Данная заметка специалистов британской фирмы «D Young and Co LLP») была опубликована 22 апреля 2020 года на сайте Lexology ( https://www.lexology.com ).
Анна Рид (Anna Reid) и Элис Беркли (Alice Berkeley)
Мой комментарий: Российские специалисты настолько привыкли к тому, что у нас везде и всюду применяются квалифицированные электронные подписи, что многим из них трудно даже представить себе, что можно жить иначе :) За рубежом картина часто обратная – там часто об усиленных/квалифицированных подписях и ЭЦП вообще не вспоминают!
Несколько, наверное, старомодный термин «совершение документа» означает не только создание правильно оформленного документа, но и выполнение всех необходимых для придания ему юридической силы действий и процедур.
В связи с тем, что в настоящее время очень многие юристы и адвокаты, занимающиеся вопросами интеллектуальной собственности, и их клиенты вынуждены работать удалённо, встаёт, среди прочих, следующий вопрос: как совершать удалённо требующие наличия подписи документы, - например, документы о передаче прав интеллектуальной собственности и судебные документы. В этой статье мы рассмотрим некоторые правовые вопросы, связанные с удаленным оформлением документов.
Что такое электронная подпись (electronic signature)?
Электронные подписи могут принимать различную форму:
- лицо впечатывает своё имя в текст договора или в электронное письмо, содержащее условия договора;
- лицо в электронном виде вставляет графический образ своей собственноручной подписи в электронную версию договора в соответствующем месте;
- лицо получает доступ к договору через веб-платформу электронного подписания (такую, например, как DocuSign или Adobe Sign) и щелкает мышкой, чтобы его имя автоматически было вставлено в договор - печатным или рукописным шрифтом;
- лицо пишет своё имя в электронном виде, используя палец, световое перо и сенсорный экран;
- лицо распечатывает документ, подписывает его собственноручной «мокрой» подписью, а затем сканирует или фотографирует его.
Британская Комиссия по реформе правовой системы (Law Commission, https://www.lawcom.gov.uk/about/who-we-are/ - независимый государственный орган, задачей которого является выработка предложений по реформе правовой системы страны – Н.Х.) недавно подтвердила, что электронная подпись по закону может использоваться для совершения документа при условии, что подписывающее документ лицо имело намерение его аутентифицировать, и что связанные с совершением этого документа формальности были соблюдены.
Хорошая практика заключается в том, чтобы заранее по электронной почте согласовать способ совершения документа, или же рассмотреть возможность включения в соглашение пункта, подтверждающего, что электронные подписи допустимы и что стороны намерены рассматривать их как имеющие те же правовые последствия, что и собственноручные подписи. В этом случае использование любого из названых выше типов электронной подписи будет допустимым способом совершения простого договора.
Можно ли использовать электронные подписи для совершения актов на права собственности (deeds) в соответствии с английским правом?
Типичные формальности, необходимые для актов на права собственности, являются более обременительными, чем при заключении простых договоров. В результате, на момент написания данной статьи и в свете нынешней пандемии коронавируса (Covid-19), следует серьёзно подумать о необходимости оформления подобных документов.
Акт должен быть совершён в письменной форме; должно быть ясно, что документ создаётся с намерением иметь последствия именно как такого рода акт; он должен быть правильно совершён и должен быть доставлен получающей права стороне (delivered – в английском праве, речь идёт о наличии объективных свидетельств того, что передающие права сторона действительно имеет такое намерение – Н.Х.). Если акт совершается частным лицом, то он должен быть подписан в присутствии свидетеля. По мнению судов, совершение акта не может быть засвидетельствовано посредством видеозвонка, что создает трудности во время текущей эпидемической чрезвычайной ситуации.
Хотя подписать акт за компанию может один директор в присутствии свидетеля, британская компания также может совершить акт посредством подписания его двумя директорами либо директором и секретарём компании. Это исключает необходимость физического присутствия свидетеля для засвидетельствования акта подписания. Двое подписантов с каждой стороны электронно подписывают один и тот же документ – сначала один авторизованный подписант, затем другой. Если в акт включена соответствующая оговорка, в которой разъясняется, что стороны могут подписать каждая свой экземпляр акта, то сторонам не нужно подписывать один и тот же экземпляр документа, и каждый экземпляр будет считаться оригиналом.
