Эволюция управления документами от предыдущих десятилетий и до 2023 года

Данная статья анонимного автора была опубликована 27 июня 2023 года на сайте techgenyz.com.

Мой комментарий: Конечно, данная статья рисует несколько приукрашенную (хорошо, сильно приукрашенную) картину развития управления документами в 21-м веке, однако эта романтизированная история, думаю, всё равно может послужить неплохой «отправной точкой» для тех, кто был слишком молод, чтобы наблюдать все эти перемены собственными глазами. Добавлю, что, с моей точки зрения, перемены, ожидающие нас в ближайшие десятилетия, окажутся более радикальными и поразительными, чем всё то, что мы наблюдали до сих пор!

В мире, движимо данными и информацией, управление документами играет критически-важную роль в обеспечении успешности и эффективности организаций. Эволюция управления документов была поразительной: от традиционных бумажных систем до новейших цифровых решений.

В рамках этой статьи давайте посмотрим, как управление документами трансформировалось за прошедшие десятилетия, придя в конечном итоге к текущему положению дел в 2023 году.

Управление документами в прошлом

В прошлом управление документами главным образом имело дело с физическими бумажными документами. Офисы были заполнены шкафами для документов, в каждом из которых хранилась ценная информация.

Процесс управления этими документами отнимал много времени и сил. Приходилось вручную искать дела, организовывать и упорядочивать их, а также отслеживать их местонахождение. Неверно размещённые или потерянные дела были обычной причиной головной боли, вызывая задержки и приводя к неэффективности рабочих процессов.

Расцвет управления электронными документами

По мере развития технологий совершенствовалось и управление документами. Электронно-цифровая революция привела к значительным сдвигам в том, как организации хранят свои документы и управляют ими. Сейчас 77% владельцев бизнеса хотят иметь удаленный доступ ко всем данным (см. https://recordstorage.com/blog/3-document-management-statistics-for-your-organization/ ).

Благодаря распространению компьютеров и программных систем стал доступен более эффективный и надежный способ организации информации. Электронные системы управления документами (ERMS) стали идеальным решением для многих организаций.

Имея ERMS-системы, можно оцифровывать бумажные документы, сделав их легко находимыми и доступными. Это вновь обретённое удобство избавило от потребности в громоздких шкафах для документов и от необходимости тратить бесчисленные часы на «просеивание» бумажной документации в поиске нужных материалов. Вместо этого документы можно находит и извлекать посредством выполнения простого поискового запроса, экономя тем самым драгоценное время и повышая производительность.

Кроме того, ERMS-системы предлагали улучшенные меры безопасности, обеспечивающие конфиденциальность и целостность чувствительной информации. Меры контроля и управления доступом и технологии шифрования обеспечивают защиту от несанкционированного доступа и от утечки данных. Всё это обеспечивало организациям душевное спокойствие, поскольку они знали, что их документы защищены от угроз.

Управление документами в цифровую эпоху

Теперь мы быстро возвращаемся в наши дни, и оказываемся в мире, где облачные вычисления произвели революцию в управлении документами. Облачные системы управления документами становятся всё более популярными, обеспечивая бóльшую гибкость и доступность.

С помощью облачных систем управления документами можно безопасно хранить документы на удалённых серверах, устраняя необходимость в локальной инфраструктуре и сокращая расходы.

Это означает, что доступ к документам можно получить из любого места и в любое время, если только у вас есть подключение к Интернету. Вы можете, работая дома или в пути, легко получать документы из офиса компании и управлять ими ( https://www.techgenyz.com/2022/07/08/working-from-home-can-save-money/ ).

Облако также делает возможной совместную работу на совершенно новом уровне. Несколько пользователей могут работать над одним и тем же документом одновременно, что делает совместную работу более эффективной и продуктивной. Эта возможность доказала свою полезность в случае географически-рассредоточенных групп или организаций с дистанционно работающими сотрудниками.

Более того, поставщики облачных систем управления документами часто предлагают надёжные варианты резервного копирования и восстановления в случае катастроф. Это гарантирует защиту Ваших документов от потери данных и от последствий непредвиденных событий, таких как сбои оборудования или стихийные бедствия. Ваша информация остаётся доступной и защищённой, что обеспечивает Вам душевное спокойствие.

Будущее управления документами

Заглядывая вперёд, будущее управления документами ( https://www.techgenyz.com/2022/02/02/features-to-look-for-in-a-payments-management-software/ ) видится наполненным захватывающими возможностями. Технологии продолжают стремительно развиваться, порождая новые тенденции и инновации.

Заметной стала тенденция к интеграция искусственного интеллекта (ИИ) в системы управления документами. Инструменты на основе ИИ могут автоматически категорировать и классифицировать документы, упрощая организацию и поиск информации.

Помимо этого, искусственный интеллект способен выявлять в документах закономерности и тенденции, получая ценные знания, используемые для принятия решений и бизнес-аналитики.

Еще одно направление развития - это технология блокчейна. Блокчейн, известный своей защищённостью и децентрализованным характером, может произвести революцию в управлении документами, обеспечив неизменность и прозрачность документов. Эта технология может быть особенно полезна в тех отраслях, где первостепенное значение имеют доверие и подотчётность – таких, как финансы или здравоохранение.

Завершающие мысли!

Эволюция управления документами с предыдущих десятилетий до 2023 года была поразительной. Мы прошли долгий путь от дней переполненных шкафов до беспрепятственного доступа, обеспечиваемого облачными системами. Сила управления документами заключается в его способности упрощать процессы, повышать эффективность и улучшать процессы принятия решений.

Сегодня управление документами - это не просто необходимость; это стратегическое преимущество. Внедряющие современные методы управления документами организации лучше подготовлены к тому, чтобы справиться с постоянно растущими объёмами информации и сориентироваться среди сложностей цифрового мира.

Используя возможности новейших технологий (см. https://www.techgenyz.com/2022/05/24/nvidia-shines-with-gaming-monitors/ ) и оставаясь на шаг впереди других, организации могут раскрыть весь потенциал своих документов и способствовать тем самым скорейшему достижению успеха.

Итак, независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, руководителем корпорации или начинающим предпринимателем, возьмите на себя ответственность за управление своими документами. Воспользуйтесь возможностями, предлагаемыми технологиями, и воочию убедитесь в том, какое преобразующее воздействие эффективное управление документами может оказать на Вашу организацию.

Будущее является светлым, и эволюция управления документами продолжает прокладывать путь к более эффективному и продуктивному миру.

Источник: сайт techgenyz.com
https://www.techgenyz.com/2023/06/27/evolution-of-records-management-2023/