Дающими деловую отдачу элементами документных систем всегда являются поддерживаемые системой приёмы и способы работы (routines). Если система не поддерживает таких приёмов и способов работы, то нет и отдачи.
С моей точки зрения, важно различать приёмы и способы работы (которые мы могли бы также назвать «привычками») - и процессы / процедуры, по той простой причине, что у организаций есть процессы и процедуры, у сотрудников есть привычные способы работы - и привычки побеждают.
Вот примеры таких приёмов и способов работы:
- Мы храним наши материалы в этом месте, чтобы знать, где они находятся;
- Когда мы что-либо ищем, мы первым делом смотрим сюда, потому что это наиболее вероятное место, где мы это найдём;
- Здесь мы организуем нашу работу и управляем ею - отслеживаем статус, отчитываемся во время заседаний, заходим сюда, чтобы выяснить, что делать дальше;
- Я спрашиваю «Жанну», когда не знаю, что делать дальше, потому что она, как правило, это знает;
В чем многие из нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] ошибаются, так это в том, что мы внедряем систему и политику, проводим обучение и считаем, что на этом всё. Однако в отсутствие новых привычек продолжают использоваться старые приёмы и способы работы.
Есть две идеи, о которых стоит подумать.
- Во-первых, это теория перспектив (prospect theory - экономическая теория в поведенческой экономике, описывающая поведение людей при принятии решений, связанных с рисками, при выборе среди вариантов с известными вероятностями, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Теория_перспектив - Н.Х.). Согласно этой теории (в упрощенном изложении), отдача от чего-либо нового должна примерно в 1,65 раза превышать отдачу от существующего способа делать то же самое, прежде чем мы станем этот новый способ рассматривать.
- Вторая идея прямо следует из психологии обучения. Согласно лежащая в её основе теории «оперантного обусловливания» (operant conditioning), мы учимся, получая положительное или отрицательное подкрепление после выполнения действий. Со временем постоянные положительные подкрепления превращают приводящие к ним операции в наш привычный способ действия - и это происходит вплоть до нейронного уровня, когда наш мозг буквально выстраивает нейронные пути, которые распознают ситуацию и реализуют соответствующее поведение, делая его максимально лёгким для выполнения нами. Это важно в связи с тем, что отдача от нового должна быть существенной, и её получение должно продолжаться в течение длительного времени, чтобы вытеснить старое поведение.
Часто бывает так, что мы внедряем новую систему, а старое привычное поведение при этом продолжаются – и на самом деле ничего не меняется. В итоге наше руководство становится ещё более недовольным нами, потому что теперь оно оплачивает счёт за ещё одну систему, которая мало используется.
Если наши привычные способы и методы не изменяются, то на самом деле ничего не меняется.
А как Вы работаете над формированием и закреплением новых привычных способов и методов?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-value-producing-elements-of-a
Комментариев нет:
Отправить комментарий