вторник, 1 августа 2017 г.

Касси Финдлей (Австралия): Идеи об использовании методов документационного анализа для планирования внедрения технологии блокчейн в документные системы, Часть 2


(Продолжение, начало см. https://rusrim.blogspot.ru/2017/07/1_31.html )

Документационный анализ в интересах управления документами

Документационный анализ (appraisal) представляет собой регулярно повторяющийся процесс анализа деловой деятельности и её условий (контекста) с целью определения того, какие документы должны быть созданы и как ими следует управлять во времени. Он нацелен как на понимание деловой деятельности – действующих сторон, заинтересованных сторон, процессов и т.д., - так и на выявлением деловых, нормативно-правовых и общественных требований, влияющих на деловую деятельность и на оценку рисков.

Документационный анализ, впервые описанный в рамках методологии проектирования и внедрения документных систем в первой редакции международного стандарта ISO 15489 (во второй его части – Н.Х.), в новой, второй редакции 2016 года позиционируется как «базовый элемент» в деятельности специалистов по управлению документами любых типов, и имеет ключевое значение для удовлетворения динамичных, быстро меняющихся потребностей современной электронной, ведущейся он-лайн деловой деятельности.

В стандарте ISO 15489-1:2016 работа по проведению документационного анализа представлена как жизненно важная для разработки используемых для управления документами инструментов, в том числе таких, как правила доступа, указания по срокам хранения и действиям по их истечении, классификационные схемы и схемы метаданных. Такие инструменты могут быть реализованы различными способами, с использованием от ручных до высокоавтоматизированных методов, для работы с документами различных условиях, в том числе тогда, когда они находятся под архивным контролем. Также документальный анализ показал себя важнейшим методом, способствующим выбору надлежащей политики и принятию процедурных и технологических решений при управлении документами.

При проведении документационного анализа ключевыми являются следующие вопросы:
  • Контекст (условия) ведения деловой деятельности, включая деловые, технологические, правовые и социальные факторы;

  • Особенности деловой деятельности, включая функции, направления и виды деятельности, транзакции и рабочие процессы, а также участвующих в них действующих лиц;

  • Предъявляемые к документам требования, от требований к созданию документов до требований к срокам хранения и порядку использования документов во времени; а также

  • Оценка рисков и способы управления ими посредством управления документами.
Проведение анализа в каждой из этих областей поможет специалисту по управлению документами в разработке и внедрении документной системы, в том числе и в принятии решений об использования технологий «блокчейн».

Использование документационного анализа при разработке систем управления документами и их архивации для отданных на воспитание детей

Пример для этой статьи я позаимствовала из технического задания на проект «Навести порядок в документах в интересах прав ребенка» (Setting the Record Straight for the Rights of the Child, SRSRC), выполняемого под руководством Университета Монаш (Monash University). Данная инициатива, которая включает в себя проведение Национального саммита, была отчасти организована в качестве реакции австралийского сообщества специалистов по управлению документами и смежных профессий на выводы Королевской комиссии по институциональному реагированию на случаи сексуального насилия над детьми (Royal Commission into Institutional Responses to Child Sexual Abuse,  http://childabuseroyalcommission.gov.au/ ), которые начала свою работу в 2013 году и продолжает её до сих пор.

Участники инициативы отметили:
«Системы управления документами и их архивации не отвечают существующим на протяжении всей жизни потребностям в плане сохранения самобытности, памяти и обеспечения подотчетности у тех детей, которые застревают в системах социальной поддержки и защиты детей» (см. https://rights-records.it.monash.edu/ ).
А также то, что:
«Дети, которые переданы на воспитание вне своей семьи, нуждаются в качественных системах документирования и архивации для того, чтобы:
  • развивать и укреплять свое чувство самобытности и взаимосвязи с семьей и сообществом;

  • документировать то, что они испытывают во время такого воспитания;

  • предотвращать, выявлять, информировать, расследовать и принимать меры против халатного и жестокого обращения с детьми ».
В следующих разделах я расскажу о начальном этапе документационного анализа в рамках для гипотетического проекта по созданию подходящей и жизнеспособной архивно-документационной системы для находящихся на воспитании детей.

Признавая, что при решении многих проблем управления документами вопросы развертывании технологии «блокчейн» обычно не будут являться главными, я, тем не менее, полагаю, что подробное и опирающееся на факты обоснование выбора и применения данной технологии будет полезно для любого проекта, в котором рассматривается возможность использования блокчейна, и что документационный анализ является идеальной основой для подготовки такого обоснования.

Предлагаемый анализ основан на гипотетическом проекте проектирования и внедрения, и представлен исключительно в качестве иллюстрации этого процесса и того, как на него  может повлиять включение технологии «блокчейн» в наборе инструмен6тов, которыми располагают специалисты по управлению документами.

