Ключ к эффективной деятельности службы управления документами в любой организации

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 22 мая 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Ключ к эффективной деятельности службы управления документами в любой организации заключается в том, чтобы потратить массу времени на обдумывание вопроса о том, чего хотят другие сотрудники.

Настоящим ключом к успеху в любом деле в любой организации являются обязанность и полномочия на это - необходимые полномочия и власть, которые означают, что вы можете делать то, что Вам нужно сделать.

Иногда, когда Вы приходите в организацию, та просто дает Вам такие полномочия, и тогда единственное, о чём вам действительно следует думать - это сколько денег вы сможете получить, как быстро люди смогут измениться и как быстро Вы сможете преодолеть технические проблемы (создать системы и т.д.).

В большинстве случаев, однако, всё не так просто.

Чаще всего организация даёт нам полномочия, которые лучше всего можно описать словом «шаткие» - когда мы не получаем необходимые ресурсы, когда нам не предоставляются властные полномочия, которые просто позволили бы нам выполнять свою работу, мы не получаем поддержки посредством взаимоотношений, которые помогли бы «подмаслить» процесс - когда наша работа в лучшем случае рассматривается как 11-й приоритет или хуже (аналогично попаданию на вторую страницу выдаваемых Google результатов поиска).

Проще говоря, это означает, что вопрос смещается с «что мне нужно сделать» на «как мне получить от организации полномочия и поддержку, необходимые для выполнения того, что мне нужно сделать».

Ключом к решению этой проблемы являются затраты массы времени на обдумывание вопроса о том, чего хотят другие сотрудники, что Вы можете сделать, и чего Вы хотите. В центре этой диаграммы Венна (схематичное изображение всех возможных отношений нескольких подмножеств универсального множества, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Диаграмма_Венна - Н.Х) находятся Ваши полномочия.

Помню, как много лет назад кто-то высказал эту мысль гораздо изящнее, чем я. Как мне кажется, это был Зиг Зиглар (Zig Ziglar), который говорил, что «Вы можете иметь всё, что хотите в этой жизни, если Вы готовы помочь достаточному количеству людей получить то, что хотят они».

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-key-to-getting-records-to-work