В области управления документами существует неудачное стойкое убеждение в том, что организации нанимают специалистов по управлению документами именно для управления документами. Однако это не так.
Что организации делают на само деле, так это определяют те аспекты, которые сдерживают или способны повысить их эффективность и продуктивность; затем они выясняют, какие знания и навыки, по их мнению, необходимы для решения этих проблем, - и тогда уже идут и нанимают кого-то, кто имеет знания и навыки для решения этих проблем.
Говоря коротко, организации нанимают специалистов по управлению документами ровно по той же причине, по которой они нанимают сотрудников на любые иные должности и роли. Это означает, что всякий раз, когда нанимают кого-то из нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.], ожидается, что вследствие этого повысится эффективность организации. И где в этом случае оказываемся мы с нашими целями по обеспечению исполнения законодательно-нормативных и иных установленных требований?
Каким-то образом в сфере управлении документами мы решили, что эффективность и соответствие требованиям - это разные вещи.
Эффективность в части исполнения законодательно-нормативных требований может быть столь же важна, как и другие меры. Так, один из австралийских банков недавно был оштрафован регулятором AUSTRAC на 785 миллионов австралийских долларов за несоблюдение требований.
Мой комментарий: Австралийский центр отчетности и анализа транзакций (Australian Transaction Reports and Analysis Centre, AUSTRAC) - это орган финансовой разведки правительства Австралии, который отвечает за мониторинг финансовых транзакций с целью выявления случаев отмывания денег, финансирования организованной преступности, уклонения от уплаты налогов, мошенничества с социальными пособиями и финансирования терроризма. (Источник: Википедия, https://en.wikipedia.org/wiki/Australian_Transaction_Reports_and_Analysis_Centre ).
Просто задумайтесь на мгновение о том, насколько сильно потеря 785 миллионов долларов повредила деловой деятельности. Ни у кого в этой пострадавшей организации нет теперь проблем с обоснованием того, что управление документами в интересах исполнения законодательно-нормативных требований способствует повышению эффективности и производительности.
Однако в других ситуациях, с другими регуляторами данный вопрос далеко не столь очевиден, поскольку не так очевидно соотношение затрат и отдачи. Это связано с тем, что такие регуляторы некомпетентны и не понимают игры, в которую играют; или, возможно, они всё-таки это понимают - и что существующая политика означает, что они не могут предпринимать меры принуждения, которые сделали бы их нормативную базу значимой.
Это не меняет того факта, что неподкреплённые мерами принуждения нормативные требования не воспринимается всерьёз и не исполняются должным образом организациями, которые под них подпадают.
Всё это просто означает, что управление документами никогда не получает финансирования, необходимого для его реальной успешности, - а финансирование распределяют руководители высшего звена (а это по сути всё, чем они занимаются), и то, куда они его направляют, служит доказательством того, что именно они считают важным.
В результате многие службы управления документами оказываются в положении, когда им приходится решать, на какой эффективности и производительности им следует сосредоточить своё внимание.
С моей личной точки зрения, во многих организациях нормативного регулирования (и особенно регулирования, осуществляемого органами, уполномоченными по вопросам архивного дела) оказалось достаточно, чтобы были наняты группы специалистов по управлению документами, - однако отсутствие усилий регуляторов по принуждению к исполнению установленных требований означает, что эти группы никогда не получат благодаря данным нормам финансирования, необходимого им для адекватного достижения целей в части исполнения законодательно-нормативных требований.
Приходится делать выбор, как реагировать на тот факт, что «попадание на крючок» из-за необходимости выполнять невыполнимую задачу не приводит ни к чему, помимо огромного стресса и чувства вины.
Выбор, который, как я полагаю, большинство из нас делает сейчас (и, вероятно, подсознательно), заключается в том, что мы стали невосприимчивы к дискуссиям об эффективности и производительности деятельности организации.
Мы взяли на вооружение вариант защиты, когда делаем вид, что обсуждению вопросов эффективности и производительности не место в дискуссиях об управлении документами, что не имеет смысла – ведь изначально задача документов целиком и полностью заключалась в том, чтобы обеспечить эффективность и производительность благодаря выходу за пределы ограниченных возможностей человеческой памяти и за пределы нашей способности доверять друг другу в отсутствие свидетельств и доказательств.
И я думаю, что это – тот выбор, который стоит перед нами. Или продолжайте заниматься сизифовым трудом, в который превратилось управление документами во многих организациях; - или сосредоточьте внимание на эффективности оперативной деятельности, разработайте деловые обоснования и сделайте службу управления документами центром передового опыта, местом, куда все обращаются, когда хотят повысить эффективность своей работы, - потому что ради этого и существуют документы.
Задолго до того, как к управлению документами подключились государственные архивные службы и появились стандарты ИСО, уже были люди, которые стремились понять, как использовать записанную информацию так, чтобы повысить эффективность и производительность работающих совместно сотрудников, преодолевая рамки, связанные с ограниченностью человеческой памяти.
Вот каким было управление документами, и вот таким оно может быть. И, в конечном счете, это именно то, что хотят получить организации, когда нанимают нас.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-and-management-whats-important
Комментариев нет:
Отправить комментарий