Юридический и финансовый отделы, службы управления документами, комплайнса, информационных технологий и защиты персональных данных - все они заинтересованы в надлежащем управлении информацией. Для специалистов по управлению документами, однако, надлежащее управление информацией - их первоочередная задача, в то время, как для других отделов и служб оно является инструментом, используемым для достижения их целей, но не обязательно главным объектом их внимания.
Чтобы специалисты по управлению документами могли хорошо взаимодействовать с отделами комплайнса (исполнения законодательно-нормативных и иных установленных требований – Н.Х.), финансовым, юридическим, со службами информационных технологий и защиты персональных данных, - служба управления документами должна стать для этих подразделений важным поставщиком инструментов. Ну а чтобы инструменты работали должным образом, они должны быть:
- легко используемыми,
- настраиваемыми и
- надёжными с течением времени.
Данная статья объясняет специалистам по управлению документами, как им стать ценным ресурсом в своей организации, объясняя, какой язык им необходимо использовать для объяснения того, в чём они могут помочь другим подразделениям в достижении теми своих целей.
Как специалисты по управлению документами могут предоставить другим подразделениям простые в использовании инструменты
Перечни видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, и поддерживающие политики являются основными инструментами специалиста по управлению документами. Указанные ниже свойства будут способствовать продвижению этих перечней на роль эффективного инструмента для отделов комплайнса, финансового и юридического отделов, для служб информационных технологий и защиты персональных данных:
С точки зрения отдела комплайнса: Перечни с указанием сроков хранения документов должны идентифицировать документы, подпадающие под законодательно-нормативные требования, и демонстрировать соответствие указанных в них сроков хранения этим требованиям. Это может включать указание законов и нормативных актов, влияющих на требования к хранению и уничтожению документов, а также на юрисдикции и органы власти, осуществляющих надзор над организацией. Лучшие из перечней – это те, что используются в работе, при этом специалисты по комплайнсу и по управлению документами регулярно проводят их аудит.
С точки зрения финансового отдела: Финансовый отдел заботит наличием информации для документов, используемых для защиты интересов (фактических или потенциальных) инвесторов, а также для подготовки и подтверждения налоговых деклараций. Некоторые документы являются необходимыми, а некоторая информация - полезной. Перечни видов документов с указанием сроков хранения должны отражать эти потребности, - совместно с поддерживающими политиками, обеспечивающими не только сохранение информации, но и её доступность в случае необходимости.
С точки зрения службы ИТ: Чтобы ИТ-системы могли эффективно работать с электронными документами, им нужны правила. Чем проще понять эти правила и чем меньше правил нужно применять, тем эффективнее ИТ-служба сможет их использовать. Перечни, которые используют для отсчета сроков объективные события, а не субъективные решения, облегчат ИТ-службе реализацию правил. Например, если отсчёт срока хранения документа начинается с момента его создания, поступления или с момента, когда происходит легко определяемое событие, тогда ИТ-служба сможет автоматически запустить часы, которые определят момент уничтожения электронного документа. Если же отсчёт срока хранения документа необходимо начать тогда, когда специалист-человек выскажет определённое суждение, то процесс не может быть автоматизирован, и ИТ-служба не сможет автоматически установить срок проведения уничтожения. Примерами этого могут служить такие коды событий в указаниях по срокам хранения, как «до принятия окончательного решения», «до получения разрешения» или «до момента устаревания».
С точки зрения юридического отдела: Когда судебный процесс инициируется или его начало становится разумно ожидаемым, преимущества применения перечня, с точки зрения юридического отдела, могут быть связаны с возможностью использования перечня для определения (1) того, какие документы хранит организация, и (2) какой период времени охватывают хранимые организацией документы. Эффективная политика будет регламентировать процесс уничтожения так, чтобы у юристов была уверенность в том, что они сохраняют и представляют все соответствующие документы, взаимосвязанные с фактически начавшимся или разумно ожидаемым судебным иском. Чем меньше служба управления документами допускает исключений при применении перечня и политик, тем проще юристам организации использовать перечень и поддерживающие его политики для выявления документов, связанных с конкретными судебными разбирательствами.
С точки зрения группы защиты персональных данных: Сбор и хранение персональных данных должны быть ограничены. Группа по защите персональных данных обязана обеспечить, чтобы собирались только необходимые персональные данные, чтобы эти данные использовать только по оговоренному назначению и/или в соответствии с полученным согласием, и чтобы они хранились только до тех пор, пока это необходимо для достижения оговоренной или предусмотренной в согласии цели. Эффективный перечень покажет, какие категории документов содержат персональные данные, и ограничит срок хранения этой информации моментом достижения допускаемых законом или согласием целей её обработки.
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/2_062711423.html )
Том Кори (Tom Corey)
Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2023/06/records-managers-become-the-easy-adjustable-reliable-tool-of-the-organization/
Комментариев нет:
Отправить комментарий