Цифровой помощник Copilot (букв. «Второй пилот», см. https://support.microsoft.com/en-gb/topic/chatgpt-vs-microsoft-365-copilot-what-s-the-difference-8fdec864-72b1-46e1-afcb-8c12280d712f ) - это торговая марка фирмы Майкрософт (Microsoft) для способа, которым та планирует повысить производительность конечных пользователей, сделав возможности порождающего искусственного интеллекта (ИИ) доступными во всех своих продуктах, включая Microsoft 365. Copilot для Microsoft 365 ( https://blogs.microsoft.com/blog/2023/03/16/introducing-microsoft-365-copilot-your-copilot-for-work/ ) сейчас находится на стадии раннего доступа ( https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2023/05/09/introducing-the-microsoft-365-copilot-early-access-program-and-new-capabilities-in-copilot/ ) - это означает, что у группы избранных организаций уже есть к нему доступ. Дата выпуска доступной для всех версии пока не установлена, но Microsoft вряд ли захочет откладывать его надолго.
Влияние порождающего ИИ (generative AI) на управление документами будет ощущаться с того момента, как конечный пользователь сможет включить функцию Copilot Business chat (чата c Copilot по деловым вопросам) в своем чат-клиенте в Teams (Teams Chat) в Microsoft 365, и получить полезный ответ на запрос типа:
«Выдай мне сведения о хронологическом порядке всех документов и сообщений, связанных с проектом <имя проекта>. Кратко резюмируй каждый документ и каждую цепочку сообщений, и дай ссылки на источники».
Copilot будет искать ответ на такой запрос во всей информации, к которой у человека есть доступ в рамках его учётной записи. Для Copilot не имеет значения, где именно хранится информация. Что будет иметь значение, так это права доступа к данному контенту. Copilot будет выдавать конечному пользователю только ту информацию, к которой у него уже есть доступ.
С того момента, когда Copilot начнёт давать хорошие ответы на подобные вопросы, ещё меньше станет мотивация сотрудников перемещать сообщения и документы из своих индивидуальных учётных записей (например, из своей учётной записи электронной почты, учётной записи чата и учетной записи OneDrive) в коллективно-используемые пространства, такие как библиотеки и групповые каналы (Team Channels) в SharePoint. У сотрудников может сложиться впечатление о том, что они могут использовать Copilot для извлечения и группировки разбросанного по разным приложениям контента и для отыскания контента, погребённого в скоплениях электронной почты/чат-сообщений.
Любая попытка изменить поведение конечных пользователей, чтобы заставить их выполнять больше работы за пределами индивидуальных учётных записей или же перемещать контент из индивидуальных учетных записей, столкнется с труднопреодолимым сопротивлением, поскольку Copilot будет скорее подкреплять, чем оспаривать стиль поведения, при котором как выполнение работы. так и хранение контента осуществляется в рамках индивидуальных учётных записей.
По мере того, как Copilot будет набирать силу, ключевой задачей управления документами будет проработка способов обеспечения непрерывного доступа к хранящейся в индивидуальных учётных записях деловой корреспонденции и документации в случае, когда сотрудники переходят на другую должность или увольняются. Только что назначенный на должность сотрудник не имеет доступа к контенту в индивидуальных учётных записях своего предшественника. Copilot также не станет действовать от их имени. Copilot нового обладателя должности будет иметь доступ к значительно меньшему количеству контента, чем его предшественник, потому что ему потребуется время на то, чтобы накопить корреспонденцию и документацию в своих индивидуальных учётных записях.
Краткосрочные решения проблемы неравного доступа к информации
Можно предсказать некоторые краткосрочные решения, которые могут предпринять группы и отдельные лица для решения проблемы неравного доступа к контенту. Например, если человек собирается покинуть свой пост, его руководитель может попросить его:
- Запустить выполнение запроса к Business Chat Copilot для каждого из основных проектов/дел/вопросов, с которыми уходящий сотрудник имел дело, чтобы получить хронологию документов и сообщений;
- Запустить выполнение запроса к Business Chat Copilot для каждого из ключевых взаимоотношений с заинтересованными сторонами, с которыми уходящий сотрудник имел дело, чтобы получить хронологию документов и сообщений;
- Сделать результаты выполнения этих запросов доступными для коллег по группе и для преемника уходящего сотрудника.
