Цифровое цунами приближается, Национальные Архивы США в беде, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/1_0521933588.html )

Переход от аналоговых на цифровые форматы

Федеральные документы поступают в Национальные Архивы двумя потоками: из федеральных органов исполнительной власти и из Белого дома. Федеральные органы совместно с Национальными Архивами определяют, какие документы подлежат постоянному хранению; в итоге в Национальные Архивы попадает менее 5% всех документов. Что касается президентских документов, то Национальные Архивы «наследуют» их в тот момент, когда президент покидает свой пост. В конечном итоге они передаются в президентские библиотеки, действующие под надзором Национальных Архивов.

По данным Национальных Архивов, до 1993 года объём электронных фондов президентских документов составлял менее 40 гигабайт, включая 3 миллиона электронных писем (один гигабайт эквивалентен 65 тысяч страниц документов в формате Microsoft Word). К 2001 году объём этих фондов составил уже 4 терабайта электронных документов (1 терабайт = 1000 гигабайт), и они включали 23 миллиона электронных писем. Двадцать лет спустя объём данных фондов вырос до 643 миллионов электронных писем и 584 терабайт электронных документов. Этот всплеск предвещает приход в предстоящие годы новой огромной волны документов.

Но электронные документы и сами по себе представляют проблему: Национальные Архивы предупредили Конгресс США, что их собственная цифровая инфраструктура уже «работает на пределе своих возможностей». В отсутствие пространства хранения архивное ведомство «столкнется с трудностями при приёме, хранении и обработке электронных документов» и при обеспечении доступа к ним общественности.

В рабочем помещении Национальных Архивов в здании в Колледж-Парке, штат Мэриленд, 6 сентября 2024 года. Фото: Maansi Srivastava для Washington Post

Еще больше тревожит вопрос о том, как справиться с надвигающейся «ударной волной» поступающей на хранение информации. Национальным Архивам следует создать новую электронную систему управления документами — «систему систем» — которая будет способна принимать электронные документы, предоставлять рабочее онлайн-пространство, где они будут обрабатываться, и будет создавать приложения, позволяющие распространять документы среди общественности и органов правительства. Эти системы также должны быть способны справляться со сложной задачей хранения и обеспечения долговременной сохранности секретных документов и их рассекречиванием. Такая система может стоить намного больше 100 миллионов долларов (напомню, что система архивного хранения электронных документов в своё время обошлась Национальным Архивам США в 500 миллионов долларов, и в те годы доллар был куда «весомее» - Н.Х.).

Масштаб этой задачи устрашающий. Как объяснил мне один чиновник, такая система должна быть готова принимать все типы и форматы документов, которые создавались какими-либо федеральными органами исполнительной власти где-то за последние полвека - включая давно устаревшие дискеты. Первая копия документа считается неприкасаемым оригиналом. Ещё одна копия делается для анализа, редактирования и разметки. Затем документ нужно снова скопировать для целей публичного доступа, а секретные документы могут копироваться несколько раз (ясно, что автор статьи не вполне понял, что ему рассказали архивисты, и пересказал услышанное как смог :) – Н.Х.). По словам этого чиновника, «таким образом, нам изначально приходится иметь дело с огромными объемами, а затем их приходится удваивать, утраивать или учетверять».

Кроме того, несмотря на растущую рабочую нагрузку, штаты и бюджет архивного ведомства остаются на прежнем уровне. С поправкой на инфляцию ассигнования на оперативную деятельность Национальных Архивов в 2004 году составили 399 миллионов долларов. Теперь же, когда объём фондов увеличился почти вдвое, они составляют 427 миллионов долларов. По настоянию нынешнего Архивиста США (руководителя Национальных Архивов – Н.Х.) Колин Шоган (Colleen Shogan) президент Джо Байден запросил у Конгресса дополнительные 30 миллионов долларов на следующий год, но такая сумма вряд ли будет выделена.

Двадцать лет назад у Национальных Архивов был бюджет, эквивалентный зарплате 1463 сотрудников на полной ставке. Сегодня это эквивалент 1596 сотрудников. Как говорит один из ветеранов, «Людей слишком мало, а работы слишком много».

Бюджет Национальных Архивов (с поправкой на инфляцию) практически не растёт

Из 13 миллиардов страниц находящихся сегодня на хранении бумажных документов, Национальные Архивы оцифровала около 500 миллионов. Здесь архивы находятся на пороге перемен: в новом центре оцифровки в Колледж-Парке были установлены три высокоскоростных сканера ( https://youtu.be/Z1islLP8fHY ). Эти сканеры могут работать со скоростью 250 изображений в минуту, и ставится задача обрабатывать от 250 до 500 тысяч страниц в день. Однако предварительная подготовка документов к сканированию является трудоёмкий процессом; 80 человек были наняты только для того, чтобы подготовить страницы и удалить ржавые скобы и скрепки. На оцифровку всего аналогового фонда все равно уйдут годы.

Конечно, не все бумажные документы обязательно должны быть оцифрованы. Например, все пенсионные и служебные файлы времен Гражданской войны находятся в архивах - и некоторые из них никогда не открывались, и никто их не запрашивает. Национальные Архивы отдают приоритет делам, представляющим наибольший общественный интерес, таким как документы, касающиеся американских индейцев и коренных жителей Аляски.

В конечном итоге, - даже несмотря на то, что цифровая трансформация требует больше внимания и ресурсов, - архивы не могут игнорировать обширные аналоговые фонды, составляющие наследие и историю нации. Это не выбор между аналоговым и цифровым форматами; архивы должны работать и с теми, и с другими.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/3.html )

Дэвид Хоффман (David E. Hoffman)

Источник: сайт газеты «Вашингтон пост» (The Washington Post)
https://www.washingtonpost.com/opinions/2024/09/20/national-archives-troubles-digital/