Всякая организация желает иметь высококачественную информационную среду. Это такая среда, в рамках которой правильная я информация доступна правильным людям в нужное время и с нужным уровнем качества.
Проблема практики управления документами заключается в том, что мы действуем так, как будто сможем получить такой результат, если захватим документ о деловой транзакции.
Кончается же всё это тем, что люди играют в детективов. Они, вероятно, знают, что необходимая им информация где-то есть - и если бы они только знали достаточно о деятельности своей организации, чтобы понимать, в рамках каких других направлений деятельности эта информация могла быть захвачена!
Мы говорим об обеспечении возможности отыскания документов и информации так, как будто это имеет смысл - полностью игнорируя тот факт, что создание возможностей для отыскания чего-либо перекладывает бремя поиска на плечи пользователя информации.
Я полагаю, что нам необходимо начать рассматривать концепцию, которую мы могли бы назвать «предоставляемость» (presentability) – в какой мере информация может быть предоставлена.
Если бы мы (как добрые последователи идеи континуума документов) приняли во внимание все возможные в будущем варианты использования документируемой информации, смогли бы мы без труда предоставить эту информацию тем людям, которые в ней нуждаются? Или же мы будем заставлять их выполнять работу по поиску этой информации?
С моей точки зрения, лакмусовой бумажкой служит здесь способность уверенно дать отрицательный ответ на вопрос: «Есть ли у нас эта информация?». Логика здесь довольно проста: если мы можем так ответить на этот вопрос, то кому-то не придётся тратить время и силы на поиски этой информации.
Если мы не сможем ответить на этот вопрос, то люди потратят определённое время на поиски, а затем поймут, что могут переложить это бремя на того, кто является их «клиентом» в рамках транзакции - и просто снова запросить информацию. В результате цикл «захвата» этой информации будет начинаться снова и снова.
У большинства специалистов-практиков по работе с документами я не наблюдал большого желания прилагать усилия к тому, чтобы сделать информацию «предоставляемой». Такая работа обычно считается слишком трудной.
Я также никогда не видел высококачественной информационной среды, в которой кому-нибудь не пришлось бы потратить значительное время и энергию на понимание того, как следует предоставлять информацию, чтобы её можно было эффективно использовать – т.е. чтобы она была предоставлена людям на уровне качества, соответствующем их потребностям.
Где бы я ни побывал, те службы и группы управления документами, которые основное внимание уделяют захвату документов и информации, испытывают трудности с получением финансирования. В то же время я никогда не видел, чтобы проблемы с финансированием возникали в тех случаях, когда в центре внимания было создание высококачественной информационной среды.
Отсюда следуют два вещи:
- Во-первых, сосредоточение внимания на том, как документированная информация будет предоставляться людям, требует больших усилий;
- Во-вторых, организации счастливы заплатить за это.
Это означает, что имеет место хорошее соотношение усилий и вознаграждения, в отличие от ориентированного на захват от управления документами, где такое соотношение плохое, если не сказать издевательское.
Мы должны использовать методы работы, обеспечивающие хорошее соотношение усилий и вознаграждения.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/high-quality-information-environments
Комментариев нет:
Отправить комментарий