18-19 ноября 2015 года пройдёт организуемая ВНИИДАД 21-я научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: проблемы стандартизации» ( http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=category&id=258&Itemid=788 ).
В.Ф.Янковая уже рассказывала о работе над этим документом, который должен прийти на смену ГОСТ Р 6.30-2003, в своей статье «О подготовке нового ГОСТ Р УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов взамен ГОСТ Р 6.30-2003» в журнале «Секретарь-референт» (№ 1, 2015 г.), см. http://www.profiz.ru/sr/1_2015/novij_gost/
Область применения стандарта описана следующим образом:
«Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.Терминология
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов и служебных отметок на документе; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов и служебных отметок на документе; образцы бланков; правила изготовления документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.»
В документе появился небольшой, но существенный терминологический раздел. Он содержит всего 5 терминов:
3.1 Реквизит документа: Элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним.
Для сравнения:
3.2 Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа.
- Реквизит документа: Элемент оформления документа. (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.36)
- Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477)
Для сравнения:
3.3 Рабочее поле документа: Площадь документа, предназначенная для размещения реквизитов и текста.
- Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.48)
3.4 Служебное поле документа: Площадь документа, предназначенная для его закрепления в технических средствах, а также для нанесения отдельных реквизитов.
3.5 Служебная отметка на документе: Элемент документа, необходимый для включения документа в документооборот, организации исполнения документа и его последующего хранения.
Реквизиты
Число реквизитов не изменилось (30), однако их состав несколько изменился. Появились новые реквизиты:
- Наименование структурного подразделения – автора документа
- Наименование должности лица – автора документа
- Отметка об электронной подписи
- Гриф ограничения доступа к документу
- Текст документа более не рассматривается как реквизит, и требования к нему описаны в отдельном разделе стандарта
- Вместо двух реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «герб субъекта Российской Федерации» появился (что вполне логично) расширенный реквизит «герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»
- Реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» разделён на два - «эмблема организации» и «товарный знак (знак обслуживания)»
- Реквизит «Справочные данные об организации» поглотил ещё три реквизита - «код организации», «основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)»
- «Ссылка на электронный документ» вместо «идентификатор электронной копии документа»
- «Наименование организации – автора документа» вместо «наименование организации»
- «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» вместо «ссылка на регистрационный номер и дату документа»
- «Печать» вместо «оттиска печати»
- «Виза» вместо «визы согласования документа»
- «Отметка о поступлении документа» вместо «отметка о поступлении документа в организацию»
- «Отметка о приложении» вместо «отметка о наличии приложения»
- «Отметка о направлении документа в дело» вместо «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
- Наименование организации – автора документа. В проекте рекомендуется использовать наименование, закрепленное в учредительных документах организации (уставе или положении). Как мне кажется, здесь желательно было бы учесть то, что с 27 декабря 2015 года организации вправе использовать типовой устав, в котором наименование конкретной организации не будет указано (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/07/blog-post_43.html ):
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)Возможно, стоило бы в таком случае порекомендовать указывать наименование организации в соответствии с данными Единого государственного реестра юридических лиц.
Статья 52. «Учредительные документы юридических лиц»
2. Юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом. Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц.
Типовой устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не содержит сведений о наименовании, фирменном наименовании, месте нахождения и размере уставного капитала юридического лица. Такие сведения указываются в едином государственном реестре юридических лиц
Источник: сайт ВНИИДАД
http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2084&Itemid=842
А чем "оттиск печати" не верен?
ОтветитьУдалитьВидимо, длинновато, по нынешним временам! Поэтому просто "печать" - все же ведь и так понимают, что это оттиск, а не само устройство :)
Удалитьа почему они выставляют его для обсуждения у себя, а не на regulation@gov.ru?
ОтветитьУдалитьНа regulation@gov.ru размещаются только проекты закондательных и нормативно-правовых актов, а это проект стандарта.
ОтветитьУдалитьВ.Ф.Янковая и пр. с пеной у рта доказывали что «уважаемый» и «с уважением» масло масленое, а теперь это прописано, так же как и сокращения «г-н и г-жа» были неприличными теперь нормально. Рекомендованные размеры шрифтов просто огромны, большинство компаний не используют такие размеры, уменьшая в целях экономии бумаги
ОтветитьУдалитьу меня только проект скачался кособоким и контуженым? или они вордоский документ нормально не могли сделать?
Добрый день, Наталья!
ОтветитьУдалитьБуду очень признательна, если узнаю Ваше мнение и ответы на ряд вопросов, возникших по поводу применения нового стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016:
1) Состав реквизитов. Объясните, пожалуйста, целесообразность выделения эмблемы и товарного знака (знака обслуживания) в отдельные реквизиты. Связано ли это с особенностями их использования в соответствии с определенными нормативно-правовыми актами? Или это зависит от статуса субъекта? Эмблему могут иметь и федеральные органы власти, и государственные и негосударственные организации. Товарный знак – исключительно негосударственные организации. В чем состоит их принципиальное различие?
2) Состав реквизитов. Почему, на Ваш взгляд, в редакции нового стандарта был изъят реквизит «Идентификатор электронной копии документа»? Он нес определенную функцию, помогал в информационно-справочной работе с документами. С помощью данной отметки мы могли найти электронную версию внутреннего документа, сканированный образ входящего документа.
3) Оформление реквизитов. В пп. 5.1 и 5.2 говориться о проставлении Гербов, эмблемы и товарного знака на верхнем поле листа на расстоянии 10 мм от верхнего края. Почему в схемах расположения реквизитов (приложение Б) сохранилось предыдущее поле 3 мм? Как Герб можно вместить в блок, высотой 17 мм?
