1 июня 2023 года Управление государственных документов штата Виктория сообщило о публикации новой редакции «Стандарта стратегического управления документами» (PROS 23/01 Strategic Management Standard, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2301-strategic-management-standard , прямая ссылка на PDF-файл: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/2301v1.0.pdf ) объёмом 6 страниц.
Стандарт поддерживается руководством «Руководство по внедрению стандарта стратегического управления документами» (Strategic Management Guideline - Implementing the Strategic management standard, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2301-g-strategic-management-guideline , прямая ссылка на PDF-файл: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/2301gv1.0.pdf ) объёмом 30 страниц.
Ранее действовавший одноимённый стандарт PROS 19/03 отменён.
Управление PROV выразило благодарность участникам «Консультативной группы заинтересованных сторон» (Stakeholder Advisory Group) документов.
В стандарте сформулированы 8 принципов, каждый из которых подкрепляется одним или несколькими требованиями:
1. Управление документами в соответствии с их ценностью: К документам следует относиться как к активам, и управлять ими необходимо в соответствии с их ценностью и со связанным с ними риском.
2. Создание службы управления документами, стратегическое управление ею и её подотчетность: Должна быть создана и в дальнейшем поддерживаться обеспеченная надлежащими ресурсами служба (программа) управления документами, для которой должны обеспечиваться эффективное стратегическое управлением (governance) и ясная подотчётность.
3. Стратегическое планирование: Следует осуществлять стратегическое планирование деятельности по управлению документами. Эти планы, согласованное с другими соответствующими стратегиями, должна быть одобрены, обеспечены ресурсами и реализованы, с обеспечением регулярного мониторинга и отчётности.
4. Политика: Должна быть введена в действие актуальная политика управления документами, утвержденная на уровне высшего руководства, регулярно пересматриваемая и доводимая до сведения всех подразделений государственного учреждения.
5. Переход на электронно-цифровые технологии: Создавать новые документы и управлять ими следует в цифровом виде.
6. Оценка и измерение: Необходимо вести мониторинг эффективности работы с документами в масштабе государственного учреждения, регулярно её оценивать и отчитываться о ней, при необходимости предпринимая корректирующие действия.
7. Передача деловых функций между государственными учреждениями штата Виктория: В случае перемещения деловой функции между государственными учреждениями штата Виктория, необходимо спланировать и выполнить связанные с выявленными документами данной функции мероприятия, обеспечивающие продолжающееся удовлетворение соответствующих потребностей и исполнение обязательств.
8. Передача деловых функций за пределы государственного сектора штата Виктория: В случае постоянного перемещения какой-либо деловой функции за пределы государственного сектора штата Виктория, в законодательных актах или соглашениях должны быть определены мероприятия, касающиеся созданных до даты передачи данной функции государственных документов, с тем, чтобы обеспечить защиту этих государственных документов и сохранение их доступности до тех пор, пока в них сохраняется потребность.
Изменения в стандарте в основном касаются формулировок принципов и требований. Также были добавлены некоторые дополнительные требования, а некоторые из ранее существовавших в PROS 19/03 требований были удалены.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-strategic-management-standard-and-guideline
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2301-strategic-management-standard
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2301-g-strategic-management-guideline
Комментариев нет:
Отправить комментарий