Передовые практики хранения и извлечения данных в рамках процесса э-раскрытия, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2023/08/1.html )

Передовые практики управления хранением данных в интересах э-раскрытия

Разработайте всеобъемлющую политику стратегического управления информацией.

• Опишите подход организации к управлению данными, включая хранение, отслеживание сроков хранения и выполнение действий (уничтожение, передача) по их истечении;
  
  
• Регулярно пересматривайте и обновляйте политику, чтобы обеспечить её соответствие меняющимся законодательно-нормативным и деловым требованиям;
  
  
• Привлекайте к процессу разработки и пересмотра политики заинтересованные стороны из различных отделов (департаментов), таких как ИТ, юридический отдел и служба управления документами.

Организуйте электронную информацию в рамках структурированной системы хранения.

• Используйте согласованные правила наименования файлов, структуры папок, тегирование с помощью метаданных и категоризацию;
  
  
• Создайте карту данных, детализирующую местоположение электронной информации, её типы и владельцев в организации.
  

Используйте решения для централизованного хранения.

• Сетевые системы хранения данных (Network-attached storage, NAS) и/или облачные хранилища могут помочь консолидировать электронную информацию в одном месте, способствуя её доступности, совместной работе с неё и эффективному управлению;
  
  
• Оцените преимущества и риски локального хранения по сравнению с хранением в облаке.

Внедрите методы устранения избыточности и сжатия данных

• Устранение избыточности (deduplication) данных устраняет избыточные копии электронной информации ( https://www.gartner.com/en/documents/3980741 ), в то время, как методы сжатия данных уменьшают размеры файлов, экономя место для хранения и ускоряя извлечение данных;
  
  
• При выборе методов устранения избыточности и сжатия данных рассмотрите возможные компромиссы между эффективностью хранения и временем обработки данных.

Защитите электронную информацию от несанкционированного доступа, утечек и иных угроз безопасности.

• Внедрите шифрование, контроль и управление доступом и другие меры безопасности для защиты электронной информации на протяжении всего её жизненного цикла ( https://www.ibm.com/reports/data-breach );
  
  
• Регулярно тестируйте и обновляйте меры безопасности, с тем, чтобы опережать эволюционирующие угрозы.

Периодически проверяйте и проводите аудит систем хранения.

• Выявляйте потенциальные проблемы, проявления неэффективности и области для улучшения;
  
  
• Используйте инструменты мониторинга и аналитики для лучшего понимания  эффективности систем хранения и оптимизации процессов.

Планируйте масштабирование.

• Регулярно оценивайте емкость хранилища и планируйте его расширение по мере необходимости;
  
  
• Оценивайте и внедряйте новые и нарождающиеся технологий хранения с целью повышения производительности и масштабируемости.

Разработайте для данных перечень с указанием сроков хранения и действий, выполняемых по их истечении

• Определите конкретные сроки хранения и уничтожения/передачи электронной информации;
  
  
• Регулярно пересматривайте и обновляйте перечень;
  
  
• Внедрите автоматизированные процессы уничтожения данных для сведения к минимуму риска человеческих ошибок.

 
Обучите сотрудников передовым практикам хранения в интересах э-раскрытия

• Обеспечьте, чтобы обучение охватывало политику стратегического управления информацией организации, перечни с указанием сроков хранения и действий по их истечении, а также процедуры защищённого хранения;
  
  
• Обеспечьте проведение непрерывного (пере)обучения, чтобы поддерживать знания сотрудников и их знакомство с текущим состоянием процессов управления хранением.

Используйте специализированное программное обеспечение и инструменты для э-раскрытия

• Примером может служить программное обеспечение для отображения данных, «предсказательного кодирования» (predictive coding) и для аналитики данных;
  
  
• Подобные инструменты помогут повысить эффективность, сократить ручные трудозатраты и свести к минимуму ошибки в процессе э-раскрытия.

Выводы

Оптимизация хранения в контексте э-раскрытия имеет критически-важное значение ( https://www.exterro.com/blog/defensible-disposition-convergence-ig-compliance-e-discovery ) для обеспечения беспрепятственного и эффективного хода судебного процесса. Следуя рекомендациям по передовой практике, изложенным в данном руководстве, организации могут создать более оптимизированный рабочий процесс для сохранения в течение установленных сроков и извлечения данных, одновременно обеспечивая исполнение законодательно-нормативных требований.

Внедрение всесторонней политики стратегического управления информацией, структурированных систем хранения, решений для централизованного хранения, а также использование возможностей программного обеспечения и инструментов для э-раскрытия - это лишь некоторые из шагов, которые можно предпринять для оптимизации управления хранением. Благодаря хорошо продуманной и хорошо реализованной стратегии хранения в контексте э-раскрытия, организации могут сократить расходы, повысить эффективность и минимизировать риски, связанные с обработкой электронной информации.

Джейн Томпсон (Jane Thompson)

Источник: блог профессиональной ассоциации ACEDS
https://aceds.org/best-practices-for-e-discovery-data-retention-and-retrieval/