Если чего-то больше всего не хватает большинству программ управления документами, так это поддержки. Когда я разговариваю с коллегами об их программах управления документами, часто выясняется, что они не могут получить:
- Финансовую поддержку,
- Поддержку со стороны высшего руководства,
- Поддержку со стороны исполнителей.
Также нередко обнаруживается, что у них:
- Программа управления документами не имеет финансового обоснования (т.е. это или программа исполнения законодательно-нормативных требований, объёмы инвестиций в которую превышают возможный ущерб от несоответствия требованиям; или это программа без какой-либо окупаемости инвестиций);
- В центре внимания программы управления документами не находятся те вопросы, которые в данный момент являются проблемными для высшего руководства либо рассматриваются как большие, важные долгосрочные приоритеты в оперативной деятельности;
- Программа управления документами не нацелена на регулярное измеримое улучшение результатов деятельности рядовых сотрудников и их руководителей.
Если у нас в отрасли и есть какая-либо серьёзная проблема с программами, то, как я думаю, она заключается в том, что мы добросовестно разрабатываем план действий, а затем, когда мы обнаруживаем, что обещанная нам поддержка не материализуется, - мы его не пересматриваем, чтобы учесть ту реальную поддержку, которую получаем.
Если мы приступаем к выполнению плана и не можем получить необходимое для этого финансирование (деньги), - то почему бы нам не вернуться назад и не посмотреть на финансовые показатели, чтобы решить, каким образом обеспечить уровень рентабельности инвестиций, который позволит нам привлечь необходимые деньги? Или пересмотреть наши оценки эффективности в сторону понижения – а затем пойти и объяснить другим заинтересованным сторонам, какие будут последствия этого для важных для них вещей, чтобы они почувствовали, что им тоже следует вложить кое-какие деньги?
Если мы приступаем к реализации плана и не можем получить необходимую поддержку со стороны высшего руководства, то почему бы нам не вернуться назад и не посмотреть, что именно нужно нашим руководителям, и что мы могли бы сделать, чтобы удовлетворить как наши собственные потребности, так и потребности тех руководителей, чья поддержка нам нужна?
Если мы приступаем к реализации плана и не можем получить необходимую поддержку сотрудников на местах, то почему бы нам не вернуться назад и не подумать над тем, каким образом мы могли бы обеспечить существенные улучшения для каждой группы «на переднем крае», чья поддержка нам нужна?
Все, что мы делаем в организации, связано с властью. Иногда власть дается нам в виде формальных полномочий – это власть, связанная с выполняемой нами ролью. Иногда это то, что мы должны завоевать.
Если у нас нет необходимой нам власти, то у нас на само деле есть только два выхода – или найти способ получить её, или найти способ примириться с тем, что мы не способны сделать то, что хотели бы.
Откровенно говоря, слишком уж многим из нас очень некомфортно с собственными программами...
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-thing-missing-most-in-most-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий