Специалисты по управлению документами, станьте поставщиками простых, настраиваемых и надёжных инструментов в своей организации! Часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/1_01014079187.html )

Как специалисты по управлению документами могут предоставлять другим подразделениям настраиваемые инструменты

С точки зрения отдела комплайнса: Для организаций правила комплайнса (исполнения законодательно-нормативных и иных установленных требований) меняются вследствие изменений в законах и нормативных актах, ведения деятельности в новых юрисдикциях и изменений в характере деятельности организации. Специалисты по управлению документами должны периодически проводить проверки, чтобы убедиться:

• По-прежнему точно ли отражены требования нормативно-правовых актов, имеющих отношение к перечню и поддерживающим его политикам;
  
  
• Действует ли организация в настоящее время в новых юрисдикция и/или подпадает под действие законодательства таких юрисдикций; и/или
  
  
• Приобрела/добавила ли организация виды деятельности, на которые распространяются дополнительные требования.

С точки зрения финансового отдела: Целью большинства финансовых групп является поиск способов увеличения денежных поступлений в организацию, при одновременном ограничении расходов. Внеофисное хранение документов, оплата миграции информации в новые программные продукты и расходы, связанные с поиском и извлечением информации создают финансовое бремя для многих организаций. Специалисты по управлению документами могут использовать свои политики для ограничения этих расходов, сохраняя только информацию, которая представляет ценность для организации, и избавляясь от информации, у которой ценность невелика, а расходы на хранение обременительны.

С точки зрения службы ИТ: Организации нередко хранят документы и информацию в течение семи, десяти, тридцати лет - и, возможно, в течение всего срока существования организации. Однако программное обеспечение и ИТ-продукты сменяются обычно гораздо чаще. Это означает, что всякий раз, когда Ваша организация меняет сохраняющее информацию программное обеспечение, эту информацию нужно мигрировать в новую систему. Специалисты по управлению документами играют ключевую роль в определении того, какую информацию необходимо мигрировать и сохранить при смене этих инструментов, а какую можно уничтожить, тем самым упрощая переход на новые программные продукты внутри организации.

С точки зрения юридического отдела: В процессе их обучения юристов учат сосредотачивать внимание на проблемах, а не на процессе. Как следствие, многие юристы меньше внимания обращают на процессы и больше сосредоточены на вопросах, непосредственно связанных с конкретной правовой ситуацией. Настраиваемый инструмент, который специалисты по управлению документами должны использовать для удовлетворения этих конкретных потребностей – это приостановка уничтожения (legal hold). Приостановка уничтожения позволяет организации приостановить действие правил отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения в интересах разрешения конкретной правовой ситуации. Данный инструмент даёт специалисту по управлению документами возможность приспосабливаться к конкретным потребностям юристов в конкретных ситуациях, не ставя под угрозу защитимость и целостность перечня и поддерживающих политик в целом.

С точки зрения группы защиты персональных данных: «Запроектированная и/или осуществляемая по умолчанию защита персональных данных» (Privacy by Design or Default) - это концепция сообщества специалистов по защите персональных данных (ПДн), согласно которой следует консультироваться с группой по защите ПДн и вовлекать её в любые организационные перемены, в принятие политических решений и в усилия по системной интеграции, которые могут повлиять на обработку ПДн. Для организаций, на которые распространяются требования законодательства Евросоюза по защите персональных данных (GDPR), это обязательное требование. Под него также подпадают данные. Следовательно, всякий раз, когда вносятся коррективы, влияющие на документы (и особенно на документы, содержащие персональные данные), специалист по управлению документами должен привлекать группу по защите ПДн и учитывать результаты оценки воздействия на защиту ПДн при принятии окончательных решений. Всё это должно быть сделано до того, как будут приняты какие-либо окончательные решения.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/3.html )

Том Кори (Tom Corey)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2023/06/records-managers-become-the-easy-adjustable-reliable-tool-of-the-organization/