Ответ на вопрос коллеги: Внесение изменений в уже утвержденную номенклатуру дел

Коллеги в период самоизоляции меня не забывают, и продолжают присылать свои вопросы, - а я с удовольствием готовлю на них ответы.

Вопрос: Я правильно понимаю, что внесение изменений в номенклатуру дел организации, утвержденную на этот год до издания приказа №236, нужно санкционировать соответствующим приказом от руководителя организации, затем внести изменения при согласовании с начальниками структурных подразделений проекта сводной номенклатуры в течение этого года, и затем утвердить ее на ЭПК архива в этом же году, а не пытаться менять сроки хранения в уже утвержденный документ, так как это противоречит нормам законодательства?

Ответ: Отмечу, что любой локальный нормативный акт организации, - и номенклатура дел здесь не является исключением, - после его утверждения может потребовать внесения изменений. Это может произойти по нескольким причинам. Достаточно часто изменения  требуется внести вследствие изменения законодательно-нормативных требований. Однако во всех таких случаях обязательно оговаривается дата вступления в силу новых положений.

Менять что-либо в уже утвержденном документе, не утверждая в установленном порядке вносящий изменения документ – вообще говоря, преступление 

В данном случае проблема не в процедуре внесения изменений, а в том, что потребовал Росархив от организаций – а он потребовал «задним числом» полностью переработать номенклатуру дел организаций и исправить ссылки, указав в них на статьи нового перечня, а там, где были изменены сроки – изменить их в номенклатурах. Фактически это означает, что требуется повторно подготовить и утвердить номенклатуру дел за 2020 год. Я считаю это требование незаконным, поскольку никакими законодательно-нормативными актами подобное не предусмотрено. Более того, я не понимаю, зачем Росархив настаивает на таком садистском (по отношению к архивистам и документоведам) подходе: почему не подумали о том, чтобы ввести Перечень в 2020 году с тем, чтобы он распространялся на номенклатуры дел начиная с 2021 года?

Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, см. http://rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/12-03-2020-razyasneniya-po-vnedreniyu-perechnya-tipovyh-upravlencheskih-arhivnyh-dokumentov

В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

Учитывая, что датой вступления в силу нового Перечня является 18 февраля 2020 года, то его положения нельзя применять ранее этой даты. Если всё делать безупречно с юридической точки зрения, то необходимо в каждом пункте номенклатуры дел указывать две ссылки – и на старый, и на новый Перечень.

С моей точки зрения, Росархив создал для всех организаций весьма проблемную ситуацию, при этом как раз сейчас, в условиях эпидемии и ожидаемого экономического кризиса, коммерческим организациям будет не до переделки номенклатур дел – многие из них в ближайший год будут бороться за выживание. С учётом этого государственным архивам, как мне кажется, не о борьбе с организациями-источниками комплектования за переделку номенклатур дел надо думать, а о составлении планов по приему на хранение документов ликвидированных организаций!

Требование внести изменения в описи дел и акты на выделение к уничтожению и дать в них ссылки на новый Перечень, также, с моей точки зрения, незаконно. Знаю, что у многих коллег это также вызывает достаточно жёсткое неприятие, прежде всего из-за легкомысленного отношения Росархива к ложащимся на их плечи лишним трудозатратам.

Данная ситуация создаёт, как мне кажется, и серьезное напряжение между государственными архивами и организациями-источниками комплектования, что может привести к тому, что ещё больше организаций расхотят ими быть :(