понедельник, 7 августа 2017 г.

Национальные Архивы США выпустили «Универсальные требования к управлению электронными документами»


Данная заметка аналитика Национальных Архивов США по вопросам управления электронными документами Кортни Андресон (Courtney Anderson – на фото) была опубликована 4 августа 2017 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мы рады объявить о выпуске «Универсальных требований к управлению электронными документами» (Universal Electronic Records Management Requirements, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/records-mgmt/policy/universalermrequirements ) как одного из элементов нашей Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI). В рамках этой инициативы мы работаем над тем, чтобы улучшить процедуры закупки федеральными органами исполнительной власти услуг и решений для управления электронными документами.

Сотрудники федеральных органов могут использовать Универсальные требования в качестве отправной точки при написании технических заданий (Statement of Work, Performance Work Statement) для инструментов или сервисов управления электронными документами. Руководители документационных служб могут делиться этими требованиями с отделами ИТ и закупок своих ведомств в качестве основы для работы над специфическими требованиями к системам этих государственных органов.

Мы также ожидаем, что эти требования будут использоваться и иными способами. Управление общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA) разрабатывает новую специальную статью (Special Item Number, SIN) для включения в Перечень 36 (это перечень закупаемых через GSA офисных решений, решений для сканирования и управления документами, см. https://www.gsa.gov/portal/content/101046 - Н.Х.) для служб управления электронными документами на основе этих требований. GSA планирует выделить этот новый SIN тем поставщикам, которые самостоятельно заявляют о соответствии своей продукции этим требованиям.

Мы также предполагаем интеграцию этих требований во все общие сервисы, разрабатываемые Управлением менеджмента объединенными общими службами (Unified Shared Services Management, USSM, https://www.ussm.gov/ ). Благодаря этому все ИТ-системы общих служб будут управлять электронными документами в соответствии с рекомендациями Национальных Архивов, и, как следствие, потенциально может снизиться бремя управление документами для отдельных федеральных органов исполнительной власти.

Данное событие является важной вехой в наших постоянных усилиях по совершенствованию управления документами в органах федерального правительства, как это предписано Директивой по управлению государственными документами (Managing Government Records Directive, https://records-express.blogs.archives.gov/2012/08/24/records-management-directive-released/ , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.).

Кортни Андресон (Courtney Anderson)


Мой комментарий: Дополнительная информация выложена на странице сайта Национальных Архивов, посвященной Универсальным требованиям, где также можно скачать сами требования в виде Excel-таблицы по адресу https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/Universal-ERM-Requirements-version1.xlsx . В частности, отмечается следующее:
В «Универсальных требованиях к управлению электронными документами» определены высокоуровневые деловые потребности в отношении управления электронными документами. Это базовые требования программы управления электронными документами, вытекающие из существующих нормативных документов, политик и руководств, выпущенных Национальными Архивами. Для федеральных органов исполнительной власти они являются отправной точкой при разработке собственных требований к системам. Персонал служб управления документами должен взаимодействовать с сотрудниками служб закупок и ИТ с целью уточнения окончательных системных требований. Документ содержит реферат, список требований к жизненному циклу (69 требований – Н.Х.), список требований к форматам передачи на архивное хранение (25 требований – Н.Х.) и глоссарий (26 терминов – Н.Х).

Требования содержат шесть разделов на основе этапов жизненного цикла управления электронными документами:
  • Захват;

  • Поддержание и использование;

  • Уничтожение;

  • Передача на архивное хранение;

  • Метаданные;

  • Отчетность.
Эти требования являются либо «программными», связанными с разработкой и практической реализацией политик и процедур управления электронными документами в федеральных органах власти, либо «системными», выполняющими для поставщиков роль технических рекомендаций при создании ими инструментов для управления электронными документами, а для государственных органов являющихся спецификациями, которые следует принять во внимание при закупке инструментов и решений.

Требования могут быть либо обязательными (“Must Have”), либо желательными (“Should Have”). Такое различение помогает поставщикам определить, какие функции их инструменты должны выполнять в обязательном порядке, в отличие от тех, которые «хорошо было бы иметь». Это также помогает федеральным органам определять приоритеты закупки инструментов для управления электронными документами в соответствии с их потребностями и финансовыми предпочтениями.

Национальные Архивы (NARA) будет в будущем поддерживать эти требования и обновлять их с тем, чтобы учитывать изменения в технологиях и в нормативно-методической базе.
Требования не только разделены на программные и системные, обязательные и желательные, но также снабжены нормативными ссылками и указанием на то, к каким видам электронных систем и ресурсов они относятся.

Если что и вызывает нарекание, то это недружественный пользователю формат документа. Наверное, Excel-таблица была удобна его разработчикам и также может быть удобна для определенных других целей, но читать документ в таком виде тяжело…

С моей точки зрения, примерно такие же высокоуровневые требования следовало бы подготовить Росархиву и Минкомсвязи, которые планируют в скором времени порадовать нас ещё одной «пробой пера» в части требований к системам управления документами государственных органов. Это тот самый случай, когда списывать – очень даже хорошее дело! :)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA / сайт Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2017/08/04/universal-electronic-records-management-requirements/
https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/universalermrequirements

Комментариев нет:

Отправить комментарий