Ответ на вопрос коллеги: Формирование дел уволенных сотрудников

Вопрос: При формировании личных дел уволенных работников, для дальнейшей передачи дел в архив, выяснилось, что во многих делах нет копий приказов о приёме и увольнении. Нужны ли в личном деле уволенного сотрудника копии приказов, должны ли они быть заверенные? Или наличие копии приказов необязательно, достаточно трудового договора?

Ответ: Трудовой Кодекс не требует от организаций обязательного ведения личных дел работников.

В обязательном порядке личные дела заводятся только на гражданских служащих, согласно положениям федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (часть 3 статьи 42). В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, её прохождением и увольнением с неё, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Как следствие, решение о ведении личных дел работников принимается коммерческой организацией самостоятельно. Требования к составу личных дел желательно зафиксировать в локальном нормативном акте, включая перечень документов, которые должны храниться в личном деле работника.

Отмечу, что ведение личных дел сотрудников даёт организации ряд преимуществ:

• Обеспечение сохранности документации по личному составу в структурированном виде позволяет, с одной стороны, обеспечить исполнение не только требований Трудового Кодекса, но и закона «О персональных данных», а с другой - вести централизованный своевременный учет всей документации о сотруднике, включая не только имеющие к нему отношение организационно-распорядительные документы, но и его заявления, характеристики на него, данные и документы о прохождении им обучения и повышения квалификации, его объяснительные записки по различным вопросам и т.д.;
  
  
• Комплектование документов о сотруднике в отдельное дело позволяет оперативно получить о сотруднике в случае необходимости максимально объективную и полную информацию;
  
  
• Такой подход позволяет, с моей точки зрения, более эффективно вести учёт данных о полагающихся сотруднику льготах, например, в связи с инвалидностью.

С моей точки зрения, «недокомплект» в личном деле приказов по сотруднику создает дополнительны неудобства при необходимости получить сведения о сотруднике, в которых могут быть заинтересованы все стороны взаимоотношений. Я бы все-таки настаивала на том, чтобы в личном деле эти копии присутствовали (если дело ведётся в электронной форме, то вместо копий могут использоваться ссылки). Этот вопрос желательно обсудить с кадровиками и юристами Вашей организации и договориться о том, что и кому нужно сделать, и как организовать оперативную работу, чтобы личные дела комплектовались максимально полно без избыточных трудозатрат.

Заверение размещаемых в личном деле копий документов имеет, с моей точки зрения, важный момент: на основании заверяющей надписи можно установить, кто и когда сделал эту копию, что может помочь в случае возникновения каких-либо споров или расхождения содержания подлинника и копии.

Я бы также рекомендовала проработать с юристами и кадровиками вопрос о том, как можно исправить ситуацию - в том числе возможность издания приказа о том, чтобы организовать изготовление и заверение необходимых копий приказов по запросу архива для доукомплектования личных дел.

Однако помните, что, в конечном итоге, личные дела ведутся в первую очередь в интересах деловой деятельности организации, и во вторую – для защиты интересов сотрудников, в том числе в долговременной перспективе. Сейчас мы движемся к тому, что большая часть кадровой информации будет оперативно передаваться в государственные реестры, и, соответственно, необходимость в сохранении ряда документов может снизиться или отпасть. И уж точно эти документы создаются не для того, чтобы сделать приятное архивистам – поэтому, хотя «хотелки» архивистов и можно принять во внимание, но в разумных пределах. Мне известны случаи, когда архивисты так доставали крупные коммерческие организации, что те выходили из числа источников комплектования.

Вопрос: В каком документе или методических рекомендациях можно посмотреть список документов, которые обязательно должны быть в личном деле уволенного сотрудника?

Ответ: Рекомендую посмотреть следующие документы:

• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
  
  
• «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (разработаны ВНИИДАД, 2018 г.)