Специалисты по управлению документами, станьте поставщиками простых, настраиваемых и надёжных инструментов в своей организации! Часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/2_062711423.html )

Как специалисты по управлению документами могут предоставлять другим подразделениям надёжные во времени инструменты

С точки зрения отдела комплайнса: Специалисты по управлению документами и по комплайнсу разделяют уникальный интерес к операциям в масштабах всей организации. И если сфера интересов большинства подразделений и служб ограничена, то обычно и служба документами, и отдел комплайнса осуществляют деятельность, пересекающую границы структурных подразделений и служб. Отдел комплайнса нередко опирается на поддержку, а иногда и на прямую помощь службы управления документами при проведении аудитов. Со временем специалисты двух служб становятся единой командой, защищая интересы друг друга и действуя совместно в интересах достижения целей предприятия.

С точки зрения финансового отдела: Специалисты по управлению документами должны быть в состоянии показать отдачу на инвестиции (ROI). Это означает установление метрик и стандартов сравнительного анализа, которые показывают затраты на управление бумажными и электронными документами в Вашей организации в сравнении с сопоставимыми организациями. Эффективная программа управления документами экономит средства организации, однако именно на службу управления документами ложится ответственность за то, чтобы показать финансовому отделу и организации в целом, где достигается эта экономия. Если это будет сделано надлежащим образом, то финансовый отдел станет самым сильным защитником интересов специалиста по управлению документами.

С точки зрения службы ИТ: Для специалистов по управлению документами надёжность взаимосвязана с целостностью. Целостность, с точки зрения специалиста по управлению документами, означает, что содержимое документа остаётся неизменным на протяжении всего его жизненного цикла. В результате специалисты по управлению документами должны работать совместно с ИТ, обеспечивая, что сами документы никогда не изменятся даже в случае изменения данных, на основе которых документ был создан. Когда этот аспект принят во внимание и осознан, у организации есть возможность убедиться в том, что сохраняемый документ сейчас такой же, каким он был в момент создания.

С точки зрения юридического отдела: Юристы имеют дело проблемами, ситуациями и кризисами. Как правило, к тому времени, когда какой-то вопрос доходит до юридического отдела, что-то уже пошло не так. Служба управления документами не может предотвратить плохие события, однако она может помочь юристам аргументировать свою позицию или уменьшить ущерб. Управление документами направлено на обеспечение наличия у организации имеющих ценность документов, и на уничтожение утративших ценность документов. Если всё делается правильно, то это позволяет юристам найти важную информацию, необходимую им для надлежащего разрешения проблемы, ситуации или кризиса. Ни один адвокат не хочет иметь меньше информации, чем его оппонент, но они также не хотят помойки из созданных ими же сами, но уже ненужных документов и данных. Чтобы облегчить свою работу, они полагаются на службу управление документами и информацией, чтобы подготовиться к этому до того, как возникнет проблема, ситуация или кризис. Когда всё это делается должным образом, юридический отдел становится отличным сторонником и покровителем службы управления документами.

С точки зрения группы защиты персональных данных: В течение многих лет службы управления документами рассматривали в качестве своей основной задачи обеспечение хранения документов в течение минимально допустимых сроков. Такие факторы, как э-раскрытие и затраты на внеофисное хранение, послужили определённым стимулом к избавлению от малоценных документов и информации, - но не привело к существенным изменениям.

Появление законов о защите персональных данных (ПДн) и последовавшие меры по принуждению к их исполнению применение превратили управление документами из дисциплины, ориентированной на хранение документов, в дисциплину, занимающуюся хранением, уничтожением и защитой документов. В долгосрочной перспективе специалисты по управлению документами могут сыграть важную роль в отстаивании, вместе с группой по защите ПДн, разумных политик управления документами, которые поощряют разумные сроки хранения, ограничивают сбор ненужных персональных данных и ограничивают повторное использование ПДн без согласия их субъекта. Этого можно добиться путем проведения инвентаризации документов, выявления документов с ПДн, установления их связи с системами, в которых хранится эта информация, и определения целей, ради которой документы и информация хранятся и могут использоваться внутри организации. Если специалист по управлению документами сделает это, то группа по защите ПДн станет помощником в продвижении программы управления документами и информацией.

Заключение

Бывают ситуации, когда цели отделов комплайнса, финансового и юридического отделов, служб информационных технологий и защиты персональных данных могут расходиться. Порой отдел комплайнса хочет сохранить информацию в течение более продолжительно периода времени, а группа по защите ПДн, наоборот, хочет быстро от неё избавиться. Иногда юридический отдел хочет тратить деньги на раскрытие информации, чтобы защитить свою позицию, в то время как финансовый отдел считает, что расходы на судебные разбирательства перевешивают выгоды от решения дела по существу. Всем отделам и службам нужны четко определенные категории документов, в то время как служба ИТ предпочла бы сгруппировать все сроки хранения документов в несколько категорий «больших корзин».

Специалисты по управлению документами - это группа, которая сводит воедино все эти проблемы и находит решение, признающее и балансирующее все эти потребности и цели. Для этого специалисты по управлению документами должны продемонстрировать другим подразделениям и службам, что они понимают их цели и что перечень документов с указанием сроков хранения и поддерживающие его политики являются простыми, настраиваемыми и надёжными инструментами, необходимые для достижения всех этих целей. Когда это будет сделано, специалисты по управлению документами станут поставщиками простых, настраиваемых и надёжных инструментов для всей организации.

Том Кори (Tom Corey)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2023/06/records-managers-become-the-easy-adjustable-reliable-tool-of-the-organization/