Как ветеран отрасли, я прекрасно помню, что на рубеже веков Министерство обороны США было мировым лидером и первопроходцем в вопросах внедрения электронных документов и систем для управления ими. Спустя четверть века эти лидирующие позиции оказались во многом утраченными – в какой-то степени Минобороны стало жертвой своих ранних успехов, потратив много усилий на поддержание технологий и идеологии «первого поколения» в то время, как конкуренты уходили в отрыв.
Похоже, что теперь американские военные решили вдохнуть новую жизнь в свои программы управления документами. В опубликованной в декабре 2022 года «Стратегии Министерства обороны США в области управления документами» (Department of Defense Records Strategy, https://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/Library/DoDRecordsStrategy.pdf ) на одном из рисунков были показаны планы обновления руководств по управлению электронными документами:
Назначение документа описано следующим образом:
«В соответствии с полномочиями, установленными директивой Минобороны США DoDD 5144.02 и инструкцией Минобороны США DoDI 5015.02, данный документ реализует политику, распределяет обязанности и описывает специфические для управления электронными документами процедуры, относящиеся к закупкам, настройке, реализации и поддержке информационных технологий Минобороны США, а также к поддержке и обслуживанию ИТ-систем и сервисов.»
Содержание документа следующее:
1: Общая информация о документе
2: Обязанности
3: Обзор
4. Планирование работ по установлению и отслеживанию сроков хранения
5: Метаданные
6: Захват
7: Хранение
8: Поиск и обновление
9: Уничтожение документов либо передача на архивное хранение
10: Поддержание
11: Управление доступом
12: Отчетность и метрики
13: Контрольный список результатов управления документами
14: Функциональные возможности, необходимые для надлежащего управления документами
Глоссарий
Рекомендации
Во вводной части документа также отмечается следующее:
1.2. ПОЛИТИКА
a. В соответствии с инструкцией Минобороны США DoDI 5015.02, при приобретении, разработке, усовершенствовании и выводе из эксплуатации ИТ-системы или услуги должны учитываться соображения управления документами и обеспечения их сохранности на протяжении всего срока их существования. Эти соображения включают выявление и поддержку взаимодействующих с документами пользователей – представителей как деловых подразделений, так и служб управления документами, а также планирование ИТ-потенциала и автоматизации.
b. Все документы, содержащиеся в ИТ-системе или сервисе, должны управляться в соответствии с указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, утвержденным Национальными Архивами США(NARA).
… 3.1. ВВЕДЕНИЕ
a. Обзор
Все системы, сервисы и иные ИТ-ресурсы, поддерживающие миссию Минобороны, создают, получают или иным образом управляют информацией и документами Минобороны США. Чтобы смягчить риск утраты или порчи документов и информации Минобороны США, при любом приобретении, разработке или обновлении ИТ необходимо учитывать соображения по управлению документами в соответствии с инструкцией DoDI 5015.02. Отдельный программный инструмент или компонент не может быть самодостаточным решением в ИТ-среде Минобороны; скорее, ИТ-решение должно принимать во внимание, как оно будет включать или интегрировать «строительные блоки» управления документами и информацией для обеспечения требуемых возможностей по управлению документами в федеративной корпоративной информационной инфраструктуре Минобороны США. Такой подход открывает путь к большей автоматизации и к снижению ложащегося на отдельных пользователей бремени по управлению документами, которые они создают и к которым получают доступ при выполнении своих обязанностей.
b. Корпоративная информационная инфраструктура Минобороны США
Все ИТ-системы и сервисы должны функционировать в рамках корпоративной информационной инфраструктуры Минобороны США (DoD IE), которая включает в себя как возможности, предоставляемые коммерческими организациями, так и собственные возможности Минобороны и соответствующие директиве DoD 8000.01 (см. https://www.esd.whs.mil/portals/54/documents/dd/issuances/dodd/800001p.pdf ). Инфраструктура DoD IE налагает ограничения, связанные с безопасностью, интероперабельностью и т.д. на те ИТ-системы и службы, которые могут повлиять на то, как поддерживается управление электронными документами. В настоящем документе основное внимание уделяется специфическим для управления электронными документами соображениям и зависимостям, которые влияют на усилия по планированию, необходимые для успешного управления электронными документами в рамках инфраструктуры DoD IE.
c. Согласование с руководящими принципами стратегии Минобороны США в отношении данных
Процедуры, описанные в данном документе, поддерживают преобразование Минобороны США в ориентированную на данные организацию, которая использует данные на больших скоростях и в больших масштабах. В частности, данная публикация документирует то, что необходимо для проектирования соответствующих установленным требованиям ИТ-систем и сервисов. Кроме того, включение процедур в данный документ:
(1) Поддерживает использование данных в качестве стратегического актива - особенно ценных документов, хранящихся в форме данных;
(2) Поддерживает доступ и доступность документов для проведения аналитики и получения оперативных преимуществ.
Источники: сайт Минобороны США / сайт LinkedIn
https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/818001m.PDF
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7093323006688514048
Комментариев нет:
Отправить комментарий