Заполняемые в ходе обследования документального фонда организации опросные листы жизненно важны для любой организации, которой по-настоящему управляет документами. Они помогают систематическим образом выявлять, организовывать и описывать документы с целью обеспечения надлежащего управления ими.
Форма опросного листа устанавливает стандартизированный формат для сбора сведений о документах, обеспечивая согласованность и точность в процессе инвентаризации. Различные элементы опросного листа обеспечивают специалистов по управлению документами и архивистов информацией о документах организации.
Мой комментарий: Как я уже отмечала в комментарии к предыдущему посту Марго Ноут, следует иметь в виду, что при обследовании опросные листы заполняются, как правило, на группы однородных дел и на нетипичные отдельные дела, и крайне редко – на отдельные документы.
Элементы опросного листа
Описание: В этом поле фиксируется заголовок документа и/или его описание. Заголовок должен быть чётким и кратким, суммирующим содержание документа.
Создатель: Данное поле содержит сведения о создателе документа, которым может быть физическое лицо или организация. Опять же, эти данные обеспечивают контекст для документов.
Дата: В данном поле указывается дата создания документа, с целью обеспечения относимости и контекста.
Тип: В данном поле содержится информация о типе документа, таком как переписка, отчет или меморандум. Тип документа очень важен для понимания назначения и содержания документа.
Формат: В данном поле указывается физический формат документа, такой как бумага, микроплёнка или цифровой формат. Формат документа важен для определения потребностей, связанных с обеспечением его долговременной сохранности.
Мой комментарий: Здесь допущен ряд типичных для классического архивиста недочётов. Правильно было бы сказать, что в данном поле указывается 1) вид материального носителя (различные виды бумажных носителей, различные виды носителей на микроплёнке и плёнке для аналоговых аудиовидеозаписей, различные виды съёмных электронных носителей – либо указание на электронную информационную систему, хранящую документы); и 2) является ли документ аналоговым, цифровым или гибридным. Для бумажных документов полезно иметь сведения о формате бумаги, о формировании в дела, а для электронных – сведения о файловых форматах.
Размер: В данном поде указывается размер (объём) документа, включая количество страниц или размер файла. Размеры (объемы) документов определяют требования к их хранению.
Мой комментарий: В большинстве случаев сведения о числе страниц или количестве байт отдельных документов и дел никому не нужны. Для целей организации хранения нужны сводные сведения об объёмах больших совокупностей документов – и, в случае бумажных документов, это сведения не о числе страниц, а о погонных метрах, количестве дел, коробов и т.п. Замечу, что во многих отечественных нормативных документах допускается такая же ошибка.
Местонахождение: В данном поле указывается физическое местонахождение документа, например в шкафу для дел или на сервере. Местоположение документа определяет его доступность и безопасность.
Ограничения на доступ: В данном поле записывается информация о том, кто может получить доступ к документу, и сведения обо всех имеющихся ограничениях доступа, таких как грифы конфиденциальности и/или применимые законодательно-нормативные требования. Собранная здесь информация необходима для обеспечения безопасности и документов и неприкосновенности частной жизни.
Сроки хранения и порядок уничтожения/передачи документа по их истечении: В данном поле содержится информация о том, как долго следует хранить документы и как следует поступить с ними тогда, исчезает потребность в них. Собранная здесь информация важна для исполнения законодательно-нормативных требований.
Состояние: В данном поле фиксируется оценка состояния документа, например, поврежден ли он, является ли хрупким или подверженным риску деградации. Собранная здесь информация необходима для определения потребностей в принятии мер для обеспечения сохранности документа.
Потребности в принятии мер для обеспечения сохранности документа: В этом поле отмечаются потребности в принятии мер для обеспечения сохранности документа -например, требуются ли консервация и/или реставрация. Собранная здесь информация важна для обеспечения долговременной сохранности документа.
Значимость: Информация в данном поле резюмирует важность документа, отмечая, например, его историческую, культурную или научную ценность. Собранная здесь информация важна для определения долговременной ценности документа и для обеспечения его долговременной сохранности.
Примечания: В этом дополнительном поле фиксируются те сведения о документе, которые не попадают в другие разделы и поля опросного листа. Эта информация помогает описать контекст документа и/или предоставляет дополнительные сведения о нём.
Мой комментарий: Само собой, предложенный список полей не является исчерпывающим. Более того, в нём недостаёт очень важных полей, содержащих сведения об ответственном лице или подразделении, об истории массива документов (например, переходе ответственности от одного подразделения к другому), о взаимосвязях с другими документами и т.д. В поле сроков хранения желательно указывать ссылки на законы и нормативные акты, а также внутренние документы организации, на основании которых эти сроки были установлены.
Стандартизированный формат
Опросные листы крайне важны для любой организации, которая хочет надлежащим образом управлять документами. Форма опросного листа устанавливает стандартизированный формат для сбора сведений о документах, обеспечивая согласованность и точность в процессе инвентаризации. Каждый раздел опросного листа играет важную роль в обеспечении надлежащего управления, долговременной сохранности и доступности документов. Используя опросные листы, организации могут лучше управлять своими документами и обеспечить сохранение ценной информации для будущих поколений.
Опросные листы могут помочь архивистам в эффективном управлении и организации архивных материалов. Опросный лист - это структурированный инструмент для сбора необходимой информации о документах, такой как их формат, содержание, происхождение и состояние. Систематически документируя эти сведения, архивисты могут составить исчерпывающую номенклатуру (реестр, опись) фонда и получить представление об объёме и значимости своих коллекций. Опросные листы помогают определить потребности в мерах по обеспечению долговременной сохранности, определить приоритетность обработки материалов и спланировать на будущее требования к хранению. Кроме того, опросные листы могут облегчить поиск информации, позволяя архивистам создавать научно-справочный аппарат и разрабатывать стратегии доступа и оказания справочных услуг. Это оптимизирует архивные рабочие процессы и улучшает управление документами и обеспечение их долговременной сохранности.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/elements-of-a-records-survey-worksheet/
Комментариев нет:
Отправить комментарий