Ниже приведен перевод резюме документа.
Краткое содержание и рекомендации
Предыстория
1. Хорошо управляемая государственная информация обеспечивает для общества ряд преимуществ, включая то, что:
- Она поддерживает хорошо информированную политику и программы органов правительства;
- Она делает возможными прозрачность и подотчетность, а также способствует укреплению доверия;
- Минимизируются расходы за счёт сведения к минимуму её дублирования и повторного создания; и
- При сохранении в национальных архивах, она становится частью истории, самобытности и памяти Австралии как до, так и после заселения страны белыми людьми.
2. В декабре 2022 года руководитель Администрации премьер-министра и кабинета министров (Secretary of the Department of the Prime Minister and Cabinet) выделил курирование информации как ключевую обязанность государственной службы и отметил важность документирования для эффективного осуществления такого курирования:
- Государственная служба лучше всего работает в условиях стабильности и наличия накопленного интеллектуального капитала. Это подразумевает документирование, с тем, чтобы были ясны основания и полномочия при принятии решений.
Причины проведения аудита
3. Хорошо управляемые информационные активы играют жизненно важную роль в деятельности правительства Австралии. Органы правительства Австралии должны быть способны надлежащим образом выявлять, категорировать, хранить и управлять всеми информационными активами, созданными, собранными, полученными и сохраняемыми в рамках деятельности по государственному управлению.
4. Неоднократные аудиты, проведенные Счётной палатой Австралии (ANAO) за последние годы, отметили плохое управление документами как существенный провал в функционировании государственного управления.
5. Данный аудит даст парламенту страны уверенность в эффективности надзора над выполнением и поддержки Национальными Архивами Австралии их политики «Укрепление доверия к государственным документам: Управление информацией и данными в интересах политики правительства и сообщества» (далее - политика «Укрепление доверия»); в выполнении Национальными Архивами Австралии рекомендаций Счётной палаты и Объединённого комитета по государственным счетам и аудиту (Joint Committee on Public Accounts and Audit, JCPAA), данных в отношении предыдущей «Политикой непрерывного использования электронной информации - 2020» (Digital Continuity 2020 Policy); и в степени, в которой управление информационными активами ряда ведомств соответствует новой политике «Укрепление доверия».
Цели, критерии и охват аудита
6. В ходе настоящего аудита были изучены эффективность реализации Национальными Архивами Австралии политики «Укрепление доверия», а также управление информационными активами (документами, информацией и данными) в отдельных ведомствах.
7. Чтобы впоследствии сделать выводы в отношении результатов аудита, Счётная палата установила следующие высокоуровневые критерии:
- Обеспечивают ли Национальные Архивы Австралии эффективную реализацию политику «Укрепление доверия»?
- Приняла ли Администрация премьер-министра и кабинета министров меры, обеспечивающие эффективное управление ею своими информационными активами?
- Принял ли Австралийский национальный морской музей меры, обеспечивающие эффективное им своими информационными активами?
8. Отобранными для аудита ведомствами являются Администрация премьер-министра и кабинета министров и Австралийский национальный морской музей. Они были выбраны с целью получить представление о проблемах и возможностях, с которыми сталкиваются как ведущие ведомства, так и небольшие агентства, занимающиеся вопросами культуры.
Выводы
9. Реализация Национальными Архивами Австралии политики «Укрепление доверия» была эффективной лишь частично. Управление информационными активами, осуществлявшееся Администрацией премьер-министра и кабинета министров также было частично эффективным. Австралийский национальный морской музей минимальные меры реализовал, однако в целом его управление информационными активами было неэффективным.
10. Меры Национальных Архивов по планированию, надзору и управлению реализацией политики являются частично эффективными. Ими были реализованы меры внутреннего стратегического управления для управления реализацией политики, включая создание совета проекта и подготовку планов в отношении проектов, рисков, мониторинга и взаимодействия с заинтересованными сторонами. Запланированные результаты в основном были достигнуты своевременно.
Предыдущая рекомендация Генерального аудитора по повышению уверенности в предоставляемой ведомствами в Национальные Архивы отчётности не была выполнена. Отчеты ведомств слабо проверяются, и в ходе аудита в этих отчетах были выявлены ошибки. Это снижает надёжность как даваемой Национальными Архивами оценки достигнутого прогресса, так и отчётов, представляемых ими министрам правительства Австралии и другим заинтересованным сторонам.
Отсутствуют метрики эффективности, которые могли бы использоваться для мониторинга исполнения ведомствами ключевого, обязательного требования как политики, так и законодательства о передаче ведомствами на попечение Национальных Архивов, в кратчайшие с точки зрения практичности сроки либо не позднее течение 15 лет с момента их создания, их активов, «подлежащих сохранению в качестве национальных архивов», - и имеются свидетельства того, что это требование не исполняется. Взаимодействие с ведомствами могло бы стать более целенаправленным благодаря сбору и анализу имеющихся данных с целью выявления ведомств, находящихся в группе риска.
11. Администрация премьер-министра и кабинета министров (Prime Minister and Cabinet, PM&C) реализовала частично эффективные меры для управления информационными активами в соответствии с политикой «Укрепление доверия». В настоящее время Администрация совершенствует свои меры стратегического управления, касающиеся управления информацией, и модернизирует ключевые информационные системы с тем, чтобы повысить эффективность своего подхода. В ответах Администрации на контрольные вопросы были выявлены некоторые неточности.
12. Управление информационными системами в Австралийском национальном морском музее (Australian National Maritime Museum, ANMM) является неэффективным, отсутствуют надлежащее стратегическое управление и поддержка персонала. Музей не передал никаких документов в Национальные Архивы с момента его создания в 1991 году, и в этом отношении не исполняет Закон об архивах 1983 года (Archives Act 1983).
Источник: сайт Счётной палаты Австралии (Australian National Audit Office, ANAO)
https://www.anao.gov.au/work/performance-audit/management-information-assets
Комментариев нет:
Отправить комментарий