Сторонам нужно будет предпринять шаги, обеспечивающие, что порядок подписания должным образом решает вопрос о том, когда акт может считаться «доставленным». В акте желательно указать момент доставки, например, сказав, что «Настоявший акт был совершён как акт и доставлен в день, указанный в верхней части страницы 1 настоящего акта». Обычная практика заключается в том, чтобы каждая сторона передала контрагенту подписанный ею экземпляр документа. Акт должен быть датирован датой последней подписи и доставки (отправьте PDF-копию совершённого акта по электронной почте). Если одновременные подписание и доставка невозможны, то это необходимо отразить в акте.
Можно ли использовать электронные подписи для подписания судебных документов?
Что касается судебных документов, включая исковые заявления, возражения на исковые требования и показания свидетелей, то достаточно, чтобы сторона или её представитель напечатали своё имя там, где требуется подпись. Согласно правилу 5.3 Гражданско-процессуальных правил (Civil Procedure Rules, CPR – имеется в виду часть 5 «судебные документы», правило 5.3 «Подписание документов механическим способом», см. https://www.justice.gov.uk/courts/procedure-rules/civil/rules/part05#5.3 – Н.Х.), в тех случаях, когда согласно какой-либо части Гражданско-процессуальных правил требуется подписание документа, это требование удовлетворяется, если подпись напечатана с помощью компьютера или иных механических средств. Нет требования о наличии рукописной подписи, и правило CPR 5.3 не проводит различий между различными типами документов: напечатанная подпись, в принципе, может также использоваться при оформлении свидетельских показаний.
Если я не могу распечатать или отсканировать документ, как мне электронно подписать его?
В случае простых договоров Вы можете сфотографировать страницу с подписью. Также можно использовать веб-платформу электронного подписания, и также можно впечатать своё имя в контракт или вставить изображение своей подписи. В случае актов, однако, нужно вернуть весь документ в формате PDF/Word целиком вместе с подписанной страницей.
Могу ли я использовать электронную подпись для актов, скреплённых печатью компании?
Нет, в этом случае Вы не можете использовать электронные подписи.
Могу ли я исправить документ, который был подписан электронной подписью?
Поправки могут быть внесены в электронный или бумажный оригинал, следуя тем же правилам, что и в документах, подписанных собственноручными подписями. Стороны (или их адвокаты) должны парафировать изменения, показав тем самым, что они их одобряют. Те, кто осуществляет парафирование, должны иметь необходимые для этого полномочия. Однако, если соглашение требует гораздо более существенных изменений, то хорошей практикой является заключение нового (дополнительного – Н.Х.) соглашения, вносящего такие изменения.
Могу ли я использовать электронные подписи при заключении договоров со сторонами, зарегистрированными за пределами Великобритании?
Если Вы заключаете договор с компанией, зарегистрированной за пределами Великобритании, Вам следует обратиться за юридической консультацией в юрисдикцию, в рамках которой эта компания зарегистрирована, чтобы убедиться в том, что использование электронных подписей не повлияет на действительность договора.
Выводы и практические советы
Хотя электронные подписи, несомненно, кажутся привлекательным решением, ответ на вопрос об их адекватности будет зависеть от конкретных обстоятельств. Следует, например, проявлять должную предусмотрительность при заключении контрактов с организациями, находящимися за пределами Великобритании.
Если это вообще возможно, простые договоры предпочтительнее актов. Компании могут подумать о том, разрешать ли дополнительным лицам подписывать контракты от их имени в том случае, когда обычные подписанты не могут подписывать документы. В тех случаях, когда подписанты работают на дому, компании могут захотеть обеспечить наличие возможности удаленного получения электронных подписей, распечатывая затем страницы с подписями по мере необходимости и (в случаях, когда достаточно копий подписей) возвращая отсканированные образы этих страниц или их образы в формате PDF.
Сторонам также следует подумать о включении в документы, где это уместно, оговорок о возможности одностороннего подписания каждой стороной своего экземпляра договора, которыми они затем обмениваются.
Анна Рид (Anna Reid) и Элис Беркли (Alice Berkeley)
Мой комментарий: Данный пост – в первую очередь иллюстрация того, что в мировой практике простая электронная подпись давно стала общепринятым инструментом, а не является, как у нас в России, рискованным способом подписания, нормативно-правовая база под который написана (кстати, вполне умышленно) столь туманно и коряво, что её можно интерпретировать как душе угодно…
Источник: сайт Lexology
https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=dfde43a1-4446-47e5-be5d-04fccc622f19
Комментариев нет:
Отправить комментарий