Ответ на вопрос коллеги: Оформление акта уничтожения документов хранящихся в СЭД

Вопрос: Как оформляется акт уничтожения документов, хранящихся в СЭД?

Ответ: Порядок оформления акта о выделении документов, не подлежащих хранению, определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77

Однако сразу скажу, что, к сожалению, предложенный там алгоритм действий опирается на практику работы с бумажными документами и априори предполагает, что все электронные документы сформированы в электронные дела – что имеет место далеко не всегда.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

26. …  работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению …. Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов).

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

27. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела.

В правилах также приведен рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению:

Приложение № 3. Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (Рекомендуемый образец)

Фактически в информационной системе после проведения уничтожения желательно оставить метаданные, содержавшие следующую информацию об электронном документе:

• Дата уничтожения;
  
  
• Индекс документа по номенклатуре дел (если есть);
  
  
• Заголовок (название) документа;
  
  
• Данные о сотрудниках участвовавших в отборе документов на уничтожение и само физическое уничтожение электронных документов;
  
  
• Причина уничтожения (это может быть ссылка на срок хранения или введенное вручную обоснование).

Особенностью любой информационной системы является то, что фактически в ней регистрируются все документы, включая документы временного срока хранения, которые в нее попадают. Это позволяет вести поштучный учет даже документов временного срока хранения, и, соответственно, при проведении уничтожения эти учетные данные могут быть включены в акты.