США: Бюллетень Корпуса морской пехоты о переходе на электронный документооборот, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2024/10/1.html )

(c) Программа Capstone («Верхушка пирамиды»)

Мой комментарий: Метод «Верхушки пирамиды» предполагает, взамен проведения полистной экспертизы ценности электронной переписки, отбор на постоянное хранение всего содержимого почтовых ящиков немногочисленных ключевых руководителей и должностных лиц; при этом переписка прочих сотрудников может храниться в течение достаточно коротких сроков и по их истечении уничтожаться.  

Всякое должностное лицо Корпуса морской пехоты, чья электронная переписка подлежит сохранению в соответствии с политикой программы Capstone, несёт ответственность за то, чтобы электронные письма (передаваемые как с использованием незащищенного маршрутизатора интернет-протокола (NIPR), так и защищенного маршрутизатора интернет-протокола (SIPR)), имеющие отношения к деятельности, политикам и программам, к связанным с выполнением мисси Корпуса операциям и подлежащие постоянному хранению, - были выявлены, захвачены и переданы на архивное хранение в Национальные Архивы в соответствие с Типовым перечнем 6.1 (General Records Schedule (GRS) 6.1 – Это перечень «Электронная почта и другие электронные сообщения, управляемые по методу Capstone» (Email and Other Electronic Messages Managed Under a Capstone Approach) – Н.Х.).

Перечень всех должностных лиц, охваченных программой Capstone, фиксируется в форме NA-1005 «Проверка соблюдения перечня GRS 6.1» (Verification for Implementing GRS 6.1). Эта форма ведется службой управления документами штаб-квартиры Корпуса морской пехоты (HQMC ARDB Records) и согласовывается с Национальными Архивами. Агентства обязаны повторно подавать форму NA-1005 каждые четыре года в соответствии с установленными требованиями.

Служба управления документами ежеквартально, а также по мере необходимости проводит аудит указанных в форме NA-1005 сведений о должностных лицах, чтобы обеспечить их точность. Процедуры аудита включают обращение к командованиям, в которых служат охваченные программой Capstone должностные лица, и запрос информации об этих лицах.

Перечень по форме NA-1005 всех должностных лиц Корпуса морской пехоты, охваченных программой Capstone, был недавно обновлён и опубликован. Командования, в которых служат охваченные программой Capstone должностные лица, обязаны своевременно обновлять свои учетные записи на сайте CROSS, с тем, чтобы в них были отражены имена таких должностных лиц.

(d) Форма NAVMC 10030, «Соглашение о признании командиром своих обязанностей  по управлению документами» (Commander’s Record Management Acknowledgement Agreement).

Командиры должны подтвердить понимание своих обязанностей и ответственности в рамках Программы управления документами Корпуса морской пехоты и общекорпоративного перехода к управлению электронными документами. Все командиры рангов O-5 и выше должны заполнить и подписать форму NAVMC 10030 в течение 30 дней с момента вступления в командование. После заполнения формы командиры должны обеспечить надлежащее её хранение в электронном хранилище документов командования.  Копия формы должна быть загружена на страницу командования на сайте CROSS.

... (f) Мобильные устройства и документированные текстовые сообщения.

При выполнении государственных задач пользователи принадлежащих государству мобильных устройств обязаны использовать групповой чат в Microsoft Teams в качестве официального приложения для обмена мгновенными сообщениями, предназначенного для всего персонала Министерства обороны (DoD) ...

1. Решение Microsoft Teams доступно на настольных компьютерах, ноутбуках и правильно настроенных предоставляемых государством (Government Furnished Equipment, GFE) мобильных вычислительных устройствах с операционными системами Android и iOS.

2. Не разрешается использовать ни личные, ни GFE-приложения для обмена текстовыми сообщениями для хранения или передачи документов Корпуса морской пехоты.

3. Если решение Microsoft Teams недоступно для деловых коммуникаций, персоналу следует вести информационный обмен через официальные учетные записи электронной почты сотрудников правительства США.

4. Если документы были непреднамеренно созданы на личном мобильном устройстве, пользователи должны сделать снимки экрана их содержимого и как можно скорее переслать их в виде вложения на свою официальную учетную запись государственной электронной почты с темой: «Официальный документ текстовых сообщений» (Official Record of Text Messages). Это действие приведёт к созданию документа и его сохранению в учетной записи электронной почтовой системы.

Источник: сайт Корпуса морской пехоты США
https://www.marines.mil/News/Publications/MCPEL/Electronic-Library-Display/Article/3076195/