Покидая корабль: Почему больницы меняют поставщиков ЭМК-систем, и как справляться с последствиями такого решения

Статья Кэрри Палларди (Carrie Pallardy) была опубликована  4 ноября 2015 года на сайте издания «Больничное обозрение» фирмы Becker's Healthcare (Becker's Hospital Review) в разделе «Обозрение ИТ-технологий и деятельности ИТ-директоров в медицине».

Выбор и внедрение ЭМК-систем являются серьезным делом. Больницы и системы здравоохранения потратили немало лет и инвестировали миллионы долларов в эти системы, служащие ключевым инструментом для хранения и организации коллективного использования данных о здоровье. Но не все проекты выдерживают испытание временем. Что же происходит в тех случаях, когда организация решает поискать другого поставщика ЭМК-систем?

Что приводит к разрыву отношений с поставщиком?

Учитывая время и деньги, вкладываемые в развертывание и поддержание ЭМК-системы, решение от отказе от одной системы и переходе на другую не из тех, что принимаются легко. Одна из самых распространенных причин, из-за которой больницы и системы здравоохранения меняют поставщика, сводится к тому, как проходил первоначальный процесс принятия решений: Он, попросту говоря, не был выполнен так, как надо.

Важнейшим элементом выбора правильной ЭМК-системы является заинтересованность и поддержка не только со стороны высшего руководства, но и со стороны конечных пользователей системы. «Врачи должны активно участвовать в процессе отбора», - говорит аналитик по вопросам использования ИТ в медицине Мэтт Адамс (Matt Adams,), работающий в базирующейся в штате Техас фирме MD Buyline - ориентированной на здравоохранение компании, занимающейся стратегическими вопросами ресурсного обеспечения и управлением контрактами. Если они этого не делают, то (обоснованно или нет) уровень недовольства ЭМК-системой, вероятно, будет высоким, и он может стать основным стимулом для принятия решения о переходе на новую систему.

Хотя консенсус руководства, врачей и всех пользователей является важным элементом выбора ЭМК-системы, он не гарантирует успеха. Несмотря на единство мнений до начала внедрения, ЭМК-система может оказаться лучше в теории, чем на практике, - или же потребности больницы могут превзойти возможности системы. Так произошло в одной муниципальной больнице на 238 коек: «Мы сменили нашего поставщика, поскольку он не смог предоставить все те функциональные возможности, которые требовались нашему учреждению», - говорит Синди Петерсон (Cindy Peterson), вице-президент и ИТ-директор больницы им. Генри Ньюхолла (Henry Newhall Hospital) в Валенсии, штат Калифорния.

В других случаях тип поставщика может стать мотивом для замены ЭМК-системы. От набора лучших в своем классе систем нередко отказываются в пользу решений корпоративного класса. Больницы и системы здравоохранения, использующие подход, при котором они пытаются интегрировать друг с другом ряд лучших в своем классе решений, каждое из которых выбрано за его соответствующие индивидуальные качества, могут чувствовать давление законодательно-нормативной среды, диктующей переход к стратегии использования единого поставщика. «Затраты и ресурсы, необходимые для поддержания системы из лучших в своем классе элементов, может оказаться выше, чем хотелось бы», - говорит г-жа Петерсон.

В случае более крупных медицинских систем, разные больницы могут использовать различные ЭМК-решения. Процесс отраслевой консолидации может очень сильно мотивировать желание сменить поставщика. Например, в этом году клиника Майо (Mayo Clinic) в городе Рочестер, штат Миннесота, выбрала решение фирмы Epic для управления медицинскими документами и циклом оплаты оказываемых услуг. Этот шаг означает, что клиника консолидирует все свои отделения в рамках одной системы, по ходу дела отказавшись от контрактов с прежними поставщиками (Cerner и GE). Консолидация дает лидерам возможность еще раз оценить поставщиков и выбрать того из них, который, по их мнению, лучше обеспечит потребности соответствующей системы медицинских учреждений в целом.

По мере того, как больницы и системы здравоохранения укрупняются за счет слияний и поглощений, неизбежно будет вставать вопрос об ЭМК-системах. Например, поглощаемые системой Banner Health две больницы, ранее являвшиеся частью медицинской системы при университете Аризоны, собираются перейти с решения фирмы Epic, в которое было инвестировано 115 млн. долларов, на решение фирмы Cerner.

