вторник, 22 сентября 2020 г.

Движущаяся цель электронного управления документами, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2020/09/1.html )

Инструментов слишком много?

Проблема кадровых и финансовых ресурсов усугубляется быстро расширяющимся набором средств информационного обмена, используемых федеральными органами исполнительной власти. По словам участников дискуссии, слишком часто внедрение и развертывание этих инструментов происходит без принятия во внимание требований Закона о федеральных документах (Federal Records Act).

Один из руководителей назвал поучительной историей опыт работы с SharePoint: «За десятилетие люди потратили многие миллионы долларов на чистку SharePoint, потому что изначально они не задумались о связанных с этим решением проблемах стратегического управления». Теперь, благодаря расширению масштабов дистанционной работы в этом году, вызванному пандемией COVID-19, число пользователей решения компании Microsoft для коллективной работы Microsoft Teams выросло «за шесть недель с 31 миллиона пользователей сначала до 44 миллионов пользователей, а затем до 75 миллионов пользователей. Впоследствии нас ждут колоссальные проблемы в плане стратегического управления информацией».

«Неизбежно по мере того, как мы переходим в облако, и особенно по мере переноса в облако приложений, темпы перемен ускоряются», - сказал другой руководитель. «И я думаю, что это влечёт за собой определённый риск устаревания и проблемы с решениями третьих сторон, которые подключаются к облачным решениям, потому что они не развиваются с той же скоростью, что и платформа. У меня нет готового ответа на этот вопрос; но меня он беспокоит с точки зрения того, как все эти элементы в конечном итоге будут сочетаться друг с другом».

Осложнения могут возникать даже тогда, когда конкретное приложение используется практически повсеместно. В частности, дискуссионная группа обсудила преимущества и недостатки использования функциональных возможностей для управления документами, встроенных в Office 365. Ряд коллег скептически оценивает их достаточность для выполнения требований их государственных органов, а один из них отметил, что не все эти возможности в момент их развёртывания были авторизованы в рамках Федеральной программы управления рисками и авторизацией (Federal Risk and Authorization Management Program, FedRAMP).

Другие коллеги, однако, указали на более широкую экосистему инструментов, которые доступны для реального управления документами в среде Office 365. «Существую другие игроки и партнеры, которые заполняют некоторые из этих пробелов», - сказал один из них.

В конечном итоге, как заметил ещё один руководитель, «это сообщество систем, поддерживающих бизнес-процесс. Полагаю, что мы, как профессиональное сообщество, всё ещё никак не можем приспособиться к быстроте перемен и постоянно меняющемуся ландшафту. И у нас нет такой роскоши, чтобы сидеть и ждать».

Стоит ли использовать CDM-модель для управления документами?

Один из участников дискуссии высказал мнение о том, что Программу непрерывной диагностики и смягчения последствий (Continuous Diagnostics and Mitigation Program, CMD), - в рамках которой Департамент внутренней безопасности (Department of Homeland Security, DHS) и Управление общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA) утвердили список продуктов, требования к отчетности в масштабе федерального правительства и даже предусмотрели централизованное финансирование инструментов кибербезопасности, - можно имитировать для целей управления электронными документами.

«Хотя я и не надеюсь на то, чтобы Национальные Архивы стали таким же спонсором, как это делает DHS», - сказал этот руководитель, идея «нам очень интересно использование модели CDM в том плане, как мы закупаем инструменты, интегрируем их и формируем интегрированный набор инструментов».

Унаследованные архивы и будущие данные

В конечном итоге члены дискуссионной группы согласились с тем, что основы важнее конкретных технологий.

