Управление государственных документов начинает с напоминания о том, что при дистанционной работе обязанности в части управления документами остаются прежними:
«Независимо от того, работаете ли Вы удалённо от случая к случаю или в течение длительного периода времени, Ваши обязательства в отношении документов остаются прежними.Далее следуют два раздела с «раскрывающимися» пунктами:
Вы обязаны продолжать надлежащим образом создавать документы и управлять ими с тем, чтобы информация о решениях и действиях сохранялась, и можно было получить к ней доступ и понять её. Это крайне важно для непрерывного функционирования государственных органов и учреждений; и исполнение этого требования обеспечит наличие у Вас, Ваших руководителей и у общественности информации, которая необходима им сейчас и потребуется в будущем.
Обеспечить это может быть сложно, особенно если Вы не можете получить доступ к своим деловым системам или каналам связи. Вы и Ваше министерство или ведомство должны совместно подумать и определить наиболее эффективные способы выполнения Вами Ваших обязательств по управлению документами.
Ниже перечислены обязанности по управлению документами сотрудников, руководителей и высшего руководства министерств и ведомств. Мы знаем, что при удаленной работе исполнить эти требования будет непросто, поэтому мы собрали на данной странице соответствующие советы и рекомендации.
Помните! К государственным документам штата относится любая информация, созданная, отправленная и полученная сотрудниками государственного сектора в ходе выполнения ими своих обязанностей.
В состав государственных документов, в частности, входят (список является открытым) электронные письма (включая присоединённые файлы), базы данных, сгенерированные системой документы, документы, созданные на мобильных устройствах, веб-сайты, посты в социальных сетях, а также физические документы и дела.»
Обязанности по управлению документамиВот что говорится в первом из этих пунктов:
Советы и рекомендации, касающиеся дистанционной работы
- Персонала
- Руководителей
- Глав министерств и ведомств
- Какие документы мне необходимо создать и сохранить?
- Наименование документов и контроль версий
- Создание документов хорошего качества
- Захват и хранение документов
- Отслеживание созданных Вами документов
- Использование сервисов Office 365
- Отсканированные документы
- Обеспечение безопасности документов
- Когда я могу уничтожить документ?
Какие документы мне необходимо создать и сохранить?После этого сообщается, где можно найти дополнительную информацию:
Вам необходимо создавать и хранить документы о решениях, которые Вы принимаете, и действиях, которые Вы выполняете в рамках своей работы. Любая информация, которая впоследствии может понадобиться для объяснения того, что произошло, и почему были приняты конкретные решения или предприняты действия, должна быть задокументирована. Это особенно важно в тех случая, когда Вы от имени своего органа или подразделения принимаете обязательство о совершении действий или выполнении решению, или же когда решения или действия влияют на общественность.
Типы документов, которые Вам необходимо создавать и хранить, зависят от Вашей роли. Большинство документов создаётся автоматически в рамках рабочего процесса (например, создание проектов политик, добавление данных в систему, отправка электронных писем и т.д.), - однако иногда необходимо намеренно создать документ. Примером может служить служебная записка, документирующая важный телефонный разговор, или же посланное другим лицам электронное письмо с подробным описанием действий, с которыми Вы все согласились. В этом случае важно создать документ, пока события свежи у Вас памяти, включая в него также сведения о предыстории и контекстуальную информацию. Фиксируйте информацию чётко и полно.
Для объяснения и обоснования Ваших решений и действий Вам может потребоваться авторизация (т.е. согласование или утверждение – Н.Х.). Если Вы работаете удаленно, Вы, возможно, не сможете получить авторизацию посредством обычных систем или процессов (например, с помощью рабочего процесса авторизации в системе или посредством получения физической подписи). Если Вы получаете авторизацию:
Как можно скорее сохраните задокументированную авторизацию в соответствующей системе, используемой организацией (например, СЭД, CMS).
- по электронной почте - сохранить электронное письмо со всеми присоединёнными файлами;
- устно - создайте и сохраните служебную записку о ней, указав дату, сведения об давшем авторизацию лице и том, что именно было разрешено;
- используя приложение или инструмент, который не позволяет захватывать взаимодействие каким-либо иным способом – сделайте снимок экрана (скриншот) авторизации и сохраните его.
Если Вы участвуете во встрече с людьми, которые работают удаленно, заранее определите, кто будет вести протокол встречи, и убедитесь, что он сохранён. Кроме того, определите, где протоколы будут храниться, с тем, чтобы к ним мог получить доступ каждый, кому это требуется.
Дальнейшие советы и помощьИсточник: сайт PROV
Любые вопросы в первую очередь обсудите с Вашим руководителем. Важно понять, каким образом Вы и Ваша группа будут обеспечивать надлежащее создание, захват и коллективное использование документов в условиях удаленной работы.
Если в Вашем органе или учреждении имеется служба управления документами, её представители смогут помочь Вам и дать рекомендации. Работая удалённо, Вы обязаны обеспечить исполнение правил и соблюдение требований Вашей организации.
Помните, что на Ваш орган или учреждение могут распространяться и иные государственные требования, такие как требования «Концепции штата Виктория по вопросам обеспечения безопасности данных» (Victorian Protective Data Security Framework, см. https://ovic.vic.gov.au/wp-content/uploads/2018/07/VPDSF-Framework-V1.1.pdf ) и обязательства по обеспечению свободы доступа к государственной информации, установленные Управлением уполномоченного штата Виктория по вопросам защиты информации (Office of the Victorian Information Commissioner, https://ovic.vic.gov.au/ ).
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/working-remotely
Комментариев нет:
Отправить комментарий