понедельник, 21 сентября 2020 г.

Движущаяся цель электронного управления документами, часть 1


Статья Троя Шнайдера (Troy K. Schneider – на фото) была опубликована 4 сентября 2020 года на американском сайте Federal Computer Week (FCW, http://fcw.com/ ).

Федеральные органы исполнительной власти США продолжают прилагать усилия для исполнения требований совместного меморандума Административно-бюджетного управления президентской администрации и Национальных Архивов OMB/NARA M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/06/M-19-21.pdf ), однако появляются новые проблемы, связанные с внедрением новых технологий совместной работы.

В соответствии с требованиями Меморандума M-19-21 Административно-бюджетного управления президентской администрации США (Office of Management and Budget, OMB), федеральные органы исполнительной власти должны полностью перейти на использование электронных документов к концу 2022 года, а Национальные Архивы к этому же времени прекратят приём новых бумажных документов на архивное хранение. Эти перемены имеют ключевое по важности значение для повышения эффективности и продуктивности деятельности государственных органов, однако для своевременного выполнения всех перечисленных в меморандуме промежуточных этапов ведомствам потребуется кардинально переосмыслить то, как они обрабатывают и управляют документами и электронным контентом.


По прошествии чуть более года с момента запуска этого процесса (меморандум был опубликован 28 июня 2019 года – Н.Х.), издание FCW собрало группу специалистов по управлению документами, представляющих различные федеральные органы исполнительной власти, с тем, чтобы обсудить, что необходимо для реального перехода к электронному управлению документами (информацию об этом виртуальном мероприятии можно найти здесь: https://fcw.com/events/2020/QAI-Konica-Minolta-Late-June/home.aspx - Н.Х.). Ход дискуссии протоколировался, но без указания индивидуального вклада участников (список участников см. на стр. 43 – имеется в виду вот эта публикация: https://www.qualityassociatesinc.com/wp-content/uploads/2020/08/FCW-August-2020-Moving-target.pdf ; список участников приведен на последней странице - Н.Х.), а цитаты были отредактированы с целью сделать текст более коротким и ясным. И вот что сказала эта группа:

Работа идёт по плану, но ресурсов не хватает

Хотя уровень готовности заметно варьировался от одного федерального органа к другому, большинство участников сообщило, что они находятся на пути к тому, чтобы выполнить требования меморандума M-19-21 в установленные сроки. В то же время некоторые специалисты высказали опасения по поводу того, что Национальные Архивы США (NARA) вовремя завершат разработку стандартов и протоколов для передачи в архивы документов постоянного срока хранения.

«Моя философия всегда заключалась в том, чтобы использовать доступные инструменты и ресурсы и выйти на тот рубеж, когда ведомство готово передать их в NARA», - сказало одно из официальных лиц. «А затем, когда появятся эти стандарты, мы сможем обеспечить соответствие требованиям… Таким образом, мы, по крайней мере, движемся к этому рубежу, а не ждём до тех пор, пока получим исчерпывающие указания».

Другой коллега отметил, что Национальные Архивы при разработке стандартов «всегда были хорошим партнером федеральных органов исполнительной власти», и «обеспечивали им достаточную методическую поддержку для того, чтобы те могли пойти по правильному пути в плане выявления имеющихся пробелов».

Однако достаточность имеющихся инструментов и ресурсов - это уже другой вопрос. «Ресурсов всегда не хватает», сказал один из участников дискуссии. «У нас есть отличные ресурсы», - подчеркнул он, имея в виду персонал и указания по срокам хранения документами и действиям по их истечении, - но потребности деловой деятельности их рано или поздно перекроют – а широкое внедрение в этом году средств коллективной работы в условиях дистанционной работы лишь увеличило степень сложности.

