Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения и сроки исковой давности

Вопрос: В связи с установлением исковой давности по налоговым и экономическим преступлениям в рамках законодательства РФ выше, чем сроков хранения документов по бухгалтерскому и налоговому учету, а также других видов, затрагивающих эту тему, по Перечню,2019 РФ необходимо ли каким-то документам продлевать срок хранения?
Если да, то насколько? И на какой нормативный документ при этом ссылаться?
Речь идет о документах временного хранения сроком до 10 лет.

Ответ: Прежде чем ответить на Ваш вопрос, давайте рассмотрим ряд принципиальным моментов.

Первый из них заключается в том, что сроки исковой давности не являются сами по себе нормативными требованиями в отношении сроков хранения документов. Это значит, что, в принципе, если сроки хранения, установленные согласно существующим законодательно-нормативным требованиям, соблюдены – то соответствующие документы можно уничтожить, и за такое уничтожение вас никто не накажет. Однако в таком случае есть риск того, что в случае судебного иска или расследования Вы окажетесь без документов – и вот здесь Вашей организации и начальству уже нужно думать, что им выгоднее: спрятать все концы в воду или всё-таки сохранить документы в обоснование своей позиции. Оба варианта действий легальны.

Второй важный момент заключается в том, что сроки хранения устанавливаются законами и нормативными актами – а перечнями уже только после них и при условии, что перечни не противоречат законодательству. При этом сроки перечней не подкреплены мерами наказания; на моей памяти ни одна организация не была наказана только за то, что не соблюла указания Перечней. В то же время многие тысячи организаций ежегодно наказываются на неисполнение законодательно-нормативных требований к срокам хранения, и не меньшее их число несёт серьёзные экономические потери, оставаясь без необходимых их документов вследствие неверных или неверно понятых положений Перечней!

Если нужно изменить срок хранения, то это можно сделать как распорядительным документом, так и решением экспертной комиссии, сославшись при этом на положение законодательства о соответствующем сроке давности, а также на продолжающуюся потребность организации в данных документах. Чрезмерно напрягаться здесь не требуется, в России организациям дается право уничтожать документы по истечении сроков хранения, но это не является обязанностью (за единственным исключением – содержащие персональные данные документы требуется уничтожать по достижении целей их обработки либо в случае отзыва согласия как основания для их обработки).

Теперь давайте поговорим о деталях.

В вашем вопросе Вы затронули очень интересную тему, а именно что нужно учитывать при установлении сроков хранения документов организации. С моей точки зрения, сроки исковой давности именно такой вопрос, поскольку их обязательно нужно учитывать при определении сроков хранения документов.

В Гражданском праве общий срок исковой давности определён в ст. 196 ГК РФ и составляет три года.
 
В уголовном праве также определены сроки, но уже по преступлениям, в т.ч. налоговым.
В зависимости «от характера и степени общественной опасности деяния» Уголовным Кодексом преступления подразделяются на преступления небольшой тяжести, преступления средней тяжести, тяжкие преступления и особо тяжкие преступления.

Согласно ч. 1. ст. 78 УК РФ, срок давности по экономическим преступлениям устанавливается с учетом тяжести и общественной опасности:

• Небольшая тяжесть – до 2 лет;
  
  
• Средняя тяжесть – до 6 лет;
  
  
• Тяжкие преступления – до 10 лет;
  
  
• Особо тяжкие – до 15 лет.

В Уголовном кодексе РФ к преступлениям в налоговой сфере относятся следующие статьи:

• Статья 198 Уклонение от уплаты налогов физическими лицами. Предусмотрена небольшая тяжесть, а значит исковая давность 2 года.
  
  
• Статья 199 Уклонение от уплаты налогов юридических лиц. Предусмотрена средняя тяжесть с исковой давностью до шести лет.
  
  
• Статья 199.1 Неисполнение обязательств в качестве налогового агента. Предусмотрена средняя тяжесть с исковой давностью до шести лет.
  
  
• Статья 199.2 Сокрытие собственности, включая деньги, в рамках избегания налогообложения. Предусмотрена небольшая тяжесть (первая часть) и средняя тяжесть (вторая часть. Соответственно исковая давность - 2 и 6 лет соответственно.

В Налоговом Кодексе сроки хранения документов установлены «в течении пяти лет», как для налогоплательщиков, так и для налоговых агентов.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом;

Статья 24. Налоговые агенты

3. Налоговые агенты обязаны:

5) в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Итак, в данном случае возможны два решения:

Решение 1. Организация четко выполняет требования Налогового Кодекса и уничтожает документы по истечении 5 лет хранения. Поскольку сроки хранения установлены в Кодексе, именно на него нужно ссылаться как при составлении номенклатуры дел, так и при проведении выделения документов с истекшими сроками хранения. Предъявлять к организации претензии в том, что она уничтожила документы, будет незаконно. Однако в таком случае организация берет на себя риски возникновения ситуации, в которой у нее на руках будут отсутствовать документы, с помощью которых она сможет защитить свои интересы.

Решение 2. Организация может проанализировать риски, которые могут возникнуть, если документы будут уничтожены, а впоследствии потребуются для защиты интересов организации в органах государственного контроля или суде. Если организация сочтёт необходимым увеличить сроки хранения тех или иных документов, то она имеет право сделать это в отношении любых своих документов. Само решение желательно оформить как решение экспертной комиссии. При этом нужно понимать, что сохраненные документы могут содержать данные и информацию, которая потенциально могут быть использованы против компании.