Передовые практики хранения и извлечения данных в рамках процесса э-раскрытия, часть 1

Данная статья опытного специалиста-консультанта в области э-раскрытия и управления данными Джейн Томпсон (Jane A. Thompson – на фото) была опубликована 4 мая 2023 года на блоге ( https://aceds.org/category/aceds-blog/ ) профессиональной ассоциации ACEDS, позиционирующей себя в качестве ведущего мирового центра обучения и сертификации в области э-раскрытия, стратегического управления информацией и взаимосвязанных юридических дисциплин.

Мой комментарий: Электронное раскрытие (э-раскрытие, англоязычный термин e-discovery) - это элемент процессуального права англосаксонских стран, представляющий собой процедуру обязательного выявления и раскрытия сторонами гражданского спора всех (именно – всех!) относящихся к рассматриваемому делу электронных документов и информации. Термин также применяется в отношении раскрытия информации перед регуляторами или правоохранительными органами в случае расследования. Электронное раскрытие является частью общей процедуры раскрытия (discovery), охватывающей все документы и информацию, находящиеся в распоряжении и под контролем организации.

Введение

Э-раскрытие стало критически-важным аспектом правового ландшафта, и организации очень сильно степени полагаются на эффективные стратегии управления данными при управлении сложным процессом выявления, сбора и представления электронной информации. Ключевым компонентом э-раскрытия является эффективное управление хранением, которое охватывает как сохранение данных в течение установленных сроков, так и их поиск и извлечение. В настоящем всестороннем руководстве мы глубже познакомимся с передовыми практиками оптимизации Ваших процессов хранения в рамках э-раскрытия, чтобы обеспечить оптимизированный и эффективный поток рабочих процессов.

Понимание процесса хранения информации в рамках э-раскрытия

В контексте э-раскрытия управление хранением означает организацию и поддержание сохраняемой в электронном виде информации (electronically stored information, ESI – далее «электронная информация» - Н.Х.), имеющей отношение к правовым вопросам (имеются в виду судебные споры и проводимые контролирующими органами расследования – Н.Х.). Электронная информация включает электронные письма, документы, базы данных и иные цифровые файлы. Хранение в контексте э-раскрытия включает в себя два ключевых аспекта: сохранение данных в течение установленных сроков хранения и извлечение данных.

• Хранение данных в течение установленных сроков хранения: Систематическое и безопасное хранение электронной информации в течение установленных сроков имеет крайне важное значение для обеспечения доступности и исполнения законодательно-нормативных требований, таких как положения Федеральных правил гражданского судопроизводства США (Federal Rules of Civil Procedure, FRCP,  https://www.uscourts.gov/sites/default/files/federal_rules_of_civil_procedure_december_1_2022_0.pdf ) и «Общих правил защиты персональных данных» Евросоюза (General Data Protection Regulation, GDPR, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1532348683434&uri=CELEX:02016R0679-20160504 и https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/data-protection-eu_en ).
  
  
• Поиск и извлечение данных: Эффективные локализация и доступ к имеющей отношение к делу электронной информации, особенно в ходе процесса э-раскрытия, имеют критически-важное значение для своевременного представления информации адвокату противоположной стороны, судам и регулирующим органам.

В контексте э-раскрытия хранение играет жизненно важную роль для успешности юридических процессов, обеспечивая надёжную основу для обработки электронных доказательств. Поскольку правовые вопросы всё чаще связаны с огромными объёмами цифровых данных, способность эффективно управлять электронной информацией становится важной как никогда ранее. Надлежащее управление хранением позволяет обеспечить долговременную сохранность и легкодоступность относящейся к делу электронной информации в процессе э-раскрытия, тем самым снижая вероятность санкций, нарушения сроков и неблагоприятных результатов.

Кроме того, хорошо организованная система хранения данных в интересах э-раскрытия может помочь организациям сэкономить время и ресурсы, поскольку юридические группы смогут быстро находить и анализировать необходимую информацию. В конечном итоге, надёжная инфраструктура хранения такого рода незаменима для маневрирования в условиях нынешнего, интенсивно использующего данные правового ландшафта и для достижения благоприятных результатов судебных разбирательств и проводимых контролирующими органами расследований.

Несмотря на важность эффективного хранения данных в интересах э-раскрытия, организации часто сталкиваются с проблемами при реализации эффективных стратегий управления хранением. Эти проблемы связаны, в том числе, с быстро растущими объёмами данных, со сложностью форматов данных и с растущим многообразием мест хранения данных на различных устройствах и платформах.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/2.html )

Джейн Томпсон (Jane Thompson)

Источник: блог профессиональной ассоциации ACEDS
https://aceds.org/best-practices-for-e-discovery-data-retention-and-retrieval/