Мой комментарий: Поскольку Индия в плане перехода на электронно-цифровые технологии несколько отстаёт от других стран мира, в том числе от России, содержание данного поста может показаться несколько устаревшим. Меня в нём, однако, привлекает забытая в последнее время очень полезная практика количественной оценки расходов, рисков и полезной отдачи.
Электронная система управления документами и контентом (electronic document management system, EDMS) экономит массу времени, денег и усилий, и именно поэтому использовать её предпочтительнее, чем традиционное управление и хранение бумажных дел и документов.
Сколько можно сэкономить на бумаге?
Ежегодно в мире производится 300 миллионов тонн бумаги. Только в США, население которых составляет лишь 5% населения планеты, страна и её граждане расходуют 30% всей используемой в мире бумаги. В приведенной ниже таблице ниже показаны объёмы производимой во всём мире бумаги:
Источник: The World Counts («Мир считает»),
https://www.theworldcounts.com/stories/paper-waste-facts
По оценкам, каждый год для производства бумаги используется от 4 до 8 миллиардов деревьев, что оказывает разрушительное воздействие на окружающую среду. Внедрив систему электронного документооборота, организации могут сэкономить 20,7 млн. тонн бумаги, что означает сохранение от 55 до 110 млн. деревьев в год только в США.
Кроме того, хранение бумажных документов является дорогостоящим. Только в США коммерческие организации тратят 8 миллиардов долларов только на управление бумажными документами и делами. Деньги также тратятся на размещение документов в дела, а также вследствие неверного размещения документов и воспроизведения утерянных документов. Затраты варьируются в диапазоне от 20 до 220 долларов за документ. Просто взгляните на некоторые KPI-индикаторы, приведенные ниже:
Источник: Crop Magazine, https://www.corpmagazine.com/industry/technology/82-percent-companies-still-spending-billions-paper/
Кроме того, хранение бумажных документов также сопряжено со следующими проблемами:
- Хаотичность и несогласованность при управлении делами,
- Необходимость отслеживания различных версий бумажных дел и документов,
- Отслеживание журналов аудита и связанного с делами обмена информацией в ходе аудитов на соответствие законодательно-нормативным требованиям,
- Деградация бумажных дел с течением времени, и т. д.
Вследствие всех этих проблем Ваша компания теряет деньги. Согласно существующим оценкам, компания в среднем теряет 20 тысяч долларов в год из-за проблем с документами. (Источник: Finances Online, https://financesonline.com/cloud-file-document-management-statistics/ ).
Сколько можно сэкономить на трудозатратах и зарплате?
Согласно исследованию, проведенному немецкой «Рабочей группой по экономическому администрированию» (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV, https://www.awv-net.de/ ), компания обычного размера за счёт использования системы управления документами и контентом может сэкономить до 80% времени, затрачиваемого на обмен документами вручную.
Таблица включает графы «должностные обязанности» (варианты: руководитель, специалист, клерк, помощник); «количество», «потери времени на обмен документами», «экономия времени благодаря EDMS-системе», «средний оклад», «потенциальная экономия в год».
Таким образом, внедрив электронную систему управления документами и контентом, компания обычного размера может сэкономить около 50 тысяч долларов в год только на зарплате.
Мой комментарий: Само собой, это чрезмерно оптимистическая оценка. С одной стороны, это ещё вопрос, удастся ли вообще сократить персонал – после внедрения СЭД/ECM-решений объёмы бумажной документации редко уменьшаются, а порой и растут. С другой стороны, нельзя забывать о том, что для поддержки СЭД/ECM придётся либо нанимать дорогостоящих ИТ-специалистов, либо оплачивать услуги поставщика облачных услуг. К сожалению, подобное легкомысленное отношение к расчётам часто приводит к тому, что руководители перестают им доверять …
Итак, выгодно ли внедрять электронную систему управления документами и контентом в рамках стратегии Вашей компании по реализации ECM-среды?
Безусловно, да. Ниже приведен ряд важных статистических показателей, доказывающих, что электронное управление документами и контентом выгодно.
- При использовании электронных систем управления документами и контентом связанные с документами расходы сокращаются на 40%,
- Возврат на инвестиции (ROI) за пять лет использования электронных систем управления документами и контентом составляет 400%,
- Общие операционные расходы на обработку документов снижаются на 10%,
- Становится на 30% меньше ошибок при использовании электронных систем управления документами и контентом,
- Экономия в расчёте на один документ составляет от 1 до 5 долларов США.
Учитывая эти преимущества, неудивительно, что многие компании внедряют EDMS-системы, чтобы оставаться конкурентоспособными в современном быстро меняющемся цифровом мире.
Радха Сарма (Radha Sarma)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/how-much-time-money-can-document-management-system-save-radha-sarma/
Комментариев нет:
Отправить комментарий