Сотрудники архивно-библиотечной службе штата Техас (TSLAC) много времени уделяют обучению представителей органов государственной и муниципальной власти преимуществам своевременного уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение. Для этих органов не менее важно понимать, в каких случаях документы уничтожать не следует. Эти ситуации известны как «запреты на уничтожение» (destruction holds).
Обычно документы могут быть уничтожены после того, как истекли сроки их хранения, установленные в перечнях указаний по срокам хранения и действиям по их истечении для соответствующих государственных или муниципальных органов. TSLAC устанавливает минимальные сроки хранения для местных органов власти ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention ) и органов исполнительной власти штата ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/rrs ). Запреты на уничтожение – это сценарии, когда документы не должны уничтожаться до тех пор, пока не будет разрешена определённая ситуация (например, не закончится расследование или рассмотрение судебного дела – Н.Х.), даже срок хранения этих документов истёк.Вопрос может показаться сложным, но не сдавайтесь! Как только Вы узнаете о типах запретов на уничтожение, с которыми может столкнуться Ваш орган или учреждение, у Вас будут все козыри на руках.
Примечание: TSLAC может предоставить общую информацию о запретах на уничтожение, но мы не в состоянии давать советы в конкретных ситуациях. Если Вы считаете, что Ваши документы могут подпадать под запрет на уничтожение, проконсультируйтесь с юристами Вашей организации.
Запросы на основании Закона штата о государственной информации
Тип запретов на уничтожение, по поводу которых мы получаем больше всего вопросов, - это запреты, связанные с запросами на основании Закона о свободе доступа к государственной информации (Public Information Act). Как отмечает Генеральная прокуратура, «государственный орган не вправе уничтожать документы даже в соответствии с авторизующими уничтожение законодательно-нормативными документами до тех, пока имеются неотработанные запросы, под которые эти документы подпадают» [1].
Для получения дополнительной информации о том, как запросы на основании Закона о государственной информации могут повлиять на управление Вашими документами, см. страницу открытых государственных ресурсов на сайте Генеральной прокуратуры ( https://www.texasattorneygeneral.gov/open-government/governmental-bodies ) и «горячую линию» прокуратуры по вопросам открытого правительства ( https://www.texasattorneygeneral.gov/contact-us ).
Судебные разбирательства
Государственные и муниципальные органы не должны уничтожать документы, связанные с судебными разбирательствами. Это справедливо как в отношении «активных» дел, так и в отношении «надвигающихся» (вероятных) дел, которые возникнут или могут с большой вероятностью возникнуть в будущем. Данное требование включено в нормы законодательства как для местных органов власти [2], так и для органов государственной власти штата [3]. Если судебный иск был подан или ожидается, что он будет подан, то во многих случаях Ваш орган или учреждение получит уведомление о судебном запрете на уничтожение от противной стороны. В более общем случае, у государственных и муниципальных органов может возникнуть «обязанность обеспечить сохранность» соответствующих документов (duty to preserve), «если имеются достаточные основания предполагать, что иск будет подан» [4].
Если Вы считаете, что Ваши документы могут стать предметом судебного разбирательства, или же если Вы получили уведомление о судебном запрете на уничтожение, проконсультируйтесь с юристами Вашей организации.
Аудиты
Все государственные учреждения подлежат аудиту в той или иной форме. Аудиты могут проводиться внутренними или внешними структурами. Они могут иметь широкий охват, но могут быть и сфокусированы на деятельности конкретного подразделения или на конкретной процедуре Вашего органа власти. Обязательно сохраняйте необходимые для аудита документы, пока аудит продолжается. Уничтожение необходимых для аудита может повлиять на целостность процесса аудита.
До и во время аудита, обсудите с аудиторами вопрос о том, какие документы Вам необходимо сохранять.
Претензии, переговоры, административные проверки и другие ситуации
Документы не должны уничтожаться, если существуют взаимосвязанные с ними претензии, переговоры, административные проверки или иные действия. Такие ситуации аналогичны судебным запретам на уничтожение, но обычно они связаны с внесудебным разрешением споров.
Примером административной проверки может служить расследование обвинений в дискриминации при приеме на работу, проводимое Техасской комиссией по трудовым ресурсам (Texas Workforce Commission, https://www.twc.texas.gov/jobseekers/how-submit-employment-discrimination-complaint ). Примерами переговоров, претензий и иных действий могут быть переговоры о заключении контракта между государственным органом и третьей стороной, или споры с покупателем в отношении выставленного счета.
Как и в случае с судебными запретами на уничтожение, лучше всего обсудить ситуацию с юристами Вашей организации, чтобы определить, какие из Ваших документов могут подпадать под такого рода запреты на уничтожение.
Советы по управлению запретами на уничтожение
Запреты на уничтожение достаточно распространены, поэтому важно внедрить процедуры, определяющие порядок действий в случае установление таких запретов.
- Обучение: Убедитесь, что Ваши сотрудники знают, что такое запреты на уничтожение и когда они могут устанавливаться. Каждый сотрудник должен отслеживать ситуациями, способные инициировать установление запрета на уничтожение.
- Обмен информацией: Поддерживайте открытыми каналы связи с персоналом юридической службы и с другими лицами, которые могут предупредить Вас о потенциальных запретах на уничтожение.
- Утверждение решений об уничтожении: Органы исполнительной власти штата обязаны документировать уничтожение, и местным органам власти также настоятельно рекомендуется это делать. Включение в состав процесса уничтожения этапов согласования решений юристами и утверждения их руководством может помочь Вам отследить подпадающие под запрет на уничтожение документы до того, как они будут непреднамеренно уничтожены.
Обращайтесь к нам!
Теперь, разобравшись с тем, что такое запреты на уничтожение, Вы знаете, как сохранить все документы честно и прозрачно, ничего не потеряв в суете. Ответственность ложится на Вас, но благодаря Вашим знаниям о запретах на уничтожение, Ваш орган или учреждение будет готов выложить все свои «карты» на стол.
Литература
[1] «Справочник по Закону о государственной информации» (Public Information Act Handbook) Генеральная прокуратура Техаса (Office of the Attorney General of Texas), Остин, 2022 г., https://www.texasattorneygeneral.gov/sites/default/files/files/divisions/open-government/publicinfo_hb.pdf
[2] Кодекс местного самоуправления штата ехас (Texas Local Government Code), §202.002
[3] Кодекс государственного управления штата Техас (Texas Government Code), §441.187
[4] Маргарет Кёзел (Margaret M. Koesel) и Трейси Тернбулл (Tracey L. Turnbull), «Умышленная порча доказательств: Санкции и компенсации за уничтожение доказательств в гражданском процессе» (Spoliation of evidence : sanctions and remedies for destruction of evidence in civil litigation), Американская ассоциация адвокатов (American Bar Association), Чикаго, 2013 г., https://www.americanbar.org/content/dam/aba-cms-dotorg/products/inv/book/214612/Chapter%201.pdf
Кэтрин Хоффман (Katherine Hoffman)
Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/04/texas-hold-em-a-review-of-destruction-holds/
Комментариев нет:
Отправить комментарий