Новичок, получивший разочаровывающий результат выполнения запроса к Copilot, может попросить коллегу, который дольше проработал на своей должности (и, следовательно, имеет более длинную «память» в своих индивидуальных учётных записях), выполнить такой же запрос и направить ему результат.
Мой комментарий: Политкорректность настолько «выела мозги» наших зарубежных коллег, что вариант заставить уходящего сотрудника передать все свои документы и материалы преемнику под угрозой серьёзных наказаний (которые можно предусмотреть в трудовом договоре) даже не рассматривается!
Способы обеспечения непрерывности доступа к деловому контенту, хранящемуся в индивидуальных учётных записях
Упомянутые выше краткосрочные меры не являются удовлетворительными, потому они бессистемны и применяются в каждом случае отдельно. Управление документами работает лучше, когда оно является всеобъемлющим и всё время следует заведённому порядку. Более эффективным подходом было бы исполнение ИИ-моделей в рамках индивидуальных учётных записей, чтобы осуществить разграничения, которые бы максимально упрощали и делали безопасным для конечного пользователя предоставление доступа конкретным лицам (и их преемникам на должности) к разделам их электронной почты / чата / содержимого OneDrive.
В среде электронной почты Microsoft 365 уже предоставляется функциональная возможность «сфокусированного почтового ящика», переносящая нежелательные электронные письма на дополнительную вкладку «Прочее». Было бы полезно расширить эту функцию, чтобы проводить дополнительные различия внутри «желательной» электронной почтой, отделяя «деловую» электронную почту от «личной» или «общественной». Это дало бы организации возможность спрашивать у отдельных лиц, готовы ли они предоставить доступ своему преемнику на посту (и его Copilot) к постовых сообщениям, помеченным как «деловые».
Мой комментарий: Корпоративная электронная переписка обычно является собственностью нанимателя. Нужно не умолять сотрудника дать, Христа ради, доступ к деловой переписке в корпоративной системе, а требовать этого под угрозой административных наказаний, а то и уголовного преследования (а где возможно - действовать напрямую через администраторов системы).
Чем более детальны различия, которые ИИ-модели могут проводить в рамках индивидуальных учётных записей электронной почты, тем лучше. Если бы ИИ-модель могла категорировать электронные письма, помеченные как «деловые», и группировать по кластерам те, что связаны с конкретными частями работы, то:
- Это способствовало бы производительности труда конечных пользователей (например, посредством поддержки запроса к Copilot, ориентированного на одну конкретную группу (кластер) документов), и
- Таким образом поддерживались бы способы обеспечения непрерывного доступа, давая возможность конечному пользователю предоставлять доступ своему преемнику на должности (и/или конкретному лицу) к электронным письмам, связанным с определенной частью работы - после того, как они будут уверены в том, что ИИ-модель группирует сообщения предсказуемым и точным образом.
Обратите внимание, что такая модель кластеризации не требует от организации создания системы классификации документов. Также не потребуется изучение такой системы ИИ-моделью. Это может быть неконтролируемое (без учителя) обучение ИИ-модели, способной распознавать признаки (с точки зрения похожести лексики, вложений и/или участников переписки), указывающие на то, что определенные электронные письма, вероятно, возникли в рамках выполнения одной и той же части работы.
Также обратите внимание на то, что такие кластеры не избавят от необходимости осуществлять классификацию документов, и не обесценят её. Очевидным следующим шагом будет предоставление возможности конечному пользователю и/или администратору связывать определенные кластеры в своей учётной записи электронной почты с системой классификации документов.
Джеймс Лепен (James Lappin)
Источник: блог «Thinking Records»
https://thinkingrecords.co.uk/2023/06/28/the-impact-of-copilot-on-records-management-some-predictions/
Комментариев нет:
Отправить комментарий