Архивы – это основа нашей коллективной памяти. Физические и цифровые артефакты документируют нашу историю, культуру и самобытность. Однако слишком часто принимающие решения лица игнорируют архивы, не осознавая их важности, поэтому для сохранения нашей истории и формирования нашего будущего крайне важно объяснять роль архивов этим лицам.
Необходимость сохранения документов бесспорна; это обычный и необходимый компонент практически всех деловых операций. В некоторых случаях в законах и нормативных документах устанавливается, что определённые документы должны создаваться и храниться в течение указанного периода времени. Помимо исполнения законодательно-нормативных требований, документы являются необходимой помощью для памяти. Они документируют решения, действия, транзакции и другие виды деятельности организации.
Концепции и методы управления документами и архивного дела лежат в основе систематических, хорошо проработанных подходов к операциям с документами, которые в противном случае отдельные структурные подразделения выполняли бы без какой-либо чёткой идеи и с меньшими знаниями, навыками и эффективностью. Таким образом, экономическое обоснование для систематического управления документами и архивами основывается на их полезности в качестве инструментов, обеспечивающих эффективную работу с документами и их сохранение.
Понимание прошлого
Архивы играют ключевую роль с точки зрения понимания нашего прошлого. Это первоисточники, на которые опираются историки, исследователи и ученые, чтобы составить представление о нашем прошлом. Такое представление имеют решающее значение для понимания настоящего и формирования нашего будущего. Понимая, как эволюционировало наше общество, мы можем принимать обоснованные решения о том, как двигаться вперёд. Архивы обеспечиваю доказательства, подтверждающие эти представления; без них мы рискуем потерять истории, формирующие нашу коллективную идентичность и самобытность.
Подотчётность
Архивы необходимы для обеспечения подотчётности. Государственные органы, коммерческие и иные организации полагаются на архивы в плане обеспечения подотчётности за свои действия. Без доступа к историческим документам становится невозможным определить, действительно ли организация действует в интересах общества или своих заинтересованных сторон. Благодаря ведению архивов, мы можем привлечь принимающих решения лиц к ответственности за их действия, обеспечивая тем самым, чтобы они действовали в интересах общества и будущих поколений.
Социальная справедливость
Архивы крайне важны для обеспечения социальной справедливости. Они документируют историю маргинализированных сообществ и свидетельствуют об их вкладе в общество. Без этих документов связанные с маргинализированными сообществами события и факты часто игнорируются, а их голоса заглушаются. Сохраняя и делая доступными эти документы, мы можем обеспечить, чтобы эти сообщества не были забыты, а их вклад был признан.
Инновации
Наконец, архивы необходимы для инноваций. Архивы вдохновляют на новые идеи и новые решения проблем. Изучая прошлое, мы можем извлечь уроки из наших успехов и неудач, и применить эти знания для решения новых задач. Без архивов мы рискуем заново «изобретать велосипед», растрачивать ресурсы и упускать возможности для роста и развития.
Нам нужно рассказывать об архивах принимающим решения лицам
Как нам рассказывать об архивах принимающим решения лицам? Во-первых, мы должны подчеркнуть ценность архивов для нашего общества. К сожалению, принимающие решения лица часто фокусируют внимание на краткосрочных выгодах и могут упускать из виду долгосрочные преимущества ведения архивов. Привлекая внимание к важности архивов для нашей коллективной памяти, подотчетности, обеспечения социальной справедливости и поддержки инноваций, мы можем убедительно обосновать, почему архивы заслуживают их внимания.
Архивисты должны уметь обосновывать экономическую отдачу от архивов. Экономические аргументы часто оказываются решающими для принимающих решения лиц, поэтому важно высветить потенциальные экономические преимущества архивов. Например, архивы могут привлекать исследователей и ученых, приносить доход (в зависимости от ряда факторов) и создавать рабочие места. Рассматривая архивы как инвестиции в будущее, мы можем убедительно обосновать, почему их стоит финансировать и поддерживать.
Архивисты должны сделать архивы доступными и дружественными для пользователей. Принимающие решения лица будут более склонны придавать более высокий приоритет архивам, если те будут просты в использовании и доступны для широкой аудитории. Инвестируя в технологии и инфраструктуру, которые делают архивы более доступными, мы можем сделать их более полезными как для принимающих решения лиц, так и для общественности.
Информирование руководителей организаций об архивах и их деятельности обеспечивает понимание ими важности архивов и инвестирование средств в их сохранение. Подчеркивая пользу, которую архивы приносят нашему обществу, обосновывая их экономическую отдачу и делая их доступными и удобными для пользователей, мы можем помочь сохранить нашу историю и сформировать наше будущее.
Марго Ноут (Margot Note)
Мой комментарий: Неплохие мысли, но … к сожалению, совершенно не учитывающие собственные интересы тех самых «принимающих решения лиц», которых обычно намного больше интересует прибыль по итогам финансового года, чем история и справедливость (потому, что именно получение прибыли либо, в государственных органах, выполнение миссии и является их главной задачей)…
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/securing-buy-in-for-archival-programs/?utm_content=256198249
Комментариев нет:
Отправить комментарий