Известный ученый-кибернетик Стаффорд Бир (Stafford Beer) однажды сказал, что «назначением системы является то, что система делает». Как мне кажется, он пытался сказать, что то, что мы собираемся делать, на самом деле не имеет значения, и нам следует сосредоточить внимание на том, что мы в конечном итоге стали делать, и почему мы к этому пришли.
Полагаю, об этом стоит подумать, поскольку многие из нас, как мне представляется, обманывают себя в вопросе о том, в чём заключается наша работа. Мы говорим людям, что занимаемся управлением документами; на самом же деле мы добиваемся исполнения требований, установленные архивным законодательством. Это разные вещи.
Это уместная тема для размышлений, поскольку, насколько я вижу, многие из нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.], рассуждая о деятельности по управлению документами, говорят о защите общественного блага, гарантиях целостности государственного управления, повышении эффективности организаций, обеспечении возможности отыскивать документы, захвате и сохранении для истории сведений о деловой деятельности наших организаций и т.д.
А затем мы смотрим на степень захвата документов и информации в документные системы многих наших организаций. И как мы можем, не моргнув глазом, сказать, что подобная [имеется в виду, очень низкая – Н.Х.] степень захвата может каким-либо образом привести к достижению этих целей?
В большинстве случаев мы не можем заставить сотрудников использовать наши документные системы даже тогда, когда говорим им, что они не исполняют политику организации и нарушают закон.
Если людей бьют этим «кнутом», и у них есть гражданская ответственность, то они не могут чувствовать, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] действительно выполняем те обещания, о которых мы говорим.
Ключи к тому, что происходит, находятся в определении понятия «документ».
Если мы просто определим, что такое «документы», а затем отправимся на их поиски, то увидим, что существует намного, намного больше систем, которые захватывают документы (мы часто называем их деловыми системами).
Полагаю, что также стоило бы посмотреть на то, что международная организация по стандартизации (ИСО) могла бы сказать о нашей практике, и подумать о том, что делают документные системы.
Когда я сейчас смотрю на большинство документных систем, я вижу хранилище и реестр. Мы берём то, что люди уже создали, регистрируем и храним. Это курирование документов, реализованное в отсутствие куратора. Это означает, что мы не присутствуем, когда документ создаётся запись, и никак не можем контролировать его содержание. Мы надеемся, что захватив и адекватно описав документ, мы впоследствии сможем найти его и использовать для каких-либо целей - что является очень хорошей архивной практикой. К сожалению, в итоге мы не справляемся с управлением документами.
ИСО говорит нам, что управление документами - это «область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов» (перевод по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», п.3.15, http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 – Н.Х.).
Можем ли мы всерьёз утверждать, что документная система, захватывающая документы уже после того, как кто-то другой создал, хранил и использовал их, выполняет эти задачи?
Когда я смотрю на документную систему, я вижу систему, которая обеспечивает «эффективный и систематический контроль над созданием, получением, хранением» и использованием «документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов».
Очевидно, что странное расположение кавычек здесь связано с тем, что единственное, что деловые системы не делают из упомянутого в определении ИСО, - это управление уничтожением документов или их передачей на архивное хранение (disposition).
Уничтожение/передача - это то, что действительно волнует архивные службы, потому что они содержат архивы, и без процессов уничтожение/передачи архивы не получат никаких документов.
Поэтому я должен спросить: Действительно ли мы занимаемся управлением документами?
Или же мы просто занимаемся исполнением архивных законодательно-нормативных требований?
Причина данной проблемы проста. Сейчас у нас кризис в управлении документами. Мы не в состоянии получить финансирование, и мы не можем заставить сотрудников делать то, о чём мы их просим.
И если причина, по которой мы не можем этого сделать, заключается в том, что мы на самом деле занимаемся исполнением архивных законодательно-нормативных требований - то у нас есть старые практики, к которым мы можем вернуться, чтобы спасти нашу дисциплину - потому что архивное регулирование существует всего около 50 лет, в то время, как документы существуют несколько дольше.
Стоит также отметить, что если бы архивные службы могли обеспечить исполнение своих правил, то они бы это сделали. Раз они этого не делают, то, думаю, мы можем с уверенностью предположить, что сделать это невозможно.
Однако ценность документов признавалась задолго до того, как появилось архивное регулирование. Это было то, за что организации платили - и были рады платить, задолго до того, как кто-то сказал им: «вот закон, который говорит, что Вы должны за это платить, и Вы должны делать это, как Вам говорят эти люди». Документы имели ценность.
И в эпоху, когда мы каждый год создаем больше документов, чем планета создала за всю свою историю вплоть до момента, отстающего от сегодняшнего дня всего лишь на несколько лет, и когда вопросы, которые мы пытаемся организовать, более сложны, чем когда-либо, - это действительно хороший аргумент в пользу того, что мир сейчас нуждается в документах больше, чем когда-либо прежде.
Поэтому нам нужны люди, занимающиеся управлением документами, а не исполнением требований архивного законодательства.
И почему бы архивным службам не разработать модель регулирования, на реализацию которого у них действительно хватит политической силы? Понятное организациям, обеспечивающее деловую отдачу хорошее управление документами, в которое организации хотят инвестировать, - и признающее, что документ есть документ, где бы он ни находился, - в любом случае с гораздо большей вероятностью приведёт к формированию хороших архивов.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/are-you-here-for-records-or-archival
Комментариев нет:
Отправить комментарий