Сшивы документов для представления в налоговые органы

В связи с поступающими обращениями по вопросу о представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе Министерству финансов очередной раз пришлось отвечать на чисто делопроизводческий вопрос о том, как же правильно заверять эти документы.

В своём письме от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336 Министерство финансов предложило впредь до нормативного правового урегулирования этого вопроса при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, учитывать следующее:

• Сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;


• Все листы в сшиве прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 - 60 мм на 40 - 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см;


• На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;


• Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Мой комментарий: Отмечу, что в 2011 году позиция министерства была другой. Министерство финансов в своем письме от 24 октября 2011 г. № 03-02-07/1-374 требовало, чтобы каждая представляемая в налоговый орган копия документа была заверена уполномоченным лицом и имела иные необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/blog-post_03.html )

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=188121