«Глядя на своих коллег из других федеральных органов, я вижу, что они потратили невероятные суммы денег на развёртывание технологических решений», - отметил один из участников. «И эти решения оказались далеко не такими эффективными, как рекламировались, потому что не были выполнены определенные основополагающие работы - например, осознание указаний по срокам хранения Вашего органа; организационных и институциональных изменений, связанных с процессами и функциональными возможностями, которые действительно необходимо реализовать для создания «правильных» документов. Это не было сделано до внедрения технологических решений, и кончается это тем, что руководство говорит: «Ну, мы потратили 5 миллионов долларов на это решение, и от него нет никакой пользы».

«Я придерживаюсь принципа: никакая технология не прослужат дольше трех-пяти лет», - сказал этот руководитель. «Технология будет меняться. И здесь Вы автоматически попадаете в область более высокоуровневых политик, структур данных и соглашений об именовании, потому что начинаете думать: как мне взять то, что у нас есть сейчас, и мигрировать всё это в следующий инструмент, каким бы тот ни оказался?"

Кроме того, федеральные органы изо всех сил стремятся соблюсти два четко определенных меморандумом M-19-21 крайних срока: для конверсии унаследованных бумажных документов в электронные, и для обеспечения того, чтобы текущие и будущие бизнес-процессы изначально создавали электронные документы.

«Вероятно, во всём мире недостаточно ресурсов» для решения каждой из этих задач в каждом индивидуальном случае, - отметил один из участников. «Мы стали смотреть на вещи более широко», с тем, чтобы создать стратегическое управление, рабочие процессы и указания по срокам хранения, которые можно было бы применять повсеместно.

«Хотя на первый взгляд представляется, что это не связанные друг с другом проекты, - и на каком-то уровне так и есть, - это одна большая диаграмма Венна (о диаграммах данного вида см. Википедию, https://ru.wikipedia.org/wiki/Диаграмма_Венна - Н.Х.)», - отметил другой коллега. «Есть того, что Вам нужно сделать для проведения оцифровки, есть масса вещей, которые Вам также необходимы для перехода на новые технологии. Поэтому было бы ошибкой не посмотреть, имеются ли такие общие усилия, которые позволят решить обе проблемы одновременно».

«Невозможно объять сразу всё», - предупредил этот коллега, отметив, что неконтролируемое расширение масштабов проектов (scope creep) продолжает вызывать беспокойство. «Я думаю, что должно произойти определенное корректировка ожиданий. Только потому, что некая технология существует, Конгресс никогда не выделит нам бюджет, достаточный для того, чтобы оправдать их ожидания с точки зрения воспроизводимости всего создаваемого нами информационного мусора. Мы должны начать этот честный разговор, в противном случае мы оказываем обеим сторонам медвежью услугу».

Сделать электронные документы частью ИТ-модернизации

Тем не менее, технология является частью уравнения, и участники дискуссии предсказывают, что долгосрочный успех будет зависеть от лучшей интеграции управления электронными документами в более широкие стратегии ИТ-модернизации органов исполнительной власти.

«Я мечтаю найти источники финансирования от Фонда модернизации технологий (Technology Modernization Fund)», - сказал один из коллег, - «потому что многое из того, что мы обсуждали, касается того, как мы обрабатываем информацию, что по определению является управлением документами». По его словам, модернизация должна включать в себя нечто большее, чем просто модернизацию «труб», и распространяться на то, «как мы управляем процессами создания, контекстуализации и хранения информации, от начала и до конца».

По словам другого руководителя, такой подход возвращает нас к идее «выезжать» за счёт других инициатив и добиваться реального места за столом, где принимаются решения. «Это вопрос не об управлении документами и не о бюджете как таковых. Это поиск деловой потребности, привязка к ней и получение своего кусочка пирога. И я полагаю, что это и происходит в рамках усилий по модернизации. Вам просто нужно знать, что идет модернизация».

Трой Шнайдер (Troy K. Schneider),
главный редактор изданий «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, FCW) и «Государственные компьютерные новости» (Government Computer News, GCN)

Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2020/09/04/fcw-perspectives-m1921-erm.aspx

Комментариев нет:

Отправка комментария