Анализ условий, в рамках которых проводится документационный анализ, включая деловые, технологические, правовые и социальные факторы

Контекст (условия) такого управления документами, которое поддерживало бы и способствовало прохождению ребенка через систему социальной поддержки или иную систему воспитания вне семьи, является многосторонним. В соответствии с точкой зрения «континуума документов» (австралийский подход, противопоставляемый концепции жизненного цикла и подчеркивающий то, что процессы, традиционно относимые к различным этапам жизненного цикла, могут проходить одновременно и параллельно – Н.Х.), эти условия (контексты) могут существовать и существуют одновременно. В их число, например, входят:
  • Непосредственный социально-правовой контекст взаимодействия ребенка с государственным органом (органами), который выполняет роль их законного опекуна; и их взаимодействием с осуществляющими уход лицами, другими детьми и с соответствующими вспомогательными государственными учреждениями;

  • Контекст семьи и сообщества, в котором ребенок вырос. В некоторых случаях изучение этого контекста может, например, включать понимание потребностей и ожиданий представителей коренных народов или людей определенной этнической принадлежности;

  • Более широкий социальный контекст, в котором члены общества ожидают, особенно после результатов деятельности Королевской комиссии, улучшения стандартов документирования для затронутых детей, а также того, что документы, отражающие их жизненный опыт, будут, при необходимости, доступны для целей возмещения причиненного им вреда; и

  • Личный контекст жизненного опыта ребёнка, его предпочтений и ожиданий. Для  профессии, которая традиционно была ориентирована на удовлетворение архивно-документационных потребностей государственных органов и учреждений, это тот слой контекста, который ранее в значительной степени игнорировался, и для анализа которого не хватает проверенных методов.
В рамках анализа этих контекстов, принятию решений относительно проектирования системы и применения блокчейн-технологий могут способствовать ответы на следующие вопросы:
  • Созданы ли уже достаточные условия для долгосрочного хранения документов ребенка, подходящие для самого ребенка и приемлемые с точки зрения затрат?

  • Насколько легко ребенку получить доступ в Интернет? Необходим ли для разрабатываемого решения автономно работающий компонент?

  • Какие именно приложения ребенок регулярно использует для создания и сохранения документов? Проприетарные (коммерческие) решения могут создать проблемы в плане интеграции.

  • Какие законы и нормативные акты (если такие имеются) имеют отношение к тому, как ребенок создает и хранит свои собственные документы?

  • Кто является заинтересованными сторонами в деловой деятельности и в документационно-архивном решении? Есть ли возможность проконсультироваться с ними,  могут ли они помочь в пользовательском тестировании предлагаемого решения?

  • Какие существуют ожидания (если есть) в плане удобства использования и обеспечения долговременной сохранности этих документов для целей помимо потребностей ребёнка, и каковы потребности уже ставших взрослыми людей?
Анализ деловых операций и вовлеченных действующих лиц

Здесь анализ уделяет основное внимание ожидаемой или вероятной «деловой деятельности», которую система управления документами должна будет поддерживать. Сюда входит выявление высокоуровневых функций и направлений деятельности, а также изучение конкретных процессов и транзакций на более низком уровне.

В случае персонального управления документами выделение фиксированного набора функций, видов деятельности и рабочих процессов может оказаться проблематичным. Действительно, как отметила Сью МакКемиш (Sue McKemmish) в «Свидетельстве обо мне», может оказаться невозможным формирование каких-либо «правил» для персонального документирования.

В то же время, консультируясь с известными действующими лицами процессов и с другими заинтересованными сторонами, включая детей, обеспечивающих уход лиц и группы по защите интересов, возможно, удастся определить базовый набор настраиваемых процессов на основе типовых взаимодействий между действующими лицами, к которым могут быть дополнительно добавлены разово выполняемые процессы.

Например, ребенок может регулярно писать членам семьи по электронной почте. Можем ли мы связать этот процесс с функциональным контекстом? Существует ли последовательность типичных шагов, на которых естественным образом могут произойти делопроизводческие транзакция копирования и регистрации корреспонденции? Какие действующие лица обычно принимают в этом участие? (Например, это может быть сам ребенок, его родственники и иные корреспонденты). Для целей этой работы, которая является важной частью любого документационного анализа,  необходим анализ процессов, делопроизводческих событий и зависимостей, описанный в Техническом отчете ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» (Information and documentation - Work process analysis for records, в России адаптирован как ГОСТ Р 55681-2013 – Н.Х.)

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/08/3.html )

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: блог Касси Финдлей
https://cassiefindlay.com/2017/06/15/appraisal-blockchain/

Комментариев нет:

Отправить комментарий