Большинству федеральных органов было сложно обеспечить выделение целевого финансирования на управление электронными документами, хотя многие участники обсуждения отметили, что Административно-бюджетное управление (OMB) работает над решением этой проблемы в следующем бюджетном цикле. На данный момент, как сообщило большинство коллег, они пытаются вписать усилия по выполнению требований меморандума M-19-21 в другие проекты, у которых есть финансирование.

По словам одного из участников, это ни что иное, как попытки выехать (piggybacking) за счёт других проектов. «Если я им говорю, что пришёл к ним помочь с решением их болезненных проблем управления информацией, то мне очень быстро удаётся их заинтересовать. Кроме того, упор на э-раскрытие и обеспечение возможности вести поиск документов на любых платформах привлекает внимание людей - может быть, не руководства, но, безусловно, тех специалистов, у которых есть соответствующие потребности и которые готовы поддержать меня, подняв этот вопрос перед своим руководством».

Персонала недостаточно, и не хватает нужных знаний и навыков

По словам многих участников, кадры являются тем ресурсом, который труднее всего обеспечить, потому что сотрудникам, имеющим опыт работы с документами, часто не хватает необходимых сегодня знаний и навыков работы с данными и использования современных технологий.

«Я люблю своих сотрудников, занимающихся управлением документами», - сказал один из них. «Это фантастические люди. Но они не специалисты по базам данных. Они не специалисты по технологиям».

Этот руководитель также добавил, что есть проблемы просто с численностью персонала, однако федеральным органами в первую очередь нужны специалисты по работе с документами, которые способны «понять технологию и разобраться в её деталях, а не просто назначать для неё правила хранения».

«Мы недоукомплектованы персоналом», - согласился другой участник, но «что еще более важно, мы даже не понимаем масштабы использования технологий в настоящее время. Сейчас так много всего объединяется друг с другом в разных форматах, что мы не в состоянии понять, как на самом деле всё это сохранить, собрав в какое-то дело или организовав каким-либо иным способом. Так что каждый день у нас есть проблемы с приходящими на работу сотрудниками.

В то же время, по словам первого руководителя, наиболее серьёзный пробел может заключаться в «уважении, которое требуется для выполнения данной работы» и в предоставлении службе управления документами права голоса при разработке деловых процессов и систем.

По мнению третьего руководителя, многие службы управления документами сами загнали себя в этот угол. «Мы использовали всё те же старые рецепты привлечения внимания к управлению документами посредством поиска влиятельного лица, которое будет отстаивать наши интересы - по крайней мере, пока оно не получит повышение или не перейдёт на другую работу», - отметил этот специалист. «И мы выстроили большую структуру того, что директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов – Н.Х.) Лоренса Брюер (Laurence Brewer) назвал очень тоненькой структурой поддержки, когда мы зависим от хранителей документов и от партнёров, для которых управление документами не входит в служебные обязанности, - но мы постоянно их обучаем. Мы таким образом создаем бюрократию, теневую группу людей, для которых управление документами не является их основным делом. И все наши ресурсы в области управления документами уходят на обучение, поддержку, ежемесячные встречи и последующие действия». Этот участник дискуссии подчеркнул, что, когда в его федеральном органе такой человек, отстаивавший интересы службы управления документами, ушел на пенсию, «Мы потеряли все свои деньги».

Сейчас, по словам этого руководителя, служба управления документами в его органе исполнительной власти в большей степени перешла на выполнение роли консультанта. «Позвоните нам, и мы будет разбираться отдельно с каждым конкретным случаем. Таким образом, мы реально решаем проблемы и укрепляем поддержку деловыми подразделениями выделения нам ресурсов, а также выявляем возможности, когда мы можем позиционировать себя на уровне управления документами, чтобы помочь им с формированием политик и решением наболевших вопросов управления информацией».

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2020/09/2.html )

Трой Шнайдер (Troy K. Schneider),
главный редактор изданий «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, FCW) и «Государственные компьютерные новости» (Government Computer News, GCN)

Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2020/09/04/fcw-perspectives-m1921-erm.aspx

Комментариев нет:

Отправка комментария