4) Оформление реквизитов. Появляется вопрос о других возможных вариантах оформления даты (п. 5.10). Почему в указанных примерах не стоит знак нуля при словесно-цифровом оформлении даты? В данном случае «злоумышленники» могут дописать цифры «1» или «2», таким образом подделать настоящую дату документа. Почему нет варианта с полным написанием года, например: «10 марта 2016 года», или международного формата даты «2016.03.10»?
5) Оформление реквизитов. Всегда интересовал вопрос, почему при оформлении элемента «почтовый адрес» в реквизите «Адресат» общепризнанное сокращение «ул.» (пл., пер., пр-т и др. географические термины) проставляется после собственного названия улицы? Где это правило прописано?
Продолжение в следующем комментарии…
Прололжение…
ОтветитьУдалить6) Оформление реквизитов. Заголовок к тексту (п. 5.17). Рассматриваемый реквизит пишется с прописной или строчной буквы? В стандарте прямо не проговаривается, но подразумевается, что с большой буквы: «О» или «Об». Хотя в делопроизводственной практике, в случаях написания заголовок сразу после наименования вида документа на следующей строке, пишут с малой буквы.
7) Оформление реквизитов. Особенности оформления грифов утверждения и согласования. При утверждении документа должностным лицом наименование должности пишется с прописной буквы, распорядительным документом – наименование документа пишется со строчной буквы? Почему ключевое слово «УТВЕРЖДЕН» меняется в зависимости от наименования вида утверждаемого документа, а ключевое слово «СОГЛАСОВАНО» остается без изменений?
8) Оформление реквизитов. Вопрос связан с применение норм и правил русского языка. С каких пор после заключительной формы вежливости «С уважением» ставится запятая? Почему между инициалами имени и отчества не ставится пробел? Согласно правилам после сокращения с точкой ставится один пробел. Например: Семенова А. И. или А. И. Семенова. В примере оформления реквизита «Отметка о направлении документа в дело» применяется условно принятое сокращение «г.», хотя если обозначение даты состоит только из года, слово «год» пишется полностью. Также в оформлении данного реквизита опущена расшифровка подписи. Проанализировав текст стандарта, можно найти ошибки в орфографии, а именно в случаях употребления малых и прописных букв. Например, в п. 5.25 наименование e-mail оформлено с прописной буквы.
9) Оформление реквизитов. Кто должен проставлять реквизит «Отметка о направлении документа в дело»? Руководитель подразделения или исполнитель поручения, указанный в резолюции?
10) Оформление реквизитов. В ГОСТе Р 6.30-2003 реквизит «Отметка об исполнителе» включал исключительно инициалы и фамилию исполнителя, в новом ГОСТе приведен пример полного имени. Возникает вопрос, оформлять данную отметку можно только одним способом, предложенном в ГОСТе Р 7.0.97-2016?
11) Бланки документов. Могут ли в делопроизводственной практике применяться бланки формата А3 при оформлении документов в виде таблиц?
Спасибо большое за ответы.
С уважением
Яна
Добрый день, Яна,
ОтветитьУдалитьМы задали много любопытных вопросов – и мне на многие из них ответить трудно, поскольку я специалист по современным, а не по античным технологиям управления документами. По мне, оформление документов определяется в первую очередь прямыми требованиями законодательства и потребностями деловой деятельности, а не странными «хотелками» Росархива/ВНИИДАД.
Выделение эмблемы и товарного знака. А какая разница для практики? По-моему, никакой :)
Состав реквизитов. Мы уже ушли от того, что перечисленные в стандарте реквизиты являются обязательными. Если Вам нужен какой-то ещё реквизит, ну и используйте его на здоровье!
Оформление реквизитов. Это всего лишь рекомендации. Не воспринимайте их слишком серьёзно. Несоответствия стандарту, как правило, никак не влияют на юридическую силу документа. То, что стандарт в ряде случаев нелогичен – следствие его долгой и трудной жизни, относитесь к нему терпимо, как к престарелому родственнику :)
(окончание в следующем комментарии)
(окончание)
ОтветитьУдалитьПочтовый адрес: Пишите название улицы так, как она на самом деле официально называется. Адрес должны правильно понять сотрудники почты, ориентируйтесь на них, а не на советы «теоретиков». Вообще почтовый адрес следует оформлять согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_173103/
Пробелы и запятые. Мне лично нравится ставить запятую после «С уважением», и я ненавижу пробелы после инициалов и между ними, это, с моей точки зрения, некрасиво и мешает нормальному восприятию текста (особенно когда при автоматическом переносе инициалы отрываются от фамилии). Красота в глазах смотрящего …
Отметки о направлении документа в дело проставляет уполномоченное на то лицо, и не дело стандарта определять, кто таким лицом будет.
Отметка об исполнителе. С моей точки зрения, организация может сама выбрать, как её оформлять, исходя из своих деловых потребностей и представлений о красоте. Вообще, это отмирающий реквизит.
Бланки. Стандарт – всего лишь методические рекомендации по части действий в типовых ситуациях. Если в силу особенностей деятельности Вашей организации Вам нужно оформить таблицу на бланке любого формата (да хоть A0) – делайте. В этом случае Вы можете, для единообразия, установить порядок оформления в своем внутреннем нормативном документе.
Наталья, спасибо большое, что выделили время на ответы. Ценим Вас как специалиста.
Удалить