«Ключевым элементом стратегического плана группы Banner является использование единой, интегрированной ЭМК-системы для оказания всех видов медицинских услуг», - говорит Джеффри Дьюк (Geoffrey Duke), вице-президент по клиническим приложениям группы Banner Health в городе Финикс (Phoenix). «Решение об отказе от ЭМК-системы фирмы Epic было нелёгким, однако у нас имеются значительные инвестиции и опыт работы с решением Cerner Millennium, которое в настоящее время используется во всех других больницах нашей системы медицинских учреждений в семи штатах США, а также во всё увеличивающемся числе поликлиник».

Управление процессом перехода

Переходящие к новому поставщику больницы и системы медицинских учреждений могут опереться на уже накопленный опыт, поскольку для них это не первое внедрение ЭМК-решения. Тем не менее, этот процесс всё равно потребует значительных затрат времени и ресурсов. «Для медицинских учреждений среднего размера временные рамки для перехода будут составлять от 18 до 24 месяцев»,- отмечает г-н Адамс из фирмы MD Buyline.

В эти месяцы одним из самых важных шагов является проведение обучения. Лидерам будет поручено обеспечить надлежащее обучение и подготовку к переходу всех пользователей ЭМК-системы. Обучение будет продолжаться и после ввода нового решения в эксплуатацию. «Все сотрудники и врачи должны пройти подготовку, а также получать поддержку в течение приблизительно 90 дней после ввода нового решения в эксплуатацию», - подчеркивает г-жа Петерсон.

Адекватная поддержка до и после внедрения играет очень большую роль для успешного перехода. «Ваши сотрудники будут осваивать функциональные возможности и рабочие процессы нового ЭМК-решения, одновременно продолжая активно работать в старой системе», - говорит г-н Адамс. «Разработка структурированных учебных сессий поможет Вам выявить, скорректировать и в конечном итоге устранить потенциальные препятствия в таких областях, как рабочие процессы, отчетности и обмен информацией. Ваш поставщик ЭМК-решения должен быть в состоянии, на основе опыта сопоставимых миграций, оценить продолжительность обучения,  необходимую для того, чтобы ознакомить конечных пользователей  с новой системой. Само собой, чем больше часов сотрудники будут изучать новую систему, тем более гладко пройдёт процесс перехода».

В группе Banner Health процесс миграции из системы Epic в решение Cerner по-прежнему в самом разгаре; ввод в эксплуатацию нового решения ожидается в 2017 или в начале 2018 года. Однако руководство группы уже сейчас занимается вопросам переподготовки пользователей. «По мере дальнейшего продвижения по пути перехода, наши пользователи в клиниках будут ознакомлены с целым рядом новых инструментов, которые они будут применять в повседневной работе», - говорит г-н Дьюк. «При планировании перехода нами уделяется значительное внимание тому, как мы будем тренировать и поддерживать персонал и врачей в течение всего процесса изменений».

Обучение на примере

Смена поставщика ЭМК-системы может оказаться как естественным трамплином для дальнейшего развития, так болезненной ошибкой, но в любом случае полезно в максимальной степени поучиться у более опытных коллег. Ниже приведены три совета, которые предлагают г-н Дьюк, г-жа Петерсон и г-н Адамс - а все они проходили через этот процесс:

• Обдумывая возможность перехода, смотрите вперед и убедитесь, что сделанный выбор будет поддерживать долгосрочную стратегию организации и способствовать её успеху. «Решения о миграции должны вытекать из долгосрочной стратегии корпорации и принимать во внимание местные и региональные потребности организации», - говорит г-н Дьюк.


• Используйте ресурсы вашего нового поставщика, однако не рассчитывайте на то, что их будет достаточно для проведения всего процесса перехода. «Не перекладывайте ответственность за процесс перехода на нового поставщика, создайте собственные структуры управления проектом, структуры управления и стандарты внедрения», - отмечает г-жа Петерсон.


• Не тратьте время  на поиски виноватых за предыдущий выбор ЭМК-решения. Действуйте. «Я видел, что получалось, когда высшее руководство пыталось переложить вину за ошибки на руководителей среднего звена. Негатив всегда порождает негатив», - подчеркивает г-н Адамс. «Либо наладьте работу существующего ЭМК-решения, либо готовьтесь переходить на другое».

Кэрри Палларди (Carrie Pallardy)
Источник: сайт « Becker's Hospital Review»
http://www.beckershospitalreview.com/healthcare-information-technology/jumping-ship-why-hospitals-switch-ehr-vendors-how-to-handle-the-aftermath.html