ВНИИДАД: Выложен проект новой редакции стандарта требований к оформлению организационно-распорядительных документов, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1_9.html )

Продолжу рассказ о том, какие моменты в требованиях к реквизитам привлекли моё внимание:

• Дата документа. Возможно, требования к данному реквизиту стоило бы уточнить. Гражданский Кодекс еще с 2013 года требует наличия в протоколе указания времени проведения собрания (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/blog-post_23.html ):

  Гражданский Кодекс
  
  Статья 181.2. Принятие решения собрания
  
  4. В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:
  
  1)    дата, время и место проведения собрания;

• Адресат. При указании адресата теперь вместо И.О.Фамилия рекомендуется указывать Фамилия И.О. (дело вкуса, но мне такой вариант кажется менее вежливым и сильно попахивающим «канцелярщиной», что как-то не в духе времени). Зато должностное лицо и «просто гражданина» теперь в этом смысле «уравняли». Кроме того, допускается использовать вариант «г-н/г-жа Фамилия И.О.».
  
  Замечу, что сохранился пережиток эпохи пишмашинок – всё ещё нельзя указывать более 4-х адресатов :)
  
  Новое: При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
  
  Мой комментарий: С моей точки зрения, неправильно в стандарте давать императивные указания такого рода. Всё зависит от того, что это за документ, куда он направляется и какие законодательно-нормативные требования существуют в его отношении. В Германии, например, уже несколько лет на законодательном уровне существует требование о том, что в деловом электронном письме должны быть указаны все те же реквизиты, которые указываются в письме на бумаге. За нарушение этих требований организация может быть оштрафована на 5 тысяч евро.


• Подпись. Добавлен материал о том, как оформляется подпись лица, исполняющего обязанности.
  
  Кроме того, появилось крайне сомнительное указание следующего содержания: «В системах электронного документооборота сведения о подписании документа электронной подписью фиксируются в электронной карточке документа.» Да, есть СЭД, способные это делать, однако это не всегда возможно и не всегда нужно. Да и сама карточка документа – это не физическая сущность, а элемент интерфейса, которые в ряде систем просто отсутствует.


• Печать. В проекте стандарта не нашли отражения последние изменения в законодательстве, делающие применение печати коммерческими организациями необязательным.
  
  Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», с мая 2015 года наличие круглой печати становится правом, а не обязанностью хозяйственного общества (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_65.html ).


• Отметка о заверении копии. Появилось уточнение «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации.»
  
  Приведу для сравнения цитату из нормативного документа Банка России:
  

  Инструкция Банка России № 166-И от 29 июня 2015 года «О порядке лицензирования акционерных инвестиционных фондов, управляющих компаний и специализированных депозитариев, порядке ведения реестра лицензий акционерных инвестиционных фондов, реестра лицензий управляющих компаний и реестра лицензий специализированных депозитариев, порядке уведомления Банка России об изменении сведений о должностных лицах акционерного инвестиционного фонда, управляющей компании и специализированного депозитария» (о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_14.html ).
  
  В документах, содержащих более одного листа, листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов, подписанной ее составителем с указанием наименования должности, фамилии, имени, отчества и даты составления (п.2.4).
  
  Заверительная надпись должна быть заверена печатью заявителя - юридического лица (при ее наличии).

  Отмечу также еще один момент, который сейчас наблюдается в практике делопроизводства: при представлении копий документов в государственные органы в случае, если копии заверены не руководителем организации, а иным уполномоченным лицом заявителя, к ним должна быть приложена доверенность, подтверждающего полномочия лица на заверение копий документов.


• Отметка об электронной подписи «используется при визуализации электронного документа. Отметка об электронной подписи отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа... Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита «Подпись» и включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.»

Текст документа

К сожалению, первый же параграф данного раздела содержит грубую правовую ошибку, поскольку безапелляционно устанавливает – не для федеральных и региональных органов государственной власти, а для любых организаций! – следующее:

6.1 Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приведу для сравнения точку зрения законодательства:

Закон РФ от 25.10.1991 №1807-1 "О языках народов Российской Федерации"

Статья 16. Использование языков в официальном делопроизводстве

1. На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

2. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.

3. В необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации, государственными языками республик может вестись на языках народов Российской Федерации на территориях их компактного проживания. Порядок использования языков народов Российской Федерации в официальном делопроизводстве на указанных территориях определяется законодательством субъектов Российской Федерации.

Статья 22. Языки, используемые в сфере обслуживания и в коммерческой деятельности

1. Порядок использования языков в сфере обслуживания и в коммерческой деятельности определяется законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отказ в обслуживании граждан под предлогом незнания языка недопустим и влечет за собой ответственность согласно законодательству Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации.

2. Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке Российской Федерации и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

Бланки документов

Знаете ли Вы, что размер полей бумажного документа зависит от сроков хранения? В проекте стандарта (п.7.1) сказано, что «Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм» - вместо 20 мм для прочих документов. Интересно, зачем?

В пункте 7.2 есть загадочная фраза «Электронные шаблоны бланков должны иметь неизменяемую форму.»  Если авторы хотели сказать, что шаблоны желательно создавать таким образом, чтобы обычным пользователям сложно было (особенно неумышленно) изменить стандартные элементы и их расположение– то надо было выразиться как-то более понятно. Полностью же защитить электронные шаблоны от внесения изменений невозможно…

И снова о языках. Как Вам нравится безапелляционное требование «Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском»? Коллегам стоило бы знать о существовании целого ряда других, весьма распространенных в деловой деятельности языков – и перечитать ещё раз процитированный выше п.2 ст.22 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации».

В заключение скажу, что очень хочется надеяться на то, что в этот раз ВНИИДАД нарушит многолетнюю традицию и все-таки исправит те недочёты, которые будут выявлены в ходе публичного обсуждения.

Источник: сайт ВНИИДАД
http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2084&Itemid=842