Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве - о цифровой трансформации Росархива

3 сентября 2020 года в Казани прошел Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Росархиве). С докладом «Цифровая трансформация Росархива» выступил статс-секретарь – заместитель руководителя Росархива Олег Владимирович Наумов.

Выступает О.В.Наумов

О.В.Наумов отметил, что практическая реализация цифровой трансформации Росархива возложена:

• На него, как ответственного за ее проведение;


• На проектный офис в Управлении государственной политики и нормативно-правового регулирования;


• На Российский государственный архив научно-технической документации, в структуре которого создается самостоятельное структурное подразделение, которое будет выполнять функции службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

В федеральном реестре государственных услуг за агентством числятся две услуги:

• Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской;


• Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Олег Владимирович подчеркнул, что хотя в настоящий момент доля обращений заявителей для получения этих услуг в электронном виде составляет уже более 90 процентов, обе они согласно матрице оценки «цифровой зрелости» государственных услуг, утвержденной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий предпринимательской деятельности в марте 2019 г., находятся пока на «начальном» уровне.

От также отметил, что эти услуги не могут быть переведены на самый высокий уровень цифровой зрелости («Супер»), ибо «невозможно обеспечить их так называемую проактивность, так как характер поступающих социально-правовых и тематических запросов нельзя предугадать заранее, а также вследствие неширокого, во всяком случае, пока, практического применения и признания на межгосударственном уровне электронного апостиля».

Росархив считает, что их цифровая трансформация всё же возможна в случае перехода на:

• Экстерриториальный принцип предоставления государственной услуги;


• Автоматическое принятие решения без участия государственного служащего при ее предоставлении;


• Прием обращений заявителей и предоставление результата получения услуги в электронном виде через ЕПГУ.

Для этого необходимо внести соответствующие изменения в административные регламенты оказания этих государственных услуг, а также провести техническое сопряжение используемых при их оказании информационных систем – АИС Запросы, Центрального фондового каталога, БД по местам хранения документов по личному составу и официального сайта Росархива – между собой и с Единым порталом государственных услуг. По нашему мнению, это позволит заметно повысить адресность запросов, прежде всего, социально-правового характера, направляемых в архивные учреждения гражданами, отделениями Пенсионного фонда России и органами социальной защиты, что в конечном итоге положительно скажется на сроках оформления пенсий и/или льгот населению.

О.В.Наумов отметил, что несмотря на то, что непосредственное обслуживание пользователей в читальных залах не входит в число государственных услуг Росархива, ведомство хорошо понимает необходимость и общественную значимость цифровой трансформации этого направления архивной деятельности. Росархив разработал законопроект «О внесении изменения в статью 26 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», предусматривающий создание информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним. Олег Владимирович подчеркнул, что «внедрение такой системы открывает возможности осуществлять поиск необходимой ретроспективной информации не только по архивным шифрам и заголовкам дел, но и контекстный поиск непосредственно по оцифрованным образам документов на основе применения технологий «искусственного интеллекта»».

По мнению докладчика, своевременное внесение этого законопроекта в Правительство РФ (до декабря 2020года) «находится под большим вопросом, вследствие отсутствия до настоящего момента требуемого действующим порядком разработки нормативных правовых актов согласования со стороны Минкомсвязи России».

«Вызывает недоумение, что эта инициатива Росархива, позволяющая обеспечить переход к предоставлению востребованных обществом услуг в электронной форме, и уже, кстати говоря, успешно реализованная в ряде субъектов Российской Федерации, не находит понимания у федерального органа, отвечающего за проведение цифровой трансформации в стране».

Мой комментарий: Было бы интересно узнать, какие положения законопроекта вызывают недовольство Минкомсвязи –скажем,  платность предоставления доступа к архивным документам в электронном виде или что-то ещё?

О.В.Наумов также сообщил, что используемый в настоящее время для автоматизированного учета документов ПК «Архивный фонд» морально и технологически устарел.

«В связи с этим Росархив в рамках цифровой трансформации планирует параллельно и в тесной увязке с разработкой Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, призванного заменить действующий с 1997 года Регламент государственного учета, приступить к переходу на принципиально новое программное обеспечение автоматизированного учета с размещением в Государственной единой облачной платформе.

В целях правового обоснования создания и эксплуатации такой информационной системы Росархив предложил соответствующие дополнения в статью 19 Закона об архивном деле, включенные в законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и(или) материальных дубликатов документов», в настоящее время находящийся на стадии внесения в Правительство Российской Федерации.

Техническое задание на функциональные требования этой информационной системы необходимо будет формировать уже с учетом требований нового Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разработку проекта которого запланировано закончить в первой половине 2021 года.»

В завершение этой части своего выступления, О.В.Наумов посетовал на то, что формирование массивов данных для цифровизации государственных услуг и функций Росархива невозможно осуществить без проведения масштабной оцифровки архивных документов и средств их поиска. «Но, к сожалению, после завершения федеральной целевой программы «Культура России» целевым порядком эта работа не ведется вследствие отсутствия финансирования, а наши неоднократные обращения в Минкомсвязи с просьбой о выделении средств федерального бюджета на эти цели остаются пока безответными».

Статс-секретарь надеется, что проект ведомственной программы цифровой трансформации Росархива будет одобрен Президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности.

В результате реализации программы к концу 2023 года Росархив рассчитывает по государственной услуге «Организация информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» достигнуть «продвинутого» уровня цифровой зрелости;

• Обеспечить онлайн доступ к справочно-поисковым средствам, в первую очередь к архивным описям;


• Свести до минимума число непрофильных запросов социально-правового характера поступающих в архивные учреждения от граждан, отделений Пенсионного фонда России, органов социальной защиты;


• Перейти при обслуживании пользователей в читальных залах федеральных архивов в основном к использованию электронных копий архивных документов вместо подлинников на бумажном носителе;


• Внедрить элементы искусственного интеллекта для поиска необходимой пользователям ретроспективной архивной информации;


• Обеспечить ежегодный рост основных показателей деятельности федеральных архивов, в том числе числа пользователей, не менее чем на 5 процентов;


• Полностью перевести используемые Росархивом информационные системы на отечественное программное обеспечение и их размещение в государственной единой облачной платформе;


• Обеспечить экономию средств бюджетов всех уровней.

Мой комментарий: Похоже, Росархив не смог найти общий язык с новой командой Минкомсвязи. По двум ключевым вопросам, связанным с финансированием отрасли, Минкомсвязи не поддерживает инициативы Росархива, что очень печально.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2020-kazan.shtml