Цель проекта технических спецификаций ISO/CD TS 7538 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение» (Functional requirements for Disposition of Records), зарегистрированного 8 августа 2023 года Секретариатом Международной организации по стандартизации (ИСО) в качестве «проекта комитета» (см. https://www.iso.org/standard/83150.html ), заключается в том, чтобы предложить организациям всестороннее руководство по эффективному управлению процессами, относящимися к отслеживанию сроков хранения и проведению по их истечении уничтожения документов либо передачи их на постоянное архивное хранение.
Мой комментарий: Проект подготовлен рабочей группой WG21 «Уничтожение / передача документов» технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».
Предлагаемые технические спецификации, в частности:
- Описывают процедуры оценки: В документе описываются методы оценки, используемые для выявления требований к срокам хранения и к проведению уничтожения/передачи документов;
- Уточняют обязанности: В спецификациях чётко определены роли и обязанности по надзору за процедурами отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения / передачи документов;
- Определяют ключевые области процессов: Документ даёт представление о ключевых по важности сегментах процессов, которые можно оценить с целью определения эффективности процессов отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения / передачи документов;
- Содействуют реализации: Документ содержит рекомендации, помогающие успешно реализовать процессов отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения / передачи документов;
- Поддерживают интеграцию с оперативной деловой деятельностью: Документ предлагает рекомендации, способствующие органичной интеграции процессов отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения / передачи документов в общую оперативную деятельность организации.
Данный документ нацелен на расширение возможностей организаций по эффективному управлению своими документами, способствуя повышению эффективности оперативной деятельности и исполнению законодательно-нормативных требований.
Мой комментарий: Данный документ в значительно мере является этапным для технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами»:
- Впервые профильный подкомитет ИСО рискнул взяться за тему, связанную со сроками хранения и с проведением уничтожения документов, к тому же рассматривая её с точек зрения, отличающихся от традиционных подходов делопроизводства и архивного дела;
- Ещё более смелый шаг заключается в том, что также впервые в его истории подкомитет затронул тему, непосредственно связанную с архивным делом – это даёт надежду на то, что подходит к концу длившееся десятилетиями уклонение от рассмотрения «архивных» вопросов на том основании, что «Есть Международный совет архивов, пусть он ими и занимается»;
- В фокусе внимания участников проекта – и, соответственно, подготовленного ими документа – являются проблемы уничтожения / передачи электронных документов. В документе не рассматриваются специфические проблемы проведения физического уничтожения документов на традиционных носителях, зато сделана попытка учесть важнейшие особенности управления электронными документами в современных условиях. Затронуты некоторые аспекты, которые очень редко рассматриваются в профессиональной литературе – например, связанные с базами данных и с решениями на основе технологий блокчейна и распределенных реестров.
- Документ не является адаптацией какого-либо существующего национального или международного документа – он разрабатывался рабочей группой «с нуля», что достаточно необычно для технического подкомитета.
Документ, по которому длительное время шли – и продолжают идти - горячие внутренние дебаты, естественно, не мог получиться «идеальным», и во многих аспектах он представляет собой компромисс между различными точками зрения. Он, тем не менее, предлагает целый ряд новых для архивистов и специалистов по управлению документами идей и рекомендаций, которые помогут им справляться с управлением электронными документами в условиях стремительно меняющихся деловых процессов, законодательства, общественных ожиданий и технологий.
Содержание документа на данный момент следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Задачи и отдача от проведения уничтожения / передачи документов
5. Принципы
6. Требования к уничтожению / передаче документов
7. Оценка эффективности и совершенствование
Приложение A. Проблемы, встречающиеся при проведении уничтожения / передачи документов
• А.1. Общие положения
• A.2. Проблемы, связанные с многочисленными экземплярами и копиями
• A.3. Проблемы уничтожения / передачи в системах на основе технологий распределенных реестров
• A.4. Проблемы уничтожения / передачи в средах структурированных или взаимосвязанных данных
• A.5. Последствия рассмотрения уничтожения документов в применимом законодательстве как права либо как обязанности организации
Библиография
Источник: сайт ИСО
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/new-guidance-in-the-works-iso-cd.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий