Архивы австралийского штата Квинсленд ищут поставщиков архивной информационной системы, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1.html )

Приложение 4 «Целевое состояние системы электронной архивации»  (Digital Archiving Target State) описывает функциональную модель электронного архива (см. рис.3). Модель, предложенная Архивами Квинсленда, представляет собой хорошо известную модель OAIS, расширенную путем добавления функционального модуля «Управление деятельностью архива» (Archival Management).

Рис.3. Функциональная модель электронного архива. Её основные модули – «Ввод» (Ingest), «Действия по обеспечению долговременной сохранности» (Preservation treatments) и «Хранение» (Storage), «Управление деятельностью архива» (Archival Management, AMS) и «Предоставление доступа» (Access).

У Архивов Квинсленда в настоящее время имеются следующие дополнительные «архивные» функциональные возможности, выходящие за рамки модели OAIS, которые Архивы желают сохранить и которые, соответственно, будут включены в техническое задание на систему электронной архивации. Это:

• Документирование истории государственных органов.


• Управление местоположением и местами хранения аналоговых документов;


• Документирование решений, принимаемых по итогам экспертизы ценности;


• Планирование деятельности по обеспечению долговременной сохранности аналоговых документов;


• Управление доступом к аналоговым документам, включая сведения о выдаче дел, запросы на выдачу документов в читальном зале, информацию о выдаче документов во временное пользование (для организуемых штатом выставок) и запросы на изготовление копий.

Приложение 2 «Функции управления деятельностью архива» (Archival Management Functions) разъясняет потенциальным поставщикам специфику архивной деятельности, отличия архивных информационных систем от СЭД/ECM-систем, а также особенности австралийской архивной практики. Содержание этого документа следующее:

1. Функции управления деятельностью архива

2. Что такое архивы и в чём их особенности?

• Документы и их происхождение (provenance)
• Упорядочение и описание документов
• Архивные фонды (fonds), группы документов (record groups) и австралийская система серий документов
• Экспертиза ценности документов

3. Каковы особенности систем управления архивными документами (Archival Management Systems, AMS)?

• Управление физическими и электронными архивными документами
• Текущее положение дел в Архивах Квинсленда
• Ожидаемые результаты
• Высокоуровневая диаграмма сущность-связь для функций управления деятельностью архива

Ниже приведен перевод отдельных положений данного документа:

3. Каковы особенности систем управления архивными документами?

Системы управления архивными документами представляют собой программные системы, обеспечивающие интеллектуальный контроль над документами (любого вида) путем описания документов и их происхождения. Современные системы такого рода часто включают интегрированную поддержку архивных рабочих процессов, в том числе экспертизу ценности, приём на хранение, упорядочение, архивное описание, действия по обеспечению долговременной сохранности, отслеживание физического местоположения и управление коллекциями. Они часто содержат функциональные возможности для поиска, выявления, формирования отчетов, запроса и извлечения физических документов и просмотра электронных документов. Реализация множества функций в рамках монолитной системы не является идеальным подходом и часто приводит к проблемам при адаптации этих систем к новым бизнес-моделям и требованиями. В этой связи более подходящим может быть модульный подход.

Системы управления архивными документами от систем управления контентом, электронными активами и библиотеками отличает то, что в процессе упорядочения и описания государственных архивных документов они должны поддерживать документирование сложных отношений происхождения документов. Архивные системы, разработанные для европейского или американского рынков на основе концепций «фондов» или «групп документов», возможно, потребуется доработать или переделать с тем, чтобы они могли поддерживать более гибкую и сложную австралийскую систему серий.

3.3 Текущее положение дел в Архивах Квинсленда (QSA):

• Имеющаяся у Архивов Квинсленда система управления архивными документами (Archives One) управляет физическими архивными документами. Он создана на основе технологий, которые скоро перестанут поддерживаться, и не в состоянии адекватно управлять изначально-электронными документами. В кратко- или среднесрочной перспективе Архивы Квинсленда намерены заменить это решение, с тем, чтобы обеспечения непрерывность деловой деятельности и повысить качество предоставляемых услуг.


• Функциональные возможности поиска, имеющиеся в решении Archives One (как в публичной веб-версии «Архивного поиска» (Archives Search), так и в версии для внутреннего использования персоналом Архивов) являются недостаточно интуитивными и выдают неполные результаты (иметься ограничение в 1000 результатов). Пользователи, привыкшие к современным средствам поиска типа Google и к средствам фасетного поиска, ждут от новой системы расширенных возможностей.

3.4 Ожидаемые результаты

• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут в конечном итоге поддерживать передачу, упорядочение, описание, управление, контроль, обеспечение безопасности, распространение, обеспечение долговременной сохранности и непрерывного доступа к физическим и электронным (как оцифрованным, так и изначально-электронным) документам;


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут интегрированы с новым «слоем» поиска и предоставления доступа (или с публичным порталом для клиентов), обеспечивая интегрированный поиск физических, оцифрованных и изначально-электронных материалов.


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут интегрированы с новым порталом государственных органов штата, давая возможность эти органам управлять и представлять отчетность о своих документах, а также взаимодействовать с Архивами Квинсленда (в части передачи документов, экспертизы ценности и т.д.).


• Планирование проекта по очистке и реструктуризации имеющихся данных в рамках подготовки к миграции данных в новую систему пока находится на ранних этапах. Дорожная карта и методология перехода от нынешней архивной системы (включая очистку данных, их преобразование и импорт описательных метаданных и метаданных происхождения в новые модули системы управления архивными документами) станут предметом рассмотрения семинаров, посвященных проверке идеологии нового решения.


• Рабочие процессы для физических и электронных документов будут поддерживать «гибридную» передачу документов на архивное хранение (т.е. передачу физических и электронных документов в одной партии);


• Рабочие процессы для физических и электронных документов будут достаточно похожи, с тем чтобы персонал мог легко освоить обработку физических и электронных документов, и чтобы свести к минимуму требования к обучению.


• Уникальные для физических документов процессы будут проанализированы и реализованы или переработаны таким образом, чтобы стать частью, интегрироваться или работать бок о бок с новыми системами управления архивными документами, рабочими процессами и доступом.


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут включать полный и гибкий набор средств создания отчетов, удовлетворяющий потребностям внутренних и внешних пользователей.

Источник: сайт QTender
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?action=display-tender-details&id=16195