Одна из вещей, которые я регулярно слышу от австралийских специалистов по управлению документами, заключается в том, что Microsoft 365 представляет собой модель «декларирования» (declare model) / американскую модель управления документами.
Типичная картина, возникающая при использовании модели декларирования, подразумевает, что сотрудники в течение определенного периода времени работают над проектом документа (т.е. документированной информацией), а затем в какой-то момент он «поднимается до уровня документа» - и официально объявляется таковым, либо посредством помещения его в специализированную «документную систему»; либо посредством использования встроенной в ту систему, в которой он находится, функциональной возможности, позволяющей обозначить, что теперь он является «документом» и требует соответствующего управления.
Мой комментарий: Подобная модель действительно существовала в США где-то до конца первой декады 21-го века, и затем она быстро вышла из употребления вследствие появления нормативно-правового регулирования и практики э-раскрытия, заставивших организации практически всей сохранённой в электронном виде информацией управлять одинаково, вне зависимости от того статуса, который придала ей организация.
Типичная картина, которая должна возникать при управлении документами на австралийский манер, заключается в том, что документ создается в документной системе, в этой же системе с ним работают и, в конечном итоге, в ней же осуществляется управление документом на протяжении всего его жизненного цикла.
Как часто такое происходит на самом деле?
Типичная картина, которую, как я полагаю, мы чаще всего наблюдаем – это когда люди работают над документом в течение определенного периода времени, а затем – как мы надеемся - в какой-то момент времени они помещают документ в документную систему, где им можно будет впоследствии управлять на протяжении всего его жизненного цикла.
Лично я особой разницы между этими вариантами не вижу. Я полагаю, что мы видим ровно то же самое, при все разговорах о континууме (теория континуума документов – это специфическая австралийская теория документа, противопоставляемая традиционному подходу на основе жизненного цикла документа – Н.Х.).
Мы много говорим о моделях континуума, и коллеги уверяют, что они их реализовали на практике; однако когда я смотрю на большинство [австралийских – Н.Х.] документных систем, я вижу документ, помещенный в такое место, где им можно будет управлять вплоть до его уничтожения.
Единственный способ сделать информацию открытой для всех возможных будущих вариантов её применения основан на идее о том, что если мы поместим информацию в какую-то централизованную точку, то люди смогут прийти и получить необходимую им информацию из сохранённых нами документов. Если это реализация модели континуума, то она выглядит поразительно похожей на модель жизненного цикла.
Это не означает, что мы не должны делать подобное, исходя из лучших побуждений; и это не призыв бросать камни в эту практику.
Я хочу сказать, что мы отвергаем многие вещи из-за того, что они не соответствуют сложившемуся у нас в голове представлению об идеале – который редко можно наблюдать на практике.
Существует академическая дисциплина управления документами – и существует управление документами в реальном мире.
Академическая дисциплина – вещь хорошая и нужная. поскольку не опирающаяся на теорию практика не в состоянии извлечь уроки из прошлого и не способна выйти «на передний край».
Наша нынешняя практика, хотя она полностью основана на теории и не признает того, что происходит на самом деле, просто отрезает нас от множества возможностей приносить пользу нашим организациям, - ту саму пользу, которая так нужна нашим организациям.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-pattern-of-what-we-implement
Комментариев нет:
Отправить комментарий