Архивы австралийского штата Квинсленд провели семинар для потенциальных поставщиков электронного архива

Недавно я рассказывала о том, что Архивы австралийского штата Квинсленд начали – довольно-таки издалека, с обсуждения проблемы с заинтересованными сторонами – процесс закупки решения для электронного архива штата, см.  http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1.html .

12 ноября 2015 года был проведен информационный семинар для потенциальных заинтересованных в участии в проекте поставщиков. Видеозапись семинара выложена на сайте YouTube по адресу https://www.youtube.com/watch?v=1QQ2mTfOxng :

Организаторы явно исходи из того, что поставщики не читают выложенную на сайте госзакупок документацию, поэтому устно пересказали её содержание. Судя по тому, что представители поставщиков задали минимум вопросов, это было правильное предположение :)

Наиболее интересным было выступление Адриана Каннингема (Adrian Cunningham), известного австралийского специалиста, который в настоящее время исполняет обязанности руководителя архивной службы штата (см. фрагмент видеозаписи, начиная с отметки 2мин. 45 сек. до конца 13-й минуты).

Выступает Адриан Каннингем

Каннингем обратил внимание поставщиков, что Архивы штата Квинсленд заинтересованы в полномасштабном решении, обеспечивающем единое управление электронными и аналоговыми документами и способном поддерживать гибридные дела и документы.

Архивисты не надеются на то, что найдётся такой поставщик, который сможет создать подобное решение в одиночку – поэтому ожидают, что будет сформирован консорциум поставщиков. В то же время они хотят, чтобы была «единая точка подотчетности» т.е. чтобы во главе консорциума стоял генеральный подрядчик.

Адриан Каннингем особо подчеркнул, что обеспечение долговременной сохранности и доступа – это куда больше, чем просто хранение. Поскольку стоит задача обеспечить вечное хранение электронных материалов, то каждая компонента системы должна быть заменимой – в том числе и система хранения. Он также отметил важность миграции и желание избежать зависимости от проприетарных решений и форматов.

Он обратил внимание на отличия системы электронного архива от распространенных СЭД/ECM-решений, в том числе на абсолютную важность надлежащего управления метаданными и на необходимость устанавливать и управлять ограничениями на доступ к документам.

Представитель проектного офиса попросила поставщиков оценить стоимость владения решением на протяжении 10 лет.

Организаторам тендера было задано три вопроса. По поводу объёмов принимаемых на архивное хранение электронных документов, Каннингем никаких цифр называть не стал, но отметил, что, по опыту, первоначально электронные документы будут поступать в сравнительно небольших объёмах, и только лет через 10 ожидается их быстрый рост. Это является одной из причин, почему такое внимание уделяется масштабируемости решения и почему Архивы предпочли бы получать хранение как услугу – чтобы оплачивать лишь то, что они потребляют, и чтобы при необходимости можно было закупить больше ресурсов.

Архивисты пообещали на последующих этапах тендера предоставить поставщикам образцы электронных архивных данных.

Был задан вопрос о бюджете проекта. Каннингем ответил, что он не уполномочен называть цифры, но может подтвердить, что правительство штата хорошо понимает необходимость наладить архивное хранение электронных документов и собирается поддерживать проект, если только будет предложено хорошее и экономически обоснованное решение.

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=1QQ2mTfOxng