Австралия: Национальные Архивы предписывают федеральным органам власти с середины 2016 года осваивать новую концепцию «полномасштабного управления информацией»

Статья Юлиана Байковски (Julian Bajkowski) была опубликована на сайте GovernmentNews 26 октября 2015 года.

Национальные Архивы Австралии: «Знаете, у них есть стандарты»

Органы исполнительной власти федерального правительства Австралии едва ли могут не замечать давление «сверху», заставляющее их преимущественно использовать электронные технологии, однако главный хранитель документов нации, который одновременно контролирует управление информацией, хочет, чтобы в этом процессе был какой-то порядок и поддержка интероперабельности (взаимодействия), иначе может возникнуть хаос.

Национальные Архивы Австралии (National Archives of Australia, NAA, http://www.naa.gov.au/ ) опубликовали адресованную всем органом исполнительной власти политику, рассматривающую образующиеся при переходе на современные технологии электронные данные и информацию в качестве ценных активов и помогающую обеспечить их доступность и активное использование в последующие годы с тем, чтобы они не превращались в свалку неподдерживаемых файловых форматов.

Появление такой политики не является неожиданностью, учитывая то, что Национальные Архивы уже в течение ряда стремились отучить органы государственной власти от использования бумаги (см., например, http://www.governmentnews.com.au/2014/03/archives-plots-course-train-digital-information-managers/ ), с тем, чтобы эффективно расходовать деньги налогоплательщиков и сократить постоянно растущий спрос на высокозащищённые площади для хранения документов.

Документ, названный «Политика непрерывного использования электронной информации 2020» (Digital Continuity 2020 Policy, http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-and-digital-continuity/digital-continuity-2020/index.aspx ) и содержащий указания по использованию электронных технологий имеет большое значение для министерств и ведомств, мчащихся вниз по туннелю электронно-цифровых трансформаций, поскольку он по сути дела предписывает, каким образом информация и данные будут храниться в электронную эпоху.

По просьбе Архивов политика была официально представлена секретарем министерства финансов (высший по должности государственный служащий министерства, отвечающий за руководство его повседневной деятельностью, в отличие от министра финансов, занимающегося политическими вопросами – Н.Х.) Джейн Халтон (Jane Halton), чьё присутствие определенно придало вес и привлекло внимание к новой политике.

Хотя концепция, предусматривающая отношение к данным и информации государственных органов как к государственным активам, появилась уже достаточно давно, тем не менее всё более последовательный переход от документирования процессов принятия решений на бумаге к работе в электронной среде остается серьезной проблемой для многих государственных органов.

Немаловажно то, что Национальные Архивы изначально подчеркивают согласованность их усилий подчеркивая с деятельностью Управления по электронной трансформации (Digital Transformation Office, https://www.dto.gov.au/ - отвечает за реализацию программ электронного правительства – Н.Х.).

Новая политика Национальных Архивов ясно показывает их стремление к тому, чтобы преобразование в электронный вид документируемых процессов проходило упорядоченно.

«Органы исполнительной власти перейдут на полностью электронные рабочие процессы, а это означает, что бизнес-процессы, включая процессы утверждения и согласования, будут выполняться в электронном виде, и что информация будет создаваться и управляться в электронном формате», - отмечают Национальные Архивы в своей новой политике.

«Органы исполнительной власти будут использовать способные взаимодействовать (интероперабельные) информацию, системы и процессы, отвечающие стандартам управления в краткосрочной и длительной перспективе; обеспечат повышение качества информации и возможность отыскивать информацию, управлять ею, легко и эффективно коллективно / повторно её использовать».

Национальные Архивы также просят органы государственной власти ежегодно информировать их о положении дел с электронной государственной информацией в связи с реализацией концепции управления информацией. Архивы, в свою очередь, передадут обобщенные результаты в правительство.

За формированием этой концепции стоит понаблюдать, поскольку Архивы установили конец финансового года как крайний срок выполнения «рекомендуемых мероприятий» по созданию Комитета по полномасштабному управлению информацией (Information Governance Committee) и разработке соответствующей концепции. Как написали Национальные Архивы в своём документе, «Принципы новой политики для органов государственной власти включают создание к 30 июня 2016 комитетов по полномасштабному управлению информацией, обеспечение соответствия стандарту ISO 16175 (Имеется в виду стандарт ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments) в трёх частях, опубликованы в 2010-2011 годах, о нём см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2010/12/blog-post_4595.html - Н.Х.) и стандартов минимальных требований к метаданным».

Во многих случаях исполнение новых нормативных требований будет означать для государственных органов необходимость, в целях достижения поставленных перед ними целей, найти, обучить или привлечь имеющий соответствующую  квалификацию персонал, - и Национальные Архивы подталкивают учреждения к тому, чтобы учесть этот фактор в их планах на будущее.

В подразделе политики, озаглавленном «Как выглядит успех» (What success looks like) Национальные Архивы отмечают, что «планирование в сфере управления кадрами и повышение их квалификации позволит государственным органам получить в своё распоряжение обладающий надлежащими компетенциями персонал для полномасштабного управления информацией».

Для некоторых учреждений это может означать поиск новых сотрудников… так что, возможно, очень кстати, что именно секретарь министерства финансов председательствовал на церемонии представления новой политики.

Юлиан Байковски (Julian Bajkowski)

Источник: сайт GovernmentNews
http://www.governmentnews.com.au/2015/10/national-archives-mandates-new-digital-information-governance-frameworks-for-mid-2016/