Когда мне поручили разработать, в контексте компьютеризации документов, способ формирования уникального архивного шифра (cotă arhivistică) для материалов фонда, я попытался создать логически стройную систему.
В конечном счете, как нам также говорит международный стандарт архивного описания ISAD(G), мы идём от общего к частному, и у нас есть классификация и ранжирование структурных элементов фонда. Таким образом, мы считали, что ссылкой, например, на дело, например, является сочетание идентификатора фонда, идентификатора субфонда, идентификатора серии и идентификатора дела (в противовес традиционной структуре фонд-опись-дело – Н.Х.); эта ссылка построена логично, сверху вниз, начиная с основной единицы архивного учёта - фонда. Добавляя к этой ссылке впереди «RO-AN» (т.е. Румыния – Национальные Архивы – Н.Х.), мы практически получаем глобально-уникальный UUID-идентификатор во всей его красе.
Здесь, однако, возникает проблема, заключающаяся в том, что путь поиска архивной единицы (unitate arhivistică, u.a.) не всегда задается тем, каким должен быть архивный порядок (т.е. структурными частями фонда). Во многих случаях агрегация архивных единиц хранения более высокого уровня - это на самом деле группа, сформированная архивистом для удобства поиска архивных материалов или их целевой обработки. Правильно ли это с профессиональной точки зрения? - очевидно, что нет, когда речь идёт об упорядочении архивных материалов, но это реальность, которая станет видна всем, как только весь научно-справочный аппарат (evidențele) Национальных Архивов будет выложен в Интернете, ближе к концу этого года.
Примечание автора: Такая ситуация возникла как по объективным причинам, таким, как отсутствие ресурсов, так и по субъективным – когда решения выбирались во многих случаях исходя из минимизации усилий, в ущерб профессиональной строгости.
И научно-справочный аппарат (архивные описи) отражает в подавляющем большинстве случаев именно эту структуру, используемую для управления архивом, а не, как это принято, структуру архивно-упорядоченного фонда [2].
Примечание автора: Этим объясняется, почему в нашей стране архивное упорядочение часто становится синонимом упорядочения документов на полках по шифрам, тогда как в других странах архивное упорядочение предстаёт как глубоко интеллектуальная деятельность.
Имея в виду это реальное положение дел, ряд коллег выразил своё неудовольствие по поводу того, почему шифр не представлена в форме идентификатор фонда – идентификатор описи – идентификатор архивной единицы, которая лучше отражала бы реальность (то есть ряд румынских специалистов-практиков выступал за сохранение традиционной для нас структуры фонд-опись-дело – Н.Х.). Я выступал против этой точки зрения по нескольким причинам.
Прежде всего, это было возражение с точки зрения логичности. Если бы у нас в рамках фонда были пронумерованные описи, то такой подход имел бы определённый смысл. Но поскольку согласованной нумерации описей нет, то, как мне кажется, что здесь нет никакой логической схемы, а просто используется случайным образом выбранный идентификатор, который не позволяет Вам, исходя из архивных шифров, воссоздать структуру фонда, которая могла (или должна) была бы определить документальный контекст для конкретной архивной единицы (контекст происхождения, а не управленческий контекст).
Второй мой аргумент заключался в том, что описи со временем могут изменяться, что приведёт к изменению всех шифров – и это будет неудачная практика. Мы не должны менять шифры снова и снова; нам следует обеспечить постоянство идентификаторов, особенно в современном глобальном мире.
Третий аргумент исходит из того факта, что я могу описать в системе архивную единицу, не имея описи. Таким образом, естественная логика присвоения шифров материалам фонда должна следовать из архивных материалов, из фонда, а не приходить извне, из созданного архивистом инструмента.
Однако с этим третьим аргументом взаимосвязан другой, ему противоположный. Ясно, что в тот момент, когда я смогу взять на себя управление архивными единицами, приняв их у электронного создателя, ещё не будет шифра, соответствующего моей системе упорядочения, - но я буду формировать идентификаторы по мере их поступления. Я здесь имею в виду номер партии; тогда архивным шифром станет сочетание номера партии принятых на хранение документов с другими идентификационными элементами, вплоть до уровня архивной единицы. И это будет не номер по описи, потому что опись в любом случае является продуктом, находящимся вне архивного материала и зависящим от обстоятельств.
Так как лучше поступать?
Откровенно говоря, я пока ещё обдумываю этот вопрос… Весьма вероятно, что со временем от амбиций формирования последовательного и логичного человеко-читаемого идентификатора придётся отказаться, и нам придётся ограничиться использованием случайного или полуслучайного идентификатора, связанного с процессом управления (скорее, с поиском/вводом в систему). А архивный порядок, который придавал бы согласованность упорядочению и позволял обнаружить документальный контекст, должен был бы задаваться вспомогательным элементом, а не играть, как сейчас, главную роль в схеме упорядочения. Здесь бы мог помочь новый международный стандарт архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC) Международного совета архивов.
Забавно то, что сторонники формирования шифра на основе описей наверняка будут первыми протестовать против предлагаемого мной подхода, говоря, что он нелогичен и неподконтролен архивисту, - хотя система на основе описей не менее субъективна. специфична и не интегрирована в единую общую логику архивного материала.
В связи с этой системой я опасаюсь того, что из-за «усилий» по разработке индикатора упорядоченности усилится идея устранения архивного упорядочения, потому что многие архивисты все равно считают его бесполезным, сосредотачивая своё внимание исключительно на информационном контенте (и не обращая внимание на тот факт, что ценность информации заключается не только в том, что сказано, но и в том, кто это говорит) и придерживаясь идеи - ложной до тех пор, пока искусственный интеллект не сумеет как-то решить данную задачу - что если есть возможность полнотекстового поиска, то Вам больше не нужна навигация по структуре фонда для того, чтобы найти информацию.
Но я полагаю, что многие вещи навязываются / проверяются только реальной практикой, особенно там, где упражнение в абстракции - редкий цветок...
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2023/04/22/cota-unui-document-intr-o-arhiva/
Комментариев нет:
Отправить комментарий