Данная заметка была опубликован 25 мая 2023 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов США (NARA).
Фото: Выполнение проекта оцифровки в архиве (National Archives Identifier: 184341402)
Это третий пост в нашей серии постов, поддерживающих публикацию в составе части 36 (E) «Свода федеральных нормативных актов» (Code of Federal Regulations, CFR) раздела 1236 «Оцифровка документов постоянного срока хранения» (Digitizing Permanent Records, https://www.federalregister.gov/documents/2023/05/04/2023-09050/federal-records-management-digitizing-permanent-records-and-reviewing-records-schedules ). Все эти посты сгруппированы на блоге в категории «36 CFR Section 1236» ( https://records-express.blogs.archives.gov/category/36-cfr-1236-subpart-e/ ).
Для федеральных органов исполнительной власти США оцифровка стала ключевым по важности компонентом управления документами. С развитием технологий потребность обеспечения долговременной сохранности ценных документов и материалов, их защищённости и доступности стала как никогда актуальной. Однако вместе с оцифровкой появляются проблемы и трудности, особенно когда речь идёт о документировании того, как именно документы были оцифрованы.
При оцифровке оригиналов документов постоянного срока хранения органы исполнительной власти должны сохранять необходимую документацию во взаимосвязи с оцифрованными документами. Это необходимо для обеспечения того, чтобы документы оставались точными, доступными и защищёнными. Требуемая документация включает в себя согласованный план проекта, копию применимого ведомственного перечня (перечней) видов документов с указанием сроков их хранения, весь взаимосвязанный научно-справочный аппарат, указатели, описи, журналы аудита, регистры и/или схемы метаданных, которые орган исполнительной власти использует для управления документами – а также план менеджмента качества (quality management, QM), который обеспечивает соответствие проекта целям обеспечения уверенности в качестве (quality assurance, QA) и процедурам контроля качества (quality control, QC).
План проекта особенно важен, поскольку он определяет ключевые детали процесса оцифровки. Сюда входит информация о сериях документах и группах дел и о методе наименования оцифрованных документов; оценка диапазона дат исходных документов; сведения об отсутствующих страницах, о пробелах и р недостающих документах, о предполагаемом объёме, типах носителей информации, размерах, физических характеристиках и состоянии исходных записей; информация об используемом для оцифровки оборудовании и программном обеспечении; оценка потребности в объёмах хранения цифровых файлов для оцифрованных документов; сведения об имеющихся ограничениях на доступ и использование; а также о методе захвата и сохранения взаимосвязей между исходными документами после их оцифровки.
В дополнение к плану проекта, органы исполнительной власти также должны хранить копии применимых ведомственных перечней. Эти перечни определяет, как долго следует хранить документы, какие действия должны выполняться по истечении сроков их хранения и какие метаданные требуются для надлежащего управления документами.
Весь взаимосвязанный научно-справочный аппарат, указатели, описи, журналы аудита, регистры и/или схемы метаданных, которые ведомство использует для управления документами, также могут служить источниками необходимых метаданных. Эта информация имеет критически-важное значение для обеспечения возможности легко отыскивать и извлекать оцифрованные документы, а также для того, чтобы эти документы оставались точными и полными с течением времени.
Ведомства должны внедрить план менеджмента качества, чтобы обеспечить соответствие проекта оцифровки необходимым целям обеспечения уверенности в качестве и процедурам контроля качества. Сюда входит обеспечение точности, полноты и надлежащего хранения оцифрованных документов, а также связывания с каждым документом всех необходимых метаданных.
Надлежащее документирование того, что Вы оцифровали, означает, что Ваше ведомство будет способно объяснить, как были созданы оцифрованные документы спустя длительное время после завершения проекта и смены игроков. Часть содержащейся в документации информации потребуется, когда оцифрованные документы постоянного срока хранения в конечном итоге будут передаваться на архивное хранение в Национальные Архивы США (NARA). Документация также может быть полезна для потенциально возможных в будущем процессов э-раскрытия или в ходе судебных процедур.
В заключение отметим, что процесс оцифровки исходных документов постоянного срока хранения является важной задачей, требующей тщательного планирования и внимания к деталям. Соблюдая необходимые требования к документации, федеральные органы исполнительной власти могут обеспечить успешность своих проектов оцифровки, а также сохранение в будущем доступности и защищённости их ценных документов.
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/05/25/digitizing-records-documentation/
Комментариев нет:
Отправить комментарий