Даже когда вы находите и переводите закон, у Вас будут трудности с установление полного охвата для каждой предметной области.


• Используемая в законах терминология может различаться. Например, если в Соединенных Штатах вы можете вести поиск юридических требований для «корпораций», то в ряде других стран такие организации называются «компаниями».


• Сроки хранения в разных странах могут различаться. В этой связи может быть желательно установить один глобально-применимый срок хранения, или - может быть, даже лучше -  сформулировать «базовое правило» и исключения из него для определённых стран.


• На фактически используемые сроки хранения могут влиять не упомянутые в законодательстве внутренние «обычаи и практика» или же иные факторы, которые по-настоящему понятны лишь адвокатам, работающим в соответствующих странах. Например, в Соединенных Штатах сроки хранения устанавливаются с учётом сроков исковой давности и прочих правовые соображений, связанные с судебными спорами и разбирательствами. По контрасту в ряде других стран или заинтересованные стороны менее склонны затевать судебные тяжбы, или же связанные с судебной практикой соображения не учитываются при установлении сроков хранения.


• В ряде стран законодательство может не регламентировать определенных области управления документами. Например, в некоторых странах могут отсутствовать законы, упоминающие документы об экологии (возможно, потому что местные правительства мало заботятся об окружающей среде); или может существовать финансируемая государством система здравоохранения, в результате чего не нужно принимать во внимание документы, связанные с использованием частной медицины;


• Отношение в некоторых странах к электронным документам и электронным образам документов может существенно отличаться от того, которое имеет место в Соединенным Штатах.

Определение сферы охвата при анализе зарубежного права

Еще до того, как приступить к правовым исследованиям, необходимо определить область их охвата и объёмы:

• Есть ли у организации офис или сотрудники в конкретной стране? Или же деловая деятельность осуществляется только через Интернет или заказы по почте?


• Платит ли организация налоги в этой стране?


• Производит ли организация продукты или оказывает ли она услуги в этой стране? Что это за продукты / услуги?


• Хранит ли организация продукцию в этой стране?


• Перевозит ли организация продукцию, используя собственные грузовики, а также железнодорожные вагоны, корабли, самолеты или иные транспортные средства?


• Способна ли деятельность организация оказать негативное влияние на окружающую среду?

Всем организациям необходимо выявить и обеспечить соблюдение нормативно-правовых требований, имеющих отношение к типичным процессам деловой деятельности – таким, например, как бухгалтерский учет, корпоративное управление, управление кадрами, контрактная деятельность, деятельность юристов, маркетинг, связи с общественностью и т.д. И, где это уместно, организации также должны выявить и обеспечить соблюдение нормативно-правовых требований, связанных с их специфической деятельностью - например, в сфере сельского хозяйства, промышленного производства, нефтегазовой отрасли, фармацевтики, энергетики, телекоммуникаций, розничной торговли и т.д.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2020/05/2_27.html )

Источник: сайт IGGuru.net
https://igguru.net/2020/05/04/so-you-want-to-develop-a-global-records-retention-schedule/