Сотрудничать - это работать над чем-то вместе. Единственный способ сделать управление документами работающим – это реализовать его как опирающуюся на сотрудничество дисциплину (collaborative discipline).
Часто, однако, мы сталкиваемся с малозаинтересованными сотрудничающими сторонами - с сотрудниками организации, которые не собираются делать то, что нам нужно от них для того, чтобы наша собственная деятельность была успешной.
Как правило, мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] пытаемся решить эту проблему либо путём принуждения, либо напоминая людям о том, что они обещали нам кое-что сделать.
Однако особенностью идеального сотрудничества является то, что оно не требует принуждения. В этом случае люди работают вместе над тем, что все они считают важным.
При идеальном сотрудничестве всегда есть ощущение, что каждый действует быстро, чтобы не отставать от остальных – и когда такое ощущение разделяется всеми, то почти невозможно не выполнять работу так, чтобы все могли ею гордиться.
Способ избавиться от незаинтересованных сотрудничающих сторон при управлении документами относительно прост: нужно работать вместе с другими людьми над тем, что они считают важным. Странно, что приходится об этом говорить, с учётом того, что управление документами является столь практичной дисциплиной.
На протяжении тысячелетий инструменты и методы управления документами помогали людям работать, выходя за ограничения, связанные с возможностями их памяти. Существование большей части современного мира возможно только благодаря документам.
Информация документируется для того, чтобы помочь людям организовать свою работу, помнить о днях рождения своих детей, посещать важные места ради важных для них событий и ради людей, которые им небезразличны.
Очень многое можно сделать, существенно поработав над тем, как информация документируется, перемещается и делается доступной. Это может колоссальным образом изменить жизни людей и выполняемую ими работу.
Когда мы не можем найти способ обеспечить результаты, ради которых кое-кто искренне готов сотрудничать, я вижу тому лишь две возможные причины:
- Мы сами на самом деле не очень-то заинтересованы - и не стараемся;
- Мы позабыли, для чего нужны документы.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/making-records-management-a-collaborative
Комментариев нет:
Отправить комментарий