пятница, 11 сентября 2020 г.

Чего хотят те, кто жалуется на неуклюжую систему управления документами - чтобы она была проще или лучше?


Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 26 августа 2020 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

При проектировании любой системы нам приходится делать выбор - сделать её проще или лучше?

Этот вопрос – как вопрос проектирования iPhone. Когда был выпущен первый iPhone, пользоваться им было не легче, чем Nokia (и до сих пор не легче). В телефоне Nokia все операции - разблокировка, набор номера, звонок – выполняются очень просто. Но кто хочет вернуться к более простой модели? Кто сейчас думает о телефоне лишь как об устройстве для звонков? Люди хотели лучшего.

Если мы всегда исходим из того, что людям нужно что-то попроще, мы упускаем огромные возможности - возможности сделать систему лучше.

Большинство людей, с которыми я разговаривал, полагают, что пользователям нужна простота. Они ссылаются на жалобы пользователей на неудобные интерфейсы и на то, как сложно заставить людей использовать систему из-за таких интерфейсов. Простая же истина заключается в том, что если интерфейс не делает того, что пользователям необходимо, то уже не имеет значения, насколько удобным и красивым мы его сделаем, - и людей не волнуют документы сами по себе.

Ещё одна проблема заключается в том, что мы сами воздвигаем самые большие препятствия на пути к созданию простой системы. На деле упрощение системы не является для нас главной целью – в противном случае мы в первую очередь отказались бы от классификации документов по принципу «функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» (function-activity-transaction, FAT), и позволили бы пользователям систематизировать свою информацию так, как им удобнее. Системы управления документами становятся куда проще в отсутствие структуры, стратегического управления и мер контроля (пусть даже в конечном итоге возникает полный беспорядок), но я вижу мало желающих пойти на такого рода компромисс.

Я думаю, что нежелание идти на компромиссы привело нас туда, где мы сейчас находимся – к ситуации, когда мы совершенно серьёзно считаем, что пользователи использовали бы систему управления документами, будь она достаточно простой. Правда же заключается в том, что не имеет значения, насколько простыми мы сделаем такие системы, потому что управление документами - это наша работа, а не пользователей, и пользователей волнует только их собственная работа. Если мы не обеспечим им возможность лучше выполнять свою работу в рамках документной системы, они и дальше не захотят эту систему использовать.

Поэтому есть только одно осмысленное определение лучшей системы управления документами: «Более совершенная система управления документами помогает пользователю лучше выполнять свою работу».

Стремление к лучшему заставляет людей ходить в спортзал, это то, поступать в университет, выбирать более сложную работу, и оно же может заставить их использовать системы управления документами, независимо от того, сколько дополнительных миллисекунд занимает отработка каждого щелчка мышью.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/08/26/those-people-complaining-about-the-clunky-records-system-do-they-want-it-to-be-easier-or-better/

Комментариев нет:

